Должностная инструкция директора. Пример

Ниже приведен пример должностной инструкции исполнительного директора. В ней содержится перечень предельно конкретных (а потому легко проверяемых) работ с изначально грамотным разделением функций между ними. И перечень технологий и документов, которыми руководствуется директор.

Общее администрирование/управление

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Постановка заданий
Порядок выдачи заданий и утверждения планов.	Выдача	заданий		напрямую подчиненным сотрудникам
Регламент (стандарт на периодичность и тематику) планерок.	Проведение	планерок	по срокам и качеству выполнения работ	с напрямую подчиненными специалистами и руководителями отделов
Стандарт на "обратную" связь с подчиненными сотрудниками.	Консультирование [ответы на вопросы]	по выполнению	работ	напрямую подчиненных сотрудников
Стандарт на "обратную" связь с подчиненными сотрудниками.	Утверждение	детальных планов		напрямую подчиненных сотрудников
Листы отчета по зарплате "Функции", "График выполнения работ". Порядок нормирования работ.	Определение / постановка	заданий, норм времени и сроков исполнения		напрямую подчиненным специалистам и руководителям отделов
Контроль результатов
Лист отчета по зарплате "График выполнения работ".	Фиксирование / контроль фиксирования	фактических сроков выполнения работ	напрямую подчиненным(и) специалистам(и) и руководителям(и) отделов	в листах формуляров по зарплате "График выполнения работ"
Лист отчета по зарплате "Качество".	Фиксирование / контроль фиксирования	числа типовых ошибок / нарушений		в листах формуляров по зарплате "Качество"
Стандарт на срок пополнение / обновление листов в отчетах по зарплате "Функции", "График выполнения работ", "Качество".	Пополнение / обновление	листов в отчетах по зарплате	Функции	напрямую подчиненным(и) специалистам(и) и руководителям(и) отделов
			График выполнения работ
			Типовые ошибки / нарушения
Системы зарплат для сотрудников отдела.	Проверка	начисленных заработных плат по напрямую подчиненным специалистам и руководителям отделов	(промежуточных) итогов работы в разрезе критериев результативности	с экономистом по труду и ЗП
Отслеживание и решение нестандартных ситуаций
Порядок принятия решений по нестандартным (в т.ч. сложным / конфликтным) ситуациям. Стандарт на сообщение Руководителю о нестандартных ситуациях.	Принятие решений	по нестандартным (в т.ч. конфликтным) ситуациям	возникающих "на стыке" между сотрудниками / отделами / с Клиентами / Поставщиками / иным и подрядчиками / Конкурентами / контролирующими и другими гос. органами
	Разработка	мер по предупреждению аналогичных ситуаций в дальнейшем

Разработка технологий Компании

Организация и участие в разработке, актуализации внутренних документов / полезных технологий Компании
для (корректного) исполнения бизнес-процессов регламентов, инструкций, стандартов, методик и т.д.

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Планирование работы
Форма списка документов / технологий, требующих разработки (или структура внутреннего сайта документов / технологий).	Получение	(инициативных) предложений по разработке	регламентов, инструкций, стандартов, методик и т.д.	от руководителей и сотрудников отделов
	Инициирование (самостоятельное)	разработки для исполнения бизнес-процессов
	Составление, утверждение	списка документов, которые требуют разработки
Процедура получения задания на разработку документа / технологии.	Выдача [устно/письменно]	заданий	на разработку документов / технологий (методик, инструкций, положений, стандартов, регламентов и т.д.)	руководителям и сотрудникам отделов
Процедура согласования приоритетов по разработке документов / технологий. Процедура выдачи задания. График планерок.	Согласование	приоритетов	разработки документов / технологий	с руководителями и сотрудниками отделов
Форма списка задач. Техническое задание на разработку документов / технологий. График сбора информации / встреч со специалистами. Форма списка источников информации.	Утверждение/ помощь в составлении	списка задач / "узких" / проблемных мест	по теме разработки документа	разработанных руководителями и сотрудниками отделов
		формы, содержания	документа / технологии
		"технического задания"	к документу / технологии
		графика сбора информации	по документу / технологии
		списка источников информации	по документу / технологии
Форма плана работы.	Утверждение	плана работы	над документом / технологией
Методика расчета загрузки. Листы формуляра по зарплате "Функции", "График выполнения работ". Порядок нормирования работ.	Расчет/ утверждение	требуемого времени (плановой загрузки)	по этапам разработки документа / технологии
Порядок нормирования работ. Форма плана-графика работ (разработок).	Утверждение	требуемого времени	по этапам разработки документа / технологии
	Утверждение	сроков сдачи	документа / технологии
Создание документа
Стандарты на внешний вид, оформление (типовые разделы) и качество разработки документов / технологий работы. План-график работ (разработок).	Консультирование	по сложным вопросам	разработки документа / технологии	руководителям и сотрудникам отделов
	Получение, вычитка	внутрифирменного документа / технологии	в т.ч. по разделам	от руководителей и сотрудников отделов
	Согласование	замечаний	к документу / технологии	с руководителями и сотрудниками отделов
	Утверждение	окончательных версий	к разработанному документу / технологии	руководителям и сотрудникам отделов

Внедрение внутренних документов / технологий / проектов (в т.ч. функций)

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Планирование работы
Процедура выдачи задания на внедрение технологий / проектов / документов. График планерок.	Создание	рабочей группы	на внедрение функций, технологий / проектов / документов (методик, инструкций, положений, стандартов, регламентов и т.д.)
Назначение	руководителя рабочей группы
Выдача [устно / письменно]	задания
Форма списка задач. План-график внедрения технологий/проектов/ документов. График встреч со специалистами.	Согласование	списка задач	по внедрению	с руководителем рабочей группы
списка рабочей группы
план-графика внедрения	в т.ч. рабочих встреч
графика встреч со специалистами	для контроля этапов внедрения
Процедура утверждения документа / технологии/ проекта.	Утверждение	плана работ	по внедрению	участникам рабочей группы
требуемого времени	по этапам внедрения документа / технологии / проекта
сроков внедрения	документа / технологии / проекта
Выдача заданий и обучение
Программа обучения по этапам внедрения документа / технологии / проекта.	Обучение/ поручение обучения	использованию	документов / технологий /проекта	участников рабочей группы
Ответы на вопросы	по разделам
и т.д.

Стратегическое развитие

Разработка / описание новых бизнес-идей / проектов

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Определение направлений работы и ассортимента
Порядок получения заданий. Регламент планерок / общих собраний.	Получение	вводной информации для формулирования целей / постановки задач по	открытию новых торговых точек в рамках существующих / новых форматов	от учредителей Компании
	Получение		созданию / внедрению новых идей / проектов (форм / способов торговли; дополнительных услуг; товарных направлений и т.д.)	от учредителей Компании
Методика анализа и прогнозирования развития рынка Компании. Методика создания идей для новых направлений бизнеса (ТРИЗ, Алгоритм "Рекламное Измерение"). Стратегические и тактические планы развития Компании.	Создание (генерация)	бизнес-идей / проектов	в т.ч. для новых направлений бизнеса
	Определение, выбор	бизнес-идей / проектов	(которые имеют наиболее высокий потенциал) для продолжения / расширения деятельности Компании и повышения ее доходности	с финансовым специалистом, руководителем отдела продаж
		наиболее перспективных регионов
		нового направления работы / развития
		новых / существующих форматов	для новых торговых точек
	Описание, согласование	бизнес-идей / проектов	(которые имеют наиболее высокий потенциал) для продолжения / расширения деятельности Компании и повышения ее доходности
	Описание, согласование	нового направления работы / развития
Порядок (в т.ч. стандарт на срок / периодичность) подготовки рекомендаций / предложений по изменению товарного ассортимента.	Согласование	изменения товарного ассортимента	расширению, замещению новинками и, наоборот, выводу неэффективных товарных направлений / групп / брендов	с руководителями отделов продаж, закупки, финансовым
Выбор сегментов Клиентов
Порядок сегментирования рынка, Клиентов - см. статью "Покажите мне целевую группу, и я переверну рынок". Порядок анализа изменений (количественных / качественных) сегментов рынка.	Определение / выбор	наиболее перспективных целевых сегментов Клиентов, на которые "нападаем", с учетом	размера (емкости) каждого сегмента	с руководителем отдела продаж, маркетологом (технологом по предложениям)
			возможности освоения сегмента
			совместимости сегмента с рынком конкурентов
			прибыльности / рентабельности работы Компании на выбранном сегменте
			перспективы работы на выбранном сегменте, возможности его дальнейшего расширения
Позиционирование Компании на рынке
Список Конкурентов (с ценами в разрезе товарных групп). Библиотека удачных и неудачных рекламных / сбытовых акций Конкурентов.	Ознакомление	с отчетом	по результатам анализа Конкурентов (в т.ч. их позиционирования, цен)	подготовленным маркетологом (технологом по предложениям)
Перечень конкурентных преимуществ Компании (местоположение, ассортимент предоставляемых товаров / услуг, торговая марка и т.д.). Перечень Конкурентов, обладающих аналогичными преимуществами. Порядок проведения и аналитическая записка по результатам маркетинговых исследований.	Выбор и согласование	оптимального набора конкурентных преимуществ	для позиционирования Компании на выбранном сегменте рынка	с руководителем отдела продаж и маркетологом (технологом по предложениям)
	Выбор и согласование	стратегии маркетинга	где, каким сегментам и как продавать товары Компании
Таблица с описанием "портретов" Клиентов. Алгоритм подбора ассортимента под "портреты" Клиентов.	Контроль своевременности, полноты и корректности	составление ассортимента (списка товарных групп)	под каждый "портрет" Клиентов	руководителем отдела продаж и маркетологом (технологом по предложениям)

Анализ целесообразности открытия новых торговых точек / внедрения новых проектов

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Планирование (объема) открытия новых торговых точек
Стратегические / тактические планы развития Компании. Концепция и алгоритм открытия новых торговых точек. Портреты интересных городов для открытия. Порядок (в т.ч. стандарты на сроки / периодичность) подготовки предложений при разработке стратегии развития Компании.	Планирование	количества единиц / общей площади	открываемых торговых точек (в разрезе новых и существующих форматов)
существующих, которые необходимо сократить / увеличить / перенести
Определение	приоритетных городов (в рамках каждого перспективного региона)	для открытия новых торговых точек
Утверждение	списка приоритетности городов (в рамках каждого перспективного региона)	у учредителей
Стратегические / тактические планы развития Компании. Форма бюджета открытия новых торговых точек.	Разработка	стратегии и бюджета	открытия новых торговых точек	с финансовым специалистом, руководителем отдела продаж
Стандарт на периодичность проведения общих собраний. Регламент планерок / общих собраний.	Участие	в обсуждениях / планерках	по разработке стратегии открытия новых торговых точек на текущий год / квартал
Выявление привлекательных мест для открытия торговых точек
Концепция и алгоритм открытия новых торговых точек. Портреты интересных городов для открытия. Список приоритетных городов (в рамках каждого перспективного региона).	Выбор / принятие решений по	списку городов	для выезда на обследование / оценку / осмотр мест / помещений для открытия торговых точек
Перечень критериев, предъявляемых к месту размещения новой торговой точки Компании. Список идеальных мест для открытия т.т.	потенциально-интересным вариантам мест / площадей
и т.д.

Управление отделом контроля бизнес-процессов

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Планирование работ
Процедура получения заданий (в т.ч. стандарт на срок включения новых заданий в план-график работ). Источники информации для (начала) проверок/ расследований. Список внутренних документов / технологий Компании для исполнения и отслеживания бизнес-процессов (регламенты, инструкции, стандарты, методики проверки, чек-листы для фиксирования ошибок и нарушений и т.д.). Стандарты на периодичность типовых проверок. Стандарты на периодичность проверок новых точек (подразделений). Формы планов-графиков взаимодействий отделов; плана-графика проведения проверок (выездных и офисных); списка (и порядок подбора) временной ревизионной группы.	Постановка	заданий	на проведение ревизий	от директоров
	Планирование (определение, выбор, согласование)	способов проведения проверок	выездные - на точках (в подразделениях):	совместно с руководителем отдела контроля бизнес-процессов и контролёрами-ревизорами
			наблюдение очное (буквально, визуальный осмотр)
			инвентаризации
			опросы Клиентов
			опросы отделов "смежных" и контролирующих (бухгалтерия, фин-эк. отдел, юрист, отдел охраны и IT-отдел - по безопасности), вышестоящих руководителей
			офисные:
			проверка Баз Данных, документов, отчётов
			наблюдение через видеосвязь / просмотр видеозаписей
			просмотр фотографий
			прослушивание аудиозаписей
			анализ результатов внешних проверок, к примеру, акций "Тайный Покупатель", аудиторских проверок и т.д.
		объектов проверок	наличие и соответствие групп товаров - особенно пользующиеся спросом; наиболее дорогостоящие; наиболее часто портящиеся
			выкладка товаров
			работа с Клиентами
			чистота и порядок на территории
			дисциплина и внешний вид сотрудников
			взаимодействия (выполнение обязательств) - с внешними Контрагентами
			взаимодействия (выполнение обязательств) - между "смежными" отделами Компании
			основные характеристики товаров
			закупочные цены поставщиков товаров, подрядчиков, партнеров и т.п.
			и т.д.
		периодичности / частоты проверок	ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д.
		способов организации проверок	сплошная, выборочная, целевая, экспертная - по тем или иным объектам проверок
		объёмов выборок для проверок	число отбираемых в выборки элементов, к примеру, число проверяемых товарных групп, сотрудников, часов аудио- видеозаписей и т.д.
		способов отбора / построения выборок для проверок	вероятностный (случайный числовой отбор, систематический случайный отбор) и невероятностный (блочный отбор, беспорядочный, оценочный)
Организация внешних проверок
Процедура организации внешних проверок (в т.ч. внутрифирменные критерии оценки и отбора сторонних фирм). Планы-графики проведения проверок (выездных и офисных). Список документов/ технологий для проведения проверок (регламентов, инструкций, стандартов, методик проверки, чек-листов для фиксирования ошибок и нарушений).	Согласование, утверждение	сторонних организаций/ персонала для проведения внешних проверок	в т.ч. с учётом критериев компании и оценки результатов предыдущей работы (при наличии таковой)	руководителю отдела контроля бизнес- процессов, в т.ч. с учётом бюджета/сметы
	Согласование, утверждение	сроков и планов/алгоритмов	аудиторских проверок и т.п.
Администрирование выполнения работ
Стандарты на периодичность типовых проверок. Стандарты на периодичность проверок новых точек (подразделений). Планы-графики проведения проверок (выездных и офисных). Стандарты на сроки обработки выявленных ошибок и нарушений, недоработок и неудобств в работе / бизнес-процессах при НЕоднозначных ситуациях. Планы-графики взаимодействий отделов.	Контроль	выполнения планов-графиков работ	в т.ч. выездных и офисных проверок	за ревизорами внутренними и внешними
	Проверки (выборочные)	порядка проведения ревизий	с учётом утвержденных:
			способов их организации и проведения
			объектов проверок
			периодичности / частоты проверок
			объёмов выборок для проверок
			способов отбора / построения выборок для проверок
			(актуальных) документов / технологий проверок (регламентов, инструкций, стандартов, методик и т.п.)
Организация и участие в проверках / расследованиях при НЕоднозначных (сложных) ситуациях и при значительных суммах
Процедура организации проверок / расследований.	Получение информации о	необходимости более "глубоких / расширенных" проверок / расследований	при НЕоднозначных (сложных) ситуациях и при значительных суммах	от ревизоров внутренних и внешних
	Ознакомление	с первичными (промежуточными) выводами	объекты проверки; перечень лиц, осуществляющих проверяемые операций / действий; наличие ранее (повторением) аналогичных случаев; потенциальные ответственные и т.п.	ревизоров внутренних и внешних
	Принятие / Утверждение решений	об исполнителях по более "глубоким / расширенным" проверкам / расследованиям при НЕоднозначных (сложных) ситуациях и при значительных суммах	самостоятельно - только силами отдела контроля БП с разовыми консультациями "узких" специалистов	с руководителем отдела контроля бизнес-процессов
			с организацией внутрифирменной комиссии - из "узких" специалистов разных отделов
			с привлечением внешних ревизоров
База Данных: Бланки оценки сотрудников (чек-листы). Структура, должностные инструкции, система зарплат. Стандарты на сроки и формы (промежуточного) отчета.	Получение, ознакомление	с промежуточными отчётами	с описанием ситуаций, требующих проверок / расследований	от руководителя отдела контроля бизнес-процессов
	Участие	в служебных проверках / расследованиях	при НЕоднозначных (сложных) ситуациях и при значительных суммах	с руководителем отдела контроля бизнес-процессов и (при необходимости) руководителями отделов и подразделений
	Получение, ознакомление	с отчетами по результатам проверок / расследований, в т.ч. с приложением чек-листов	с источниками возникновения, виновными, рекомендуемыми мерами наказаний, решениями / идеями для предотвращения аналогичных случаев в будущем	от руководителя отдела контроля бизнес-процессов
	Принятие решений [и соответствующие дальнейшие действия]	по фактам	выявленных нарушений	с руководителем отдела контроля бизнес-процессов и (при необходимости) руководителями отделов и подразделений
и т.д.

Управление IT-отделом

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Планирование работ
Список внутренних документов / технологий Компании для выполнения охранных мероприятий. Стандарты на периодичность администрирования / сопровождения новых сотрудников и открывающихся подразделений (торговых точек). Стандарты на периодичность типовых проверок. Форма(ы) плана-графика работ (с учётом видов работ).	Утверждение планов-графиков	развития и администрирования информационных систем	доработки в текущем режиме, настройка прав доступа пользователей, администрирование пользователей, плановые задания (обмен, обновления, резервирование)	руководителя IT-отдела
		оснащения (установки / обновления) оборудованием компьютерным, офисным, для связи	с учётом частоты поломок, устаревания, оборудования и приёма на работу новых сотрудников - особенно по открывающимся подразделениям (торговым точкам)
		проверок работоспособности оборудования, ПО	с обходом офиса (отделов) и выездами в подразделения (торговые точки)
		установки и поддержки систем безопасности	оборудования для охраны объектов, антивирусной защиты, информационной безопасности
		обучения пользователей работе с информационными системами и оборудованием	в офисе (по отделам) и на выездах в подразделениях (торговых точках)

Разработка, внедрение, развитие и (последующее) администрирование Корпоративной Информационной Системы

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Подготовительный этап, разработка, тестирование, развитие (отладка изменений) КИС
Форма Журнала программных сбоев / неудобств / "узких мест". Форма(ы) заявок в ИТ отдел. Процедура согласования технических заданий и регламентов. Процедура взаимодействия с отделами Компании. Стандарт на описание / обновление "портрета" (перечня требований) Корпоративной Информационной Системы. План-график развития и администрирования информационных систем. Бюджет ИТ отдела.	Постановка	заданий (с расстановкой приоритетов)	на разработку, внедрение, развитие Корпоративной Информационной Системы	руководителю IT-отдела
	Определение	информации, которая подлежит обработке	для устранения сбоев работы КИС, которые невозможно устранить в рамках текущей поддержки, требующим системного решения	совместно с руководителем IT-отдела, Задачедателями, руководителями отделов / подразделений и специалистами отдела контроля бизнес-процессов
	Определение	информации, которая подлежит обработке	для внедрения нововведений в КИС
	Утверждение	"портрета" Корпоративной Информационной Системы	перечня первичных требований к структуре данных, производительности, совместимости и т.п.	руководителю IT-отдела
	Получение	отчёта с описанием характеристик нескольких (на выбор) программных средств	для формирования Корпоративной Информационной Системы	от руководителя IT-отдела
	Выбор (окончательный) / Утверждение	программного средства	для формирования Корпоративной Информационной Системы	для руководителя IT-отдела
План-график развития и администрирования информационных систем. Стандарты на составление технического задания (ТЗ). Форма ТЗ.	Отслеживание	соблюдения сроков и полноты / качества	реализации, тестирования и (окончательного) внедрения согласованных доработок КИС	за руководителем IT-отдела
		соблюдения сроков и полноты / качества	удовлетворения заявок Задачедателей / Пользователей
		наличия документов	лицензирующих КИС
			исполнительной документации КИС - для передаваемости технологий, возможности последующего сопровождения
			инструкций для пользователей КИС
Администрирование информационных систем
Форма(ы) заявок в ИТ отдел. Права и объём доступа пользователей к информационной системе - к локальным и внешним сетям (разрешенные / запрещенные сервисы). Список лиц с разрешенным доступом к сведениям и работам, составляющим коммерческую тайну. Форма журнала идентификаторов и паролей. График(и) системного администратора / программиста обмена, обновления, резервирования данных. Стандарт на периодичность проверок. Стандарты на сроки исправительных работ, в т.ч. "обратной связи" с сервисными компаниями.	Передача	заявок на предоставление / ограничение доступа к информационной системе (требуемым программам / ресурсам)	сотрудников, в т.ч. новых сотрудников	в IT-отдел по непосредственно подчиненным специалистам
	Подтверждение / отклонение		сотрудников, в т.ч. новых сотрудников	при неоднозначных ситуациях (за рамками внутрифирменных документов и компетенции руководителей отделов / подразделений)
	Получение	уведомлений о нарушении сроков IT-отдела	установления прав доступа к информационной системе (требуемым программам / ресурсам)	от руководителей отделов / подразделений, в т.ч. рук-ля отдела контроля бизнес-процессов и менеджера по персоналу
	Отслеживание	обмена / синхронизации данных	между различными Базами Данных	за IT-отделом
		обновления	программного обеспечения
		своевременного резервирования / архивации данных
		соблюдения сроков исправительных работ	Корпоративной Информационной Системы

Закупка, установка и поддержание технической исправности компьютерного, офисного оборудования и ПО, оборудования для связи

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Подготовительный этап, закупка и установка
Форма(ы) заявок в ИТ отдел. Порядок контроля за надлежащей производительностью ИТ системы. Процедура проектирования/создания сетевой системы. Форма (передачи) предложений на развитие инфраструктуры сети, модернизацию компьютерного, офисного оборудования и ПО, оборудования для связи. План-график оснащения (установки / обновления) и оборудованием (стандартный и уточненный). Бюджет ИТ отдела.	Утверждение	предложений с обоснованием необходимости, перечнем требований и (примерным) расчётом стоимости	по усовершенствованию ИТ активов	руководителю IT-отдела
			по закупке необходимого и дополнительного оборудования, ПО
			по созданию резервного (подменного) фонда оборудования
		плана-график уточненного	оснащения (установки / обновления) оборудованием компьютерным, офисным, для связи
План-график оснащения (установки / обновления) оборудованием.	Контроль	разграничения функций закупки оборудования	а именно функций подбора (осуществляемых руководителем IT-отдела) и заказа (осуществляемых секретарем / помощником исп. дир-ра / отделом закупки)
	Отслеживание	соблюдения графика проектирования, монтажа, настройки и тестирования	оборудования сложного	за IT-отделом
			лицензирующих сложное оборудование
		наличия документов	исполнительной документации по сложному оборудованию - для передаваемости технологий, возможности последующего сопровождения
		соблюдения графика поставки, установки и подключения	оборудования, ПО стандартного
Администрирование работоспособности оборудования, ПО
График(и) системного администратора проведения профилактических мероприятий. Процедура (в т.ч. стандарты на периодичность - план-график проверок (стандартный и уточненный)) отслеживания технической исправности оборудования, ПО. Стандарты на сроки исправительных / ремонтных работ, в т.ч. "обратной связи" с сервисными компаниями.	Утверждение	плана-график уточненного	проверок работоспособности оборудования, ПО	руководителю IT-отдела
	Получение	информации / заявок о технической неисправности	оборудования (компьютерного, офисного и для обеспечения связи)	от пользователей
	Отслеживание	соблюдения стандартов на сроки исправительных / ремонтных работ		за IT-отделом
и т.д.

Управление охраной

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Планирование работ
Список внутренних документов / технологий Компании для выполнения охранных мероприятий. Стандарты на периодичность типовых проверок. Стандарты на периодичность проверок новых объектов / постов. Форма(ы) плана-графика работ (с учётом видов работ).	Планирование (определение, выбор, согласование)	способов проведения проверок	выездные - на точки (в подразделения):	совместно со специалистом охраны
			через наблюдение очное (буквально, визуальный осмотр)
			опросы отделов "смежных" и контролирующих (бухгалтерия, фин-эк. отдел, юрист, отдел охраны и IT-отдел - по безопасности), вышестоящих руководителей
			удаленные:
			видеонаблюдение
			обзвон постов охраны
			анализ результатов внешних проверок, к примеру, кинологической службы
		объектов проверок	соблюдение правил пропускного режима лиц и транспорта
			соблюдение режимов визуального наблюдения и видеонаблюдения
			навыки действий сотрудников службы охраны в экстренных ситуациях
			достаточность оснащения и работоспособности систем безопасности (оборудования и специальных средств охраны)
			навыки применения сотрудниками службы охраны сторожевых собак и "слаженных действий" с ними
			условия содержания сторожевых собак
			кандидаты при приёме на работу (с т.зр. безопасности)
			и т.д.
		периодичности / частоты проверок	ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д.
	Утверждение планов-графиков	дежурств охранников		специалиста охраны
		контроля выполнения охранных мероприятий
		оснащения (установки / обновления) и прохождения ТО системами безопасности	с учётом новых объектов охраны, постов
			с учётом задач отдела контроля бизнес-процессов
		моделирования экстренных ситуаций для службы охраны	особенно в "неожиданное" время - ночью, в праздничные дни, при плохих погодных условиях, когда бдительность службы охраны может быть снижена
Контроль выполнения охранных мероприятий
План-график контроля выполнения охранных мероприятий. Правила пропускного режима Компании. Перечень и установленные формы внутренних пропусков (поставщиков, Клиентов оптовых, сотрудников Компании). Перечень и установленные формы документов на выносимые/вывозимые ТМЦ (отгрузочные накладные - по оптовым Клиентам; товарные чеки - по розничным Клиентам). Установленные сигналы по противодействию в случае нападения, пожара или иных чрезвычайных обстоятельств. Форма постового журнала. Форма журнала посещения точек. Форма отчета по выполнению охранных мероприятий.	Определение / уточнение	границ охраняемой зоны / периметра	особенно мест хранения ТМЦ (складов) и денежных средств (сейфов, металлических шкафов), а также потенциально опасных (с т.зр. безопасности) мест (территории между, за складами и прилегающей территории и т.п.)	совместно со специалистом охраны
	Проверки (плановые и внезапные)	присутствия на постах	сотрудников службы охраны	выездные - через наблюдение очное (буквально визуальный осмотр с отметками в Журнале посещения точек) и удаленные - с помощью технических средств - особенно в ночное время, в праздничные дни, при плохих погодных условиях, когда бдительность службы охраны может быть снижена
		контроля входящих на охраняемую территорию / объект	на наличие и действительность пропусков
		контроля входящих на охраняемую территорию / объект	на наличие и действительность документов, удостоверяющих личность (при отсутствии пропусков)
		ведения досмотров выносимых / вывозимых ТМЦ (транспортных средств)	на наличие и соответствие сопроводительным документам
		соблюдения режимов визуального наблюдения и видеонаблюдения	в т.ч. периодичности / графика обхода охраняемой зоны / периметра
		ведения журналов	находящихся на посту охраны
		порядка передачи смен
	Получение, ознакомление	с отчетом по выявленным "слабым местам" охраны в текущей работе	требуемых мер для предотвращения аналогичных случаев в будущем	от специалиста охраны
Установка и поддержание технической исправности систем безопасности
Стандарт на описание / обновление "портретов" (перечня, характеристик / требований) оборудования и специальных средств охраны. План-график оснащения (установки / замены) системами безопасности. Критерии отбора компаний по системам безопасности. План-график прохождения ТО системами безопасности. Бюджет службы охраны (в т.ч. на ТО и ремонт). Процедура (в т.ч. форма журнала учёта работоспособности систем безопасности, стандарт на периодичность) отслеживания технической исправности оборудования. Стандарт на порядок (в т.ч. сроки) хранения видеозаписей. Стандарты на сроки ремонта, в т.ч. "обратной связи" с сервисными компаниями. Форма отчета по оснащению (установке / замене) и поддержанию технической исправности систем безопасности.	Утверждение	"портретов" (перечня, характеристик / требований) оборудования и специальных средств охраны	основного оборудования для охраны:	специалисту охраны, в т.ч. с привлечением компаний по системам безопасности (на этапе согласования комм. предложений), IT-отдела (для оказания помощи) и отдела контроля бизнес-процессов (для проектирования под их задачи)
			видеонаблюдение
			охранная сигнализация
			пожарно-охранная сигнализация
			система звукового оповещения и трансляций (громкоговорители, микрофоны и т.п.)
			система контроля и управления доступом (СКУД) в помещения (идентификаторы, контролеры, считыватели и т.п.)
			и т.д.
			дополнительного оборудования для охраны:
			ворота, шлагбаумы, турникеты, решётки, заборы, двери, замки, и т.д.
			специальных средств охраны:
			средств связи, экипировки и т.п.
		компаний по системам безопасности	оказывающих услуги проектирования, монтажа, ремонта и техобслуживания оборудования для охраны основного	специалисту охраны
		(окончательных) счетов на оплату оборудования и работ		специалисту охраны совместно со специалистом по финансовым вопросам
	Отслеживание	соблюдения графика поставки и установки	оборудования для охраны основного и дополнительного	за специалистом охраны, компанией по системам безопасности, АХО и сервисными Компаниями
		наличия документов, лицензирующих
		наличия исполнительной документации - для передаваемости технологий, возможности последующего сопровождения
		наличия (в местах, требующих охраны) и работоспособности в текущем режиме
	Получение, ознакомление	с отчетом по оснащению (установке / замене) и поддержанию технической исправности систем безопасности		от специалиста охраны
и т.д.

Управление отделом доставки

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Проверки ведения Журнала учёта транспортного отдела
Форма журнала учёта транспортного отдела.	Проверки	фиксирования в Журнале учёта транспортного отдела	выпуска в рейс / на линию - времени выезда, номеров маршрутных и путевых листов	механиком-администратором отдела доставки
			приёмки из рейса - времени (фактического) возвращения, в т.ч. отклонений от планового времени согласно маршрутным и путевым листам
			неисправного состояния складского транспорта (погрузчиков) и автотранспорта
			времени, затраченного на ремонт транспорта; перечня запчастей
			сложных ситуаций при доставке - времени "происшествия", заявителя, причин возникновения, ответственных, мер для предотвращения аналогичных случаев в будущем и т.п.
Подготовка автотранспорта и водителей-экспедиторов перед рейсом
Приёмка автотранспорта и водителей-экспедиторов из рейса
Контроль технического состояния транспорта (автомобилей и погрузчиков)
Порядок проведения технического осмотра автотранспорта (стандарты на рабочее состояние и чистоту). Порядок проведения медицинского осмотра водителей-экспедиторов.	Контроль проведения	технических осмотров, в т.ч. поддержания порядка и чистоты (внутри салона и снаружи)	перед выездом в рейс / выходом на линию и после возвращения из рейса	автотранспорта
	Контроль проведения	(минимальных) медицинских осмотров		водителей-экспедиторов
График прохождения ТО. Порядок (в т.ч. стандарт на периодичность) проведения технического осмотра складского транспорта. Процедура (в т.ч. стандарты на сроки) действий при выявлении неисправного состояния (авто)транспорта. Бюджет отдела доставки (в т.ч. на ремонт и ТО). Критерии отбора сервисных компаний. Бюджет отдела доставки (в т.ч. на ремонт и ТО).	Отслеживание	соблюдения графика прохождения ТО (авто)транспорта	в т.ч. с учётом новых единиц техники	от механика-администратора отдела доставки
	Получение	уведомлений о неисправном состоянии / нарушении сроков ремонта	автотранспорта	от логиста
	Получение		складского транспорта (погрузчиков)	от администраторов складов
	Утверждение	сервисных компаний	оказывающих услуги ремонта и техобслуживания автотранспорта и складского транспорта (погрузчиков)	механику-администратору отдела доставки
и т.д.

Управление кадрами (менеджером по персоналу)

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Внутренние документы / полезные технологии кадровой работы
Перечень внутренних документов / полезных технологий кадровой работы.	Согласование и утверждение	программ	введения в должность, профессионального развития
		положения	об обучении / аттестации сотрудников
		критериев оценки / оценочного бланка	эффективности обучения
		положения	о ротации кадров
		положения	о замещении сотрудника на период болезни и отпуска
		правил	внутреннего трудового распорядка
Обучение сотрудников отделов
Формы списков и планов обучения.	Утверждение	списков тем	по которым требуется обучение (с привлечением внешних / внутренних преподавателей)	в т.ч. новых сотрудников
Штатное расписание Компании.		перечня должностей / сотрудников	требующих обучения
Критерии выбора программ обучения (например, приближенность программы мероприятия к задачам Компании; наличие объемной раздатки, методических материалов; практическая направленность и т.д.; затратность обучающего мероприятия). График обучения.		программ	обучения, решающих задачи Компании и соответствующих критериям отбора
		графика	обучения
Программы обучения. График обучения.	Внезапные проверки (участие в)	проведения занятий	согласно программе и графику обучения
Аттестация сотрудников
График аттестаций.	Инициирование	проведения	аттестаций	в т.ч. новых сотрудников
	Внезапные проверки (участие в)	проведения аттестации	сотрудников
	Утверждение	приказов по результатам аттестации	о присвоении категории/разряда; соответствии занимаемой должности и т.д.
Ротация кадров
Порядок нормирования работ.	Согласование	нормативного числа	сотрудников отделов	с руководителями отделов и подразделений
Положение о ротации кадров. План-график ротации. Форма отчета "Наиболее (не)удачный опыт ротации".	Принятие решений	о необходимости ротации с целью	смены деятельности для "засидевшихся" на одном месте сотрудников
			подготовки более универсальных специалистов
			предотвращения конфликтов, повышения понимания задач других должностей
			взаимозаменяемости на случай болезни / отпуска
			перевода неэффективных сотрудников на более простые по характеру работ должности и т.д.
Организационная структура Компании. Схемы карьерного роста сотрудников (с начальной позиции по каждому направлению деятельности до возможных высших точек).	Утверждение	схемы	карьерного роста сотрудников
Отчет по результативности сотрудников Компании. Критерии включения сотрудников в списки на увольнение, ротацию, понижение в должности. Процедура согласования решений по непродуктивным сотрудникам.	Принятие решений	по непродуктивным сотрудникам	увольнение, ротация, понижение в должности
Прием на работу
Форма заявки на подбор кандидатов на вакантное место.	Подача	заявки на подбор кандидатов	на вакантное место руководителей отделов и подразделений и специалистов, подчиненных напрямую
Перечень требований к должности. Упражнения по проверке желательных качеств претендентов.	Корректировка и утверждение	требований к должности, упражнений/заданий по проверке желательных качеств претендентов
Процедура проведения собеседования с кандидатом на вакантное место.	Проведение	собеседований с претендентами
Критерии выбора сотрудников. Упражнения по проверке желательных качеств претендентов.	Отбор	претендентов
Критерии выбора сотрудников. Упражнения по проверке желательных качеств претендентов. Оптимальные профессиональные требования к каждой должности.	Проверки	соблюдения технологии приема на работу при выборе кандидатов	выбор согласно требованиям; проверка с помощью упражнений через деятельность и т.д.
Стандарты на срок подбора персонала.	Утверждение	графика	подбора персонала
и т.д.

Управление АХО

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Текущий ремонт (помещений, оборудования)
Стандарты на сроки и график ремонта / профилактики. Журнал контроля текущего ремонта. Критерии подбора подрядчика. Шаблон договора. Акты сдачи-приема работ.	Выдача заданий	на исправление неисправностей, поломок	собственными силами или с привлечением сторонних организаций	руководителю АХО
Контроль	сроков	устранения неисправностей, поломок	со стороны АХО
результатов (качества)
Закупка канц., хоз. товаров
Нормы расхода канц. и хоз. товаров. Необходимый набор периодических изданий, справочников.	Проверки (выборочные)	наличия	канц., хоз. товаров, периодических изданий, справочников	за АХО
Поддержание порядка
Система указателей, вывесок, табличек. Чек-лист работы уборщиков.	Отслеживание	поддержания порядка	в офисных помещениях и на прилегающей территории	за АХО
и т.д.

Администрирование юриста

Внутренние документы	Действия	С кем/чем совершается взаимодействие
Внутренние документы	Действия	Вид	Суть/ внешний признак	Откуда/Куда
Утверждение шаблонов документов (положений, инструкций, регламентов, приказов, протоколов, договоров, претензий и т.д.)
Процедура согласования приоритетов по разработке документов. Процедура выдачи задания. График планерок.	Согласование	приоритетов	разработки шаблонов документов правового характера (договоров, актов, доп.соглашений и т.п.)	с юристом
Процедура утверждения плана работы и загрузки по разработке документа.	Утверждение	плана работы, требуемого времени (плановой загрузки)	по этапам разработки документов
Требования к разработанным документам (стандарты оформления; составление списка используемой литературы и т.д.). График разработки документов. Процедура согласования / утверждения документов.	Вычитка / утверждение	готовых шаблонов документов	правового характера (договоров, актов, доп.соглашений и т.п.)	с юристом
Библиотека документов / технологий / проектов / решений.	Проверка корректности и своевременности	ведения / пополнения	библиотек документов / технологий / проектов / решений юридического характера	юристом
Процедура согласования решений по обновлению, изменению, отмене документов. Списки документов, требующих обновления, изменения, отмены.	Согласование решений по	обновлению / изменению действующих	шаблонов документов	с юристом
	Согласование решений по	отмене утративших силу	шаблонов документов	с юристом
Перечень законодательных и нормативных актов. Журнал нововведений. Перечень локальных документов Компании. Стандарты на отслеживание и фиксацию нововведений из методической и нормативной литературы.	Контроль	информирования / консультирования	о новых нормативных / рабочих документах, обучающих материалах, иных нововведениях	сотрудников компании
Договорная работа
Перечень типов договоров. Папка "Договора". Стандарты на сроки подготовки (НЕ)типовых договоров.	Выборочный контроль	наличия, сроков действия, регистрации, хранения	договоров трудовых, займа, уступки требований и т.п.	в т.ч.в БД
	Подписание	договоров
Претензии и обоснованные ответы по ним
	Получение	информации	по претензиям от Компании или, наоборот, от Контрагентов	от юриста / из отдела продаж / закупки / доставки / бухгалтерии и т.д.
Претензии к Контрагентам
Процедура контроля выставления претензий / получения ответов от Контрагентов.	Контроль	факта и своевременности	удовлетворения претензий от Компании	Контрагентами (поставщиками / заказчиками / перевозчиками / сервисными компаниями / банками и т.д.)
Претензии Контрагентов к Компании
Процедура рассмотрения претензий, предъявленных Контрагентами. Перечень типовых писем.	Участие (при необходимости)	в рассмотрении претензий	предъявленных Компании	Контрагентов (поставщикам / заказчикам / перевозчикам / сервисным компаниям / банкам и т.д.)
	Участие (при необходимости)	в разработке предложений	по устранению недостатков, вызывающих претензии Контрагентов
	Принятие решений	об удовлетворении / отказе в удовлетворении	поступивших претензий от Контрагентов	с юристом / руководителем отдела продаж / закупки / доставки / бухгалтерии и т.д.
и т.д.

Должностные для Вашей компании

Что это

Здесь представлена должностная инструкция одного из электронных бизнес-кейсов - см. чуть выше.

Это кейсы ПО УПРАВЛЕНИЮ различными отделами торговой компании.

Данная должностная инструкция и бизнес-кейсы были разработаны на основе более чем 20-ти летнего опыта работы.

В должностных инструкциях, которые разрабатывают Специалисты нашей Компании, содержатся предельно конкретизированные функции (обязанности), документы и технологии, которые помогают их выполнять.

Помимо готовых должностных инструкций для 56-ти ДОЛЖНОСТЕЙ, работающих в 13-ти ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ торговой компании, в бизнес-кейсах Вы тажке можете найти:

"умную" систему мотивации,
корпоративную культуру,
проверочные упражнения для отбора персонала
и другие документы и методики.

То есть всё, что необходимо для нормально выстроенного бизнес-процесса и руководства своими сотрудниками.

В ОТЛИЧИЕ от многочисленных разрозненных материалов по данной теме в Интернет, это ГОТОВЫЕ (системно выстроенные и проверенные на практике), пакеты документов для РАБОТОСПОСОБНОЙ торговой компании. С ними можно как начинать, так и продолжать успешную бизнес-деятельность.

Документы и методики представлены в ОБОЛОЧКЕ, в ПРОГРАММЕ, чтобы упростить поиск нужного документа, видеть его взаимосвязи с другими документами через удобные ГИПЕРССЫЛКИ. То есть сделаны своего рода ГИПЕР-КНИЖКИ. Хотя это программа, ценность не в ней, а в содержании документов. Программная оболочка – это только способ подачи этих материалов.

Технологии, описанные в пакетах (по отделам), были разработаны после многолетнего консалтинга множества предприятий, консультирования руководителей и специалистов – поэтому с большой степенью вероятности многое подойдет для работы сразу. А если – не сразу, то несложно будет адаптировать документы "под себя" по готовым ЗАПОЛНЕННЫМ ШАБЛОНАМ (что убрать, что-то добавить, а что-то заменить), НЕ создавая заново.

Более того, в пакетах не только созданы готовые документы, но и даны рекомендации и методические пояснения, как что сделано, раскрыты технологии и методики работы – для применения в Вашей деятельности. Таким образом, есть собственно материалы и есть СОПРОВОЖДЕНИЕ к ним.

Если у Вас возникли вопросы, пишите нам.