Здравствуйте, Алевтина!
Вернувшись из командировки обнаружил Ваше послание.
Оказалось что с акцентировав внимание на одной стороне нашей работы я невольно ввел Вас в заблуждение.
Дело в том, что через агентов (скупщиков) приобретается только часть леса. Основной объем продукции поступает от постоянных партнеров по прямым договорам. При этом проверку леса в месте производства осуществляют наши приемщики.
В принципе, они могли бы принимать и у агентов, но те как правило работают на других ж/д станциях. Перемещать же приемщиков со станции на станцию технически сложно, а держать отдельных приемщиков на небольших объемах экономически нецелесообразно.
О КАЧЕСТВЕ
Приемщики принимают лес по трем параметрам: количеству, качеству и диаметрам, поэтому для них установлено 3 критерия результативности (объединять критерии 2 и 3 нежелательно, поскольку лес, например, может быть требуемого диаметра и 1 сорта и это одна цена. Может быть ниже диаметром и 1 сорта и это другая цена, может быть нормального диаметра и 2 сорта и это третья цена, может быть ниже диаметром и 3 сорта и это четвертая цена и т.д. все возможные варианты).
Кстати, типология брака по качеству есть, она определена соответствующим ГОСТом. Но сейчас мы по Вашему совету делаем перечень наиболее часто повторяющихся нарушений и будем вводить соответствующий журнал.
О ЗАРПЛАТЕ ПРИЕМЩИКОВ
Зарплата приемщиков «крутится» вокруг базовой ставки и может как резко возрастать (с учетом бонусов за высокую результативность), так и резко падать при плохой работе (от 40 до 600 долларов). Средняя результативность держится на уровне 98 %, а результативность ниже 70 % - ЧП. При этом нам пришлось усилить влияние результативности на зарплату, поскольку цена ошибки в нашем случае достаточно высока (до нескольких тысяч долларов). Для этого при расчете результативности по каждому параметру мы несколько отошли от предлагаемой Вами формулы Факт/Эталон х 100.
У нас это выглядит так: сначала мы определяем промежуточный результат названный нами коэффициент результативности (Кр) Кр = (Факт – Эталон) х 5, где 5 – произвольно взятое нами число, которое и усиливает полученный результат. Итоговая результативность определяется как сумма Эталона и Коэффициента результативности Р = Э + Кр, при этом понятно, что если фактический результат по какому-либо параметру будет ниже эталонного на 2 %, то результативность по этому параметру будет равна 90 %.
Если же подобная результативность будет по всем трем параметрам, то общая результативность будет уже близка к критической – 72,9 %. Поэтому приемщики работают «на совесть» :-). Правда в последнее время наметился перегиб – желая получить бонус приемщики перестраховываются и бракуют вполне нормальный лес.
О ПРОВЕРКЕ РАБОТЫ ПРИЕМЩИКОВ
Специальных проверок со стороны Компании не требуется, так как технология работы следующая: приемщики проверяют лес в месте производства и отправляют его на ж/д вагонах в порт отгрузки на экспорт. В порту имеется специальная «независимая» организация (Лесоперевалбаза), которая принимает лес и учитывает его по всем трем параметрам. По результатам этого учета и оформляется инвойс (счет), который предъявляется в дальнейшем иностранному покупателю.
Следует сказать, что данная организация принимает и учитывает лес у ВСЕХ поставщиков и экспортеров, и естественно, «на потоке» ворует.
Правда нам за последнее время удалось свести это воровство к нулю (спасибо РИ и лично С.В. Сычеву).
Ниже привожу внутреннюю инструкцию, которой мы руководствуемся при работе с Лесоперевалбазой:
1. Присутствие представителя Компании при приемке леса в порту отгрузки обязательно.
2. Лес необходимо складировать в отдельный штабель.
3. Приемка леса по количеству осуществляется согласно «правил приемки» по ГОСТу 2292-74.4.
В случае, если при приемке леса обнаружен явный брак, который не вызывает сомнений (согласно ГОСТу 22298-76), то не надо переубеждать приемщицу. Следует спокойно согласиться и пропустить лес (значит ошибка была совершена приемщиком леса в месте отгрузки). Ибо, в противном случае можно получить претензию от японского покупателя и потерпеть убыток.
5. В случае, если представитель Компании не согласен с решением приемщицы о снижении сортности пиловочника, то нужно сначала попытаться ее убедить, а если это сделать не удалось нужно отложить спорный пиловочник в сторону, рядом с основным штабелем.
6. При этом для обоснования своей позиции приемщица должна заполнить «Предварительный акт описания пороков спорного пиловочника» согласно ГОСТу 22298-76. Форма акта прилагается.
7. Для окончательного решения спорного вопроса, на средства и по заявке Компании, должен быть приглашен сторонний эксперт – специалист в области стандартов экспортного пиловочника хвойных пород (представитель «АсСахЛес», представитель управления лесами Сахалинской области и т.д.). Окончательное решение принимается в присутствии представителя Лесоперевалбазы, представителя Компании и эксперта.
8. Решение оформляется в виде акта подписанного всеми тремя представителями. Форма акта прилагается.
9. В случае, если по результатам экспертизы оказалось, что сортность пиловочника действительно не соответствует требуемой, то следует направить письменную благодарность директору Лесоперевалбазы. Копию письма направить в вышестоящую организацию (Стивидорная компания). По итогам месяца приемщицу премировать из средств Компании.
10. В случае, если по результатам экспертизы пиловочник, первоначально оцененный приемщицей как некачественный оказался все-таки 1 сорта, то следует направить письмо директору Лесоперевалбазы с запросом о том, какие меры будут приняты по отношению к приемщице, которая своими некомпетентными действиями могла нанести ущерб Компании. Копию письма направить в вышестоящую организацию (Стивидорная компания).
11. В случае, если подобная ситуация с одной и той же приемщицей повторяется неоднократно, то следует направить письмо директору Лесоперевалбазы с запросом о том, как будет наказан нерадивый работник, который не только приносит ущерб клиентам, но и бросает тень на репутацию самой Лесоперевалбазы и ее вышестоящей организации. Копию письма направить в вышестоящую организацию (Стивидорная компания).
12. Данная инструкция обязательна для соблюдения всеми работниками Компании.Сейчас работники Лесоперевалбазы знают НАШУ инструкцию почти наизусть, а некоторые экспортеры перенимают наш опыт и вводят свои инструкции.
О СКУПЩИКАХ
Перечень наиболее часто повторяющихся нарушений и журнал проверки качества нужны в первую очередь скупщикам - приемщики в этом отношении более квалифицированны. Над зарплатой скупщиков будем думать дальше, при этом попробуем использовать Ваш совет о фьючерсах. Может быть не в таком «чистом» виде, но варианты здесь есть.
С Уважением,