Уважаемая Елена!
...сначала все работы загружаются на сайт проекта, участие платно это платно и участники Россия, СНГ. Уже оф-лайн происходит подведение итогов, здесь могут приехать сами участники
А для чего подводить итоги очно?
Вы зарабатываете (в данном случае) на платном размещении работ на своем сайте. (Он, надо полагать, хорошо раскручен в ЦА?) Разместившие на нем свои работы тоже не обижены: попали в приличный поток (на ярмарку работ), где их могут видеть потенциальные Заказчики и Работодатели. На хорошем потоке Вы можете не то, что Спонсоров привлекать, а настоящих Рекламодателей (хотя это, по сути, одно и то же :-). Которым почему-либо интересна интернет-аудитория дизайнеров, копирайтеров, маркетологов, рекламщиков и пр. фрилансеров. (Кстати, кому (каким видам бизнеса) она может быть интересна? - попробуйте составить список. Это и будут Ваши потенциальные Рекламодатели-Спонсоры.)
А проводя второй (очный) тур участия, создаете себе "узкое горло" для выборки. Приедет на порядок меньше, чем выложено работ на сайте. А если еще и на сайте их было меньше прогнозируемого, то... А ведь затраты на очное проведение - сколько бы людей ни приехало - будут такими же. Смысл встречаться?
...здесь могут приехать сами участники , так и желающие попасть на лекции специалистов рекламы и просто люди,которым это нравится.
Лекции и семинары в данном случае - не "якорное" мероприятие, а сопутствующее. Хотят поучаствовать в приличных семинарах, пусть обращаются напрямую.
Набор участников происходит следующим образом...
Информация идет благодаря рекламе на тематических площадках в интернете :баннеры, релизы + соц.сети. Также писем рассылок в ВУзы профильные. И это наверное все.
Это не набор, а самотёк :-) Желательны активные обзвоны, переговоры и "дожим" контактов. А не просто рассылки. Если рассылки, то по итогам переговоров. Либо звонки вслед за рассылкой (по базе контактов).
Взять, к примеру, те же профильные вузы. Обзвонить деканаты страны и переговорить с теми, кто отвечает за выпуски (и своего рода "трудоустройство" или "профориентацию" лучших) выпускников. Договориться о размещении информации на территории их вузов. В конкретных местах, которые Вы за них заранее продумаете и предложите им. (Сами они думать не будут.) Обговорить детали и, насколько возможно, "проадминистрировать" этот процесс в рамках ваших договоренностей. Сделать максимум для того, чтобы ваша информация попала в аудитории, на деканатные доски, в точки питания и пр., была объявлена на всевозможных сборах и собраниях выпускников, дипломников, "вечерников", аспирантов и кандидатов и т.д.
Вот, к примеру, неочевидные "студенческие" потоки. Попробуйте расширить/детализировать этот список.
И это только по вузам.
С Уважением,