Уважаемые Коллеги!

• ЧТО именно должно содержаться в подобном формуляре (т.е. какова структура документа)?
• Какое нормативное время отводится на данную операцию?
• Как следует обрабатывать этот документ в случае, если функции сотрудника не понятны проверяющему (например, в должности "Системный администратор"), не ясно какое время должно быть затрачено на ту или иную функцию, а значит не понятна и общая загрузка сотрудника (т.е. нормативов еще нет)?

Спасибо,

1. Зайдите в Приложение к любой должностной инструкции пакета ANY-TRADE.
2. Вверху страницы увидите XLS-файл, который называется "Полная версия" = это и есть искомый документ.

Какое нормативное время отводится на данную операцию?

Не более 8-ми нормо-часов в месяц. (В реальности, даже этого времени часто не требуется).

Как следует обрабатывать этот документ в случае, если функции сотрудника не понятны проверяющему (например, в должности "Системный администратор"), не ясно какое время должно быть затрачено на ту или иную функцию, а значит не понятна и общая загрузка сотрудника (т.е. нормативов еще нет)?

Поглядите данные обсуждения - аналоги про программистов и бухгалтеров:

• Тема 1
• Тема 2
• Тема 3
• Тема 4

Спасибо,

Уважаемая Редакция!

Благодарю Вас за уведомление о полученном ответе на мой вопрос. Однако хотелось бы отметить, что вопрос был поставлен несколько иначе - для этого приведу текст всего моего письма в службу тех.поддержки:

Уверена что внедрение пакета в компаниях занимающихся продажей разных продуктов и проходит по-разному: у компаний оказывающих услуги или продающих интеллектуальные продукты фактически может отсутствовать необходимость в одних разделах ("Поставка", "Склад", "Расчет мультисекций", "Техника работы в торговом зале" и т.д.) и потребность в несколько ином изложении других. Соответственно мне был бы интересен обмен опытом с компаниями схожей с нашей спецификой, если таковые есть, или с теми, кто разрабатывал и внедрял у себя соответствующие разделы.

Что касается обсуждения конкретного вопроса, то на данный момент меня интересует следующее: практически во всех должностях присутствует функция "Текущее планирование деятельности. Заполнение отчетов-формуляров по заработной плате". Мне не понятно:

• 1. ЧТО именно должно содержаться в подобном формуляре (т.е. какова структура документа)?
• 2. Какое нормативное время отводится на данную операцию?
• 3. Как следует обрабатывать этот документ в случае, если функции сотрудника не понятны проверяющему (например, в должности "Системный администратор"), не ясно какое время должно быть затрачено на ту или иную функцию, а значит не понятна и общая загрузка сотрудника (т.е. нормативов еще нет).

Сейчас я ставлю работу именно в таком отделе компании, и здесь очень неожиданно оказался полезен кейс "Выведение шаманства из бухгалтерии", хотя признаться, раздел "Бухгалтерия" покупался в качестве довеска также как "Поставка" и "Склад". Однако, похоже, что принципы упорядочивания отдела, работа сотрудников которого непрозрачна, применимы вообще, а не только в рамках бухгалтерских работ.


XLS-файл который называется "Полная версия" содержит 4 листа:

1. Приложение 1. Функции, Должностные Обязанности администратора компьютерной сети
2. Приложение 2. Расчет баллов за нарушение качества
3. Приложение 3. График выполнения работ. Расчет результативности по срокам
4. Калькулятор заработной платы администратора компьютерной сети

Если именно он является отчетом-формуляром по заработной плате, то Лист 3 (рез-ть по срокам) может заполняться еженедельно т.к. есть еженедельные отчеты, а Лист 2 (рез-ть по качеству) следует заполнять 1 раз в месяц, т.к. он содержит суммарное число баллов за месяц - я правильно понимаю?

Где в этом случае хранится информация о нарушениях (ведь не может же сотрудник держать ее в памяти)? И если сроки выполнения работ сотрудник может проставлять самостоятельно, то неясно каким образом он проставляет кол-во нарушений? Ведь для того, чтобы это нарушение выявить, выполненную работу нужно проконтролировать.

С уважением,
Катерина

Уважаемая Редакция!

За то время, пока я писала сообщение, Вы успели несколько дополнить свой ответ :)
Спасибо за ссылки, я обязательно ознакомлюсь с ними.

С уважением,
Катерина

Уважаемая Катерина!

Если именно он является отчетом-формуляром по заработной плате, то Лист 3 (рез-ть по срокам) может заполняться еженедельно т.к. есть еженедельные отчеты,

Не совсем так. Сами строки по циклическим заданиям заполняются 1 раз и надолго (дополняются, конечно, при необходимости). А еженедельно надо заполнять только ячейки, которые имеют ярко желтый цвет.

30.01.2008

Все ячейки вот такого светло-желтого цвета:

400

заполняются 1 раз и надолго.

а Лист 2 (рез-ть по качеству) следует заполнять 1 раз в месяц, т.к. он содержит суммарное число баллов за месяц - я правильно понимаю?

2

Уважаемая Редакция!

Не совсем так. Сами строки по циклическим заданиям заполняются 1 раз и надолго (дополняются, конечно, при необходимости). А еженедельно надо заполнять только ячейки, которые имеют ярко желтый цвет.
…
Там информация и будет храниться. На листе "Калькулятор зарплаты" эта позиция "монетизируется" автоматически.

Благодарю за столь детальное разъяснение, однако при написании "заполняются еженедельно" я и подразумевала заполнение ячеек ярко желтого цвета. Структура это файла мне ясна полностью – в нем простые формулы и достаточно подробные комментарии. Вопросы мои касаются процедуры работы сотрудников с этим формуляром.

Разумеется, сотрудник не сам себе выставляет нарушение. Это делает его руководитель.

Значит Лист 3 (Рез-ть по срокам) заполняет сам сотрудник, а Лист 2 (Рез-ть по качеству) заполняет все-таки руководитель сотрудника при выявлении нарушений?
Не возникает ли в этом случае у сотрудника соблазна несколько скорректировать данные на листе? Ведь руководитель не может держать в памяти число всех нарушений по всем подчиненным.
Пожалуйста, не усматривайте в моих вопросах "охоту на ведьм" но практика показывает, что при работе разных сотрудников с одним и тем же документом нередко возникает ситуация: "данные изменились, но я понятия не имею, как это произошло" – причем совсем не обязательно присутствует умышленное вредительство. Ситуация упрощается, если по документу есть лог-файл изменений (например, как в 1С или Wiki), но в Excel такого нет.

Ведь для того, чтобы это нарушение выявить, выполненную работу нужно проконтролировать.
Разумеется.

Вот в этом месте у меня и возникают основные вопросы. Для примера возьмем должность "Администратор компьютерной сети", руководителем которого является "Администратор-распорядитель" – должность не предполагающая знаний и навыков в области компьютерной техники. Каким образом Администратор-распорядитель будет контролировать выполнение таких, например, работ как монтаж/инсталляция оборудования на предмет выявления нарушений "нарушение инструкции", "халатности", "отсутствия/некачественного проведения предварительного тестирования"? Или как, например, отслеживается нарушение порядка фиксации в журнале результатов поэтапного тестирования в случае наличия записи, но при отсутствии реального тестирования?

Далее, если Администратор компьютерной сети, выполняя функцию "Текущее планирование деятельности. Заполнение формуляров по зарплате" заполняет этот XLS-файл а именно Лист 3, где проставляет исключительно фактические сроки сдачи плановых отчетов и работ, что считается нарушением "небрежность" а что "намеренное искажение информации"? Ведь единственная ошибка, которую он может допустить – проставить не правильную дату.
Судя по тому, что у Администратора сети есть функция "Текущее планирование деятельности" и установлены сроки на "Сдачу текущего плана работы" я предполагаю, что он самостоятельно группирует свои функции из списка, формирует некий план на неделю и утверждает его с руководителем. При чем работы, судя по всему, можно разделить на такие группы:

• плановые и привязанные ко времени выполнения;
• плановые и НЕпривязанные ко времени выполнения;
• НЕплановые но срочные (требующие оперативного реагирования);
• НЕплановые и не срочные.

Какова должна быть структура текущего плана работы с учетом того, что норм на виды работ нет (или они могут быть проставлены весьма приблизительно Администратором сети)? Как поступать руководителю, если отчет о фактически выполненных работах сильно отличается от плана в силу неплановых работ?

В общем, вопросов пока намного больше, чем ответов, а ставить работу отдела нужно в ограниченные сроки и, к сожалению, в условиях неопределенности.

С уважением,
Катерина

Уважаемая Катерина!

Спасибо за вопросы.
Уточните и мы ответим по каждой позиции.

Спасибо,

Добрый день!

Кстати сказать, (разные IT-шники могут счесть это за ересь), но Excel удобна даже и для начисления з.п.

Вот, что я имею в виду. В фирме много сотрудников и все пользуются офисными программами. Так, как сделано в "ANY-TRADE" = удобно еще и тем, что все сразу все понимают. Действительно все прозрачно и незачем большинству сотрудников лезть в 1С-ку и осваивать ее, и т.д., и т.п. Незачем и мне покупать лишние лицензии на 1С.

У меня сотрудники заполняют именно xls-файлы из "ANY-TRADE" (конечно, своей специфики я добавил). Руководители подразделений проверяют. Файли потом кладутся в спец.папку на файл сервере. Мы дописали функцию вычитки данных из этих файлов, данные потом попадают автоматически в 1С. Бухгалтерия потом просто там начисляет.

Т.е., я хочу сказать: "Правильно, что сделали именно в таком виде".

С Уважением,

Уважаемая Редакция!

Благодарю за ответы.

1. Ставьте пароли на ячейки, если хотите использовать буквально Excel. См. также п.2.

"Семен-Семеныч!" :)

Действительно, ведь можно ограничить доступ на редактирование части документа и настроить права на его использование. Спасибо!

Уважаемаемая Катерина, мы беспокоимся, что Ваш вопрос носит риторический характер. Т.е., что на самом деле, Вы не спрашиваете, а утверждаете:  "невозможно (руководителю) контролировать выполнение определенных видов работ (например, специализированных), если сам руководитель не обладает знаниями в данной предметной области".
Вы приводите примеры: монтаж/инсталляция оборудования на предмет "нарушение инструкции", "халатности", "отсутствия/некачественного проведения предварительного тестирования", ...., нарушение порядка фиксации в журнале результатов поэтапного тестирования в случае наличия записи, но при отсутствии реального тестирования?"
Если это так (то есть, Вы это утверждаете), то мы с этим не согласны.

Нет, я такого не утверждаю. В действительности сейчас передо мной стоит задача разработки параметров контроля работ сотрудников при недостаточном понимании специфики их работы, и я пытаюсь понять "Каким образом?". После ознакомления с алгоритмом "Выведение шаманства из бухгалтерии" для меня много прояснилось, однако целостной картинки все еще нет.

Если это не так и Вы именно спрашиваете: "Каким образом?", мы готовы ответить детально. Дайте знать.

Я была бы очень признательна за детальный ответ. В моем случае у сотрудников предполагается ряд работ, качество выполнения которых я затрудняюсь проконтролировать в силу отсутствия знаний, а время выполнения еще и в силу посторонних факторов.

Переформулируем: "Если человек на Листе "График выполнения работ" поставил неверную дату, как это трактовать: как "небрежность" или  как "намеренное искажение"?
Ответ: Решите сами. Это вопрос Вашего внутреннего стандарта. Например, у себя в компании мы такую ошибку считаем небрежностью, если она допущена впервые.

Спасибо, вопрос с "небрежностью-намеренностью" для меня ясен.

Если норм у Вас нет (заметьте, мы в этом не виновны), поступайте следующим образом: поручите администратору сети составить план работ с заданным шагом, например, в 30 минут. Крайне редко (даже на действительно сложных проектах) бывает так, что каждый из таких шагов трудно выделить. Это первый шаг к нормированию. Мы готовы здесь разобрать живой пример.

Уточните, пожалуйста, "внеплановые работы" - это работы, которые
• добавил сам руководитель после утверждения плана?
• возникли по причине какого-либо форс-мажора?
• ... иное? что?

Внеплановые работы могут быть добавлены как после утверждения плана, так и по причине форс-мажора. Статистики по их количеству (т.е. как часто возникают и сколько времени в среднем занимают в неделю) у меня на данный момент нет. Примеры таких работ в нашей компании:

• Поступление заявки на редактирование аудиороликов от менеджеров текущего обслуживания – у нас есть Продакшн, который обрабатывает потоки заявок на создание аудиороликов в удаленном режиме, но часто бывают ситуации, когда нужно отредактировать аудиоролики на примитивном уровне и здесь не требуется квалификация звукорежиссера: достаточно простых навыков работы с ПО. Раньше мы ролики отправляли на доработку в Продакшн, но в ситуации, когда у нас там сейчас пишутся десятки роликов, и мы срочно ждем их в расстановку, раздергивать Продакшн доработками уровня "вырезать/заменить фразу" или "сделать тише хвост ролика" нецелесообразно. Поэтому технический специалист выполняет эти работы по заявке менеджера текущего обслуживания. Приоритет у подобной операции высокий. Иногда заявку можно выполнить в режиме "на завтра", иногда она нужна "сейчас и быстро" (это уже форс-мажор). Нормы на этот вид работ уже практически есть, т.е. можно определить заранее сколько займет у сотрудника редактирование по типу X пачки роликов Y, но запланировать и поставить этот вид работы в план невозможно т.к. возникновение подобных заявок не прогнозируемо.

• Поступление заявки пользователя о каких-либо проблемах с техникой/софтом в офисе ("принтер зажевал бумагу", "не могу зайти на ФТП", "пропал интернет" и т.д.). Приоритет у подобной операции высокий. Запланировать ее возникновение и поставить ее в план не вижу возможности. Норм на данный вид работ нет, и если честно пока слабо представляю себе как их вводить – ведь время обработки подобных заявок может быть очень плавающим. Форс-мажор ли это? Понятия не имею.

• Поступление заявки о проблемах на объекте (мы озвучиваем крупные магазины и размещаем в трансляцию рекламные аудиоролики). От "офисного" тех.сотрудника требуется уточнение заявки, ее обработка и выдача задания по ее устранению тех.сотруднику "на выезде", контроль за исполнением. Приоритет у подобной операции высокий. Запланировать операцию возможности нет. Причем как для "офисного" сотрудника, так и для сотрудника "на выезде". Что касается последнего, так там помимо планирования возникает еще и проблема контроля качества выполнения удаленной работы (нередко бывает так, что заявки с одного и того же объекта поступают неоднократно в течение нескольких дней – на мой взгляд, это признак того, что проблема не была решена сразу в полном объеме). Так же возникает проблема установки норм т.к. выполнение одной и той же операции может занимать ощутимо разное время, и причины при этом могут озвучиваться самые разные вплоть до "очень долго ждал сотрудника магазина с ключами от серверной комнаты". Форс-мажор ли это? Скорее нет, чем да, т.к. с ростом числа объектов число подобных заявок неизменно растет. Но вот запланировать когда и сколько их будет – не вижу возможности.

Думаю, что пока достаточно. Тем более что мне сейчас важно понять общий принцип и наметить для себя план работ по постановке отдела. Со своей стороны обещаю неленивый подход и обязательно поделюсь результатами.

С уважением,
Катерина

Уважаемая Катерина!

Большое Спасибо за развернутое пояснение. Теперь задачи, о которых вы пишете, прояснились.

Мы готовим ответ. Нам потребуется некоторое время. Но мы не "затянем".

Спасибо,

Уважаемая Катерина!

• Ответы по внеплановым работам готовы.
• Ответ по администрированию специализированных функций готов.

Спасибо,