Елена, здравствуйте!
...остальные еще не прислали подтверждения.
Значит, приглашения уже разосланы. Следовательно, далее нужно НЕ ждать подтверждений, а самостоятельно обзвонить и уточнить решение, а уже затем запросить письменные подтверждения. Это повысит уровень лени у гостей:)
Основной вопрос! такого уровня круглых столов не проводила... с чего начать? есть ли у кого опыт -может поделитесь? какие трудности могут возникнуть?
Основная трудность - плохая (а часто отвратительная) организация.
1. Вам нужен чек-лист, в котором Вы должны учесть все нюансы организации процесса от подготовки зала, встречи и размещения гостей, до трансфера.
2. Нужна внятная программа круглого стола, внятные и вычитанные доклады. Если Ваши докладчики будут НЕ интересны, тогда Ваше мероприятие станет скучным и не интересным, и что самое главное - НЕ полезным.
Как эталонный образце посмотрите подготовку к конференциям портала Треко.
хотим провести в январе -феврале. удобное ли время для проведения?
Нет. Однозначно. В феврале у нас ветра. Лучше начало-середина марта пока снег не расстаял и еще по зимнему красиво, и уже не так холодно
Администрация и СМИ нас поддерживают...
Смотря как. С этой поддержкой нужно обращаться продумано и выжать по максимуму. Как совет - контролируйте ВСЕ, о чем договорились.
С уважением,
Василина Абу-Навас (г. Иркутск)