По пунктам :)
1. Человек, приглашенный в президиум, обычно проходит мимо охраны к месту аккредитации, там организаторы его встречают, провожают в отдельное помещение, где можно раздеться, а затем в президиум.
2. Обычные зрители (а это как оплатившие свое участие без места в президиуме и гарантированного доклада, так и представители прессы) так же мимо охраны проходят сначала в общий гардероб, затем к столику аккредитации, затем в зал - занимают свободные места.
3. Наши конкуренты :) Они проделывают путь обычного зрителя, но в зале, ничтоже сумняшеся, направляются прямиком в президиум, здороваются-пожимают руки всем там сидящим, и садятся на любое свободное место. Наличие-отсутствие таблички, как я уже писала, их не смущает, а организаторы вынуждены приносить еще один стул, чтобы никто из действительно приглашенных не остался стоять.
Кроме всего выше сказанного следует учесть, что такие мероприятия собирают большое количество как заметных чиновников, так и ведущих участников рынка, потому вполне естественно, что до начала мероприятия все мигрируют, обсуждают какие-то вопросы, отвечают на вопросы журналистов и т.д.