Добрый день!
А. Про "о чем болит голова" - голова болит о том, чтобы ничего не забыть. На www.treko.ru есть среди бесплатных сервисов полный перечень того, о чем должны позаботиться и что доставить к месту проведения организаторы семинара/тренинга и о чем - собственно тренер. Скачайте эти перечни, проанализируйте и переформулируйте их. Мол, мы готовы обеспечить "стандартный пакет" - гардероб, зал, оборудование, воду на столы, посуду - и можем оказать дополнительные услуги за отдельную плату - кофе-брейк, обед, банкет, споем и спляшем, мастер-класс нашего шеф-повара покажем (утрирую, но в каждой шутке только доля шутки, и такое иногда может быть востребованно). Кроме того, полный перечень (с галочками напротив пунктов, которые обеспечиваете Вы) можно дарить как памятку в ходе предварительных переговоров - этим вы обеспечите себе имидж серьезно относящихся к проводимым мероприятиям и заинтересованных в том, чтобы все они проходили "без сучка и задоринки".
Б. Про "сессионного специалиста". Год назад, претендуя на то, чтобы заработать заказ на проведение пресс-конференции, я послала обучающей организации, привозившей "звезду", вот такой перечень задач, от успешного решения которых зависит успех пресс-конференции, с вопросом: посмотрите и решите, что из этого списка готовы на себя взять ваши сотрудники, а что готовы поручить мне:
1. Выбор помещения для проведения пресс-конференции и оформление договоренностей с владельцами помещения
2. Составление текста приглашения
3. Создание базы данных приглашаемых журналистов.
4. Рассылка приглашений (e-mail, факс)
5. Контроль поступления приглашений (телефонный)
6. Написание пресс-релиза и подготовка раздаточных материалов, выдаваемых журналистам на пресс-конференции
7. Тиражирование материалов п.6
8. Подготовка настольных именных табличек для участников пресс-конференции
9. Подготовка помещения для проведения пресс-конференции (проверка качества
освещения, при необходимости перестановка мебели для удобства работы
телеоператоров и фотокорреспондентов)
10. Встреча журналистов
11. Регистрация прибывших на пресс-конференцию журналистов
12. Собственно ведение пресс-конференции (представление участников, определение регламента, стимулирование вопросов, завершение пресс-конференции).
13. Рассылка итоговых пресс-релизов в те СМИ, которые были приглашены, но на
пресс-конференцию не прибыли
14. Написание отчета о пресс-конференции для Вашего сайта или сайтов Ваших
партнеров.
15. Иное???
Список не исчерпывающий (например, в нем отсутствует задача "забрендировать пространство" - сделать так, чтобы в кадр видеооператоров или фотографов неизменно попадал логотип или название фирмы-организатора пресс-конференции; кроме того, я готовила представителей фирмы, заранее отрабатывала с ними ответы на наиболее вероятные вопросы журналистов). Однако, я полагаю, в городе, в котором Вы работаете, вполне реально найти опытного журналиста или пиарщика-фрилансера, который при необходимости сможет выделить время на решение части из перечисленных задач. И тогда Вы сможете предлагать не просто "зал", а комплексную услугу по проведению брифингов и пресс-конференций.
В. Заключите договора с имеющимися в городе PR-агентствами: пусть они продают комплексную услугу, и проводят мероприятия в Вашем зале. А доходами потом поделитесь.
Г. Разместите информацию о своем зале в базах помещений для тренингов (например, на www.msk.treko.ru и на www.treko.ru) и в подобных белорусских базах.
Д. В список рассылки включите Торгово-промышленную палату, профессиональные ассоциации и спортивные федерации, а также MLM-компании. Им тоже бывают нужны залы для мероприятий.
С уважением,
Анна Каправчук.