Коллеги, продолжаю тему коммерческой компании торгующей запорной арматурой для технологических процессов.

Напомню, в настоящее время компания участвует в конкурсах (тендерах).

На конкурсные заявки обязателен ответ по всему объёму заявки:

1. конкурсы составляют, примерно, 3/4 от общего объёма торговли.

2. ответ по каждой позиции ТМЦ. Нельзя выбрать "интересные" ТМЦ;

2. отсев предложений идёт и по общей стоимости заявки (коммерческого предложения), и по стоимости ТМЦ построчно.

Другими словами нельзя выбрать наиболее "вкусный" ассортимент, и нельзя ставить цену "от фонаря" на непрофильную продукцию.

Почему возник такой вопрос?

Вплотную подошел к вопросу автоматизации работы снабжения (сопровождение прайс-листа) быстрый и качественный ответ на заявки.

Текущая ситуация:

1. прайс-лист на стандартную продукцию включает 500 типоразмеров ТМЦ. Это профильная продукция с соответствующей складской программой. Его можно автоматизировать - поставщики имеют прайс-листы в электронном виде.

2. Профильная продукция закупается у 40 поставщиков. Общее количество "велико" из-за того, что компания подстраховывается (в сезон) и имеет 2-3 поставщика на каждый типоразмер ТМЦ.

3. непрофильный ассортимент на порядок больше.

4. в 2008 году произошло резкое (в разы) сокращение персонала, без сокращения объёмов реализации.

5. в высокий сезон снабжение не успевает обрабатывать заявки (тендеры):

- обрабатываются подтверждённые и неподтверждённые заявки;

- обрабатывается информация (цены, сроки поставки) по профильной и непрофильной продукции;

- непрофильная продукция редко дублируется в заявках. То есть, имеющаяся информация по ней не всегда актуальна;

- из-за нехватки информации и времени на обработку заявок, на непрофильную продукцию снабжение устанавливает цену и сроки поставки по наитию (как правило);

- заранее неизвестно, что будет востребовано Заказчиком (непрофильная продукция);

- производители (поставщики) сильно раздражаются "пустыми" запросами цены. (Интересная особенность: цены только по запросу, и при этом нескрываемое раздражение поставщиков из-за регулярных запросов цены и весьма нерегулярных заказов продукции);

6. требуется подтверждения от заводов-производителей, что компания является их официальным партнёром (не все производители дают "заочное", без соответствующих закупок, такое подтверждение);

7. в сбыте и снабжении по 2 сотрудника;

8. сбыт требует увеличить скорость и качество обработки заявок, соответственно, снабжение просит принять на работу еще одного сотрудника.

По моему ощущению приём на работу еще одного сотрудника приведёт к сохранению (увеличению) энтропии (по Викентьеву И.Л.- укол в протез).

При этом, автоматизация сопровождения прайс-листа (обновление информации с электронных носителей) не сильно облегчит жизнь снабжения, поскольку обрабатывается большой массив информации непрофильной продукции.

Получается сшибка:

1. чтобы продать профильный ассортимент, необходимо обладать информацией по непрофильному ассортименту (на порядок большего);

2. обработка информации по непрофильному ассортименту, приводит к увеличению затрат, при этом экономический эффект неочевиден (недавний опыт в самой компании).

Коллеги, вопрос, как научиться быстро, качественно, с минимальными затратами обслуживать большой массив непрофильного ТМЦ?

То есть, как незатратно получать и обрабатывать информацию!

С Уважением,

Уважаемый Вадим!

Аналогия с возрастанием энтропии у Вас кривая. Энтропия возрастет в закрытой системе при увеличении в ней работы без обмена результатами с окружающей средой. Если Вы принимаете сотрудника, то Ваша система открытая :)

При уколе в протез энтропия не возрастает. "Протез" - это скорее образ уже максимальной (предельной) энтропии :)

По сути вопроса. Основные трудозатраты во втором пункте или в пятом?

Спасибо,

Сергей Валерьевич, здравствуйте !

Благодарю за челчок по носу!!!

Как часто бывает, "журналист" пишет о проблеме, "бросается" терминами, сам, глубоко в них не разбираясь - "Захват широкий, глубины вспашки не гарантирую".

Вот и я попался на этом ...

:)

Только я, ничего не понял из Вашего объяснения.

8)

На рекламной стажировке был один из пунктов - проверка "НС-С-ПД".

В тот раз, Вы говорили, что это не ключевой фактор анализа, то есть на нём не нужно "долго" задерживаться.

Но мне не хватает понимания этого вопроса.

Соответствующую главу у Альтшулера Г.С. я прочитал, но это не продвинуло меня в понимании этого вопроса. В его практическом применении.

Нет ли у Вас соответствующего курса, статьи - о системах, что называется для практики?

Трудозатраты в 5 пункте.

До кризиса, в компании был соответствующий сотрудник.

В его обязанности входило обновление информации в прайс-листе (профильная продукция).

А также сбор информации о непрофильной продукции (поставщик/производитель, цены, скидки, сроки поставки) и  ввод этой информации в 1С.

Давно существуют электронные площадки, которые собирают и публикуют прайс-листы Клиентов по соответствующим отраслям.

Есть электронные тендерные площадки, универсальные и специализированные.

Только на таких сайтах нет соответствующей обработки информации (аналоги, единая БД ТМЦ по отрасли, автоматическое создание "виртуальных торговых домов на одну сделку", ...).

Мне очень понравилось обсуждение на форуме темы касающейся недвижимости - оплата берётся не за допуск к информации, а за сервис (прозрачное ценообразование: оформление у нотариуса, и т.п.).

Вот бы научиться аналогичным образом зарабатывать на рынке промышленной запорной арматуры!

То есть, уход от классической схемы посреднической услуги (купил-продал).

Состав работ посреднической компании можно разбить на:

- сбор Заказов (имеющаяся БД Клиентов, поиск новых Клиентов, участие в открытых конкурсах);

- сопровождение прайс-листа (справочник ТМЦ, аналоги, ключевые технические характеристики, цена, скидки, сроки поставки, поставщики/производители, ???);

- консультации по номенклатуре (подбор арматуры в соответствие с требованиями Заказчика, в том числе аналоги);

- комплектование Заказов;

- документооборот (накладные (в том числе конвертация наименований ТМЦ как установлено у поставщика в то, как регистрируется у Клиента), паспорта, руководства, ...);

- приём платежей и распределение их по поставщикам;

- обмен/возврат продукции ( в том числе некачественной);

- транспортная логистика (доставка продукции от поставщика Клиенту; м.б. с промежуточной базой, где комплектуются (собираются) товары).

Что меня останавливает от создания собственной электронной торговой площадки - ощущение, что подготовительная работа и сопровождение очень ресурсоёмки.

С Уважением,

Уважаемый Вадим,

...Только я, ничего не понял из Вашего объяснения...

"Краткость - сестра таланта" (Чехов).

Закончите предложение:

"С.В., Вы написали (ничего другого я не писал - sch):

Энтропия возрастет в закрытой системе при увеличении в ней работы без обмена результатами с окружающей средой. Если Вы принимаете сотрудника, то Ваша система открытая"

я именно в этом не понял следующего ........ (укажите) .............

Спасибо,

P.S. Мое частное мнение: Вы просто отвлекаетесь на посторонние темы, не отвлекайтесь. Ни понятие "энтропия", ни шаг 1.3. алгоритма "Рекламное Измерение" не имеют отношение к задаче, которая заявлена Вами в этом обсуждении.

Про "пятый пункт" подумаю.

Сергей Валерьевич,

... (Чехов).

Это я еще помню ... :)

........ (укажите) .............

Для меня закрытая/открытая система - незнакомые термины. Если есть информация, применительно к рекламе и маркетингу, по этой теме - буду признателен за соответствующую ссылку.

P.S. Мое частное мнение: Вы просто отвлекаетесь на посторонние темы, не отвлекайтесь. Ни понятие "энтропия", ни шаг 1.3. алгоритма "Рекламное Измерение" не имеют отношение к задаче, которая заявлена Вами в этом обсуждении.

Да, не в первый раз. Прочитал в Вашем ответе знакомое слово "система" ... :)

Про "пятый пункт" подумаю.

 Спасибо! С Уважением,

Уважаемый Вадим!

Для меня закрытая/открытая система - незнакомые термины.

Но Вы же сочли, что термин "энтропия" Вам знаком, значит Вам должны быть знакомы и понятия открытой и закрытой систем.

"Энтропия" - это функция состояния термодинамической системы. Согласно второму началу термодинамики, энтропия закрытой системы возрастает. "Закрытой" (в отличие от открытой) называется система, не имеющая обмена энергией с окружающей средой.

Даже, если Вы используете термин "энтропия" иносказательно, Ваша компания - это открытая система - т.к., работает на рынке, обменивается ресурсами с иными компаниями, несет расходы и т.д.

Обсуждение же вопроса о том, вырастет энтропия открытой системы или сократится, по-моему, не имеет отношения к Вашей задаче.

Спасибо, 

Даже, если Вы используете термин "энтропия" иносказательно, ....

Сергей Валерьевич, я использовал термин "энтропия" в "литературном" смысле - сохранение/увеличение "хаоса" в бизнес-процессах в конкретной фирме.

То есть, отсутствие понимания к чему приведёт решение (с точки зрения экономической эффективности), допустим, о приёме сотрудника на данную работу (сопровождение непрофильного ассортимента).

Да, да - буду осторожнее с терминами и определениями ...

:)

С Уважением,

Уважаемый Вадим!

Правильно ли я понимаю, что ИКР здесь такой: 

" Информация по НЕпрофильной продукции (поставщик/производитель, цены, скидки, сроки поставки), абсолютно не усложняя систему и не вызывая вредных явлений, сама (т.е., не только без привлечения дополнительных сотрудников, но и без дополнительной загрузки существующих): а) находится, б) вносится, в) обновляется "?

Спасибо,

Здравствуйте, Сергей Валерьевич!

Да, это ИКР.

В том случае, если без изменения системы нельзя реализовать ИКР (т.е., не только без привлечения дополнительных сотрудников, но и без дополнительной загрузки существующих), безусловно можно привлекать дополнительные ресурсы.

С Уважением,

От IT-ка получил реестр документов за 2010 год.

Слегка озадачили данные - полагал, что количество строк (позиций ТМЦ) в конкретном документе существенно выше.

Может быть не все документы вошли в отчет?

Проверил количество поставщиков профильной продукции.

"Построчно" - ТМЦ полностью описывается в одной ячейке, а цена указана в соседней ячейке.

"Таблица" - марка ТМЦ описывается в одной ячейке, размер (Ду) в другой ячейке. Пересечение данных определяет цену за единицу.

Ранее я указал, что профильная продукция включает примерно 500 типоразмеров ТМЦ.

Поставщиками являются 26 партнёров (предыдущая таблица).

Работа с этой продукцией характеризуется определённым ритмом:

1. Обновлять информацию можно раз в месяц или реже.

2. Режим спокойный - можно сделать запрос цен и ожидать ответа.

3. Обновлять данные в прайс-листе в 1С можно в наименее загруженную часть рабочего дня/недели.

4. Примерно 50% поставщиков имеют электронные прайс-листы. Можно попробовать выполнить автоматическую обработку прайс-листа по этим поставщикам. Есть некоторая сложность, большая часть поставщиков не могут передать применяемую систему скидок - придётся эмпирически определять.

Обработка цен НЕпрофильной продукции отличается:

1. Имеющийся архив цен неактуален из-за того, что в течение года такой ассортимент запрашивается редко.

2. Минимальный срок отведённый на поиск информации о ТМЦ (поставщик/цена/срок поставки) - 2÷3 дня, максимальный - неделя.

3. Есть сложность с качеством информации о ТМЦ - нет гарантий добросовестности поставщика (аутентичность ТМЦ/цена/срок поставки).

4. Много времени уходит на поиск поставщика/ТМЦ.

5. Эта работа плохо автоматизируется, много ручной работы и телефонных контактов.

6. Информация в заявках обрабатывается построчно и по каждой заявке (не группой заявок).

Конечно, при обработке цен на профильную и НЕпрофильную продукцию, помимо поиска соответствующей информации, её необходимо вносить в 1С.

Описав работу снабжения, как будто есть смысл взять еще одного сотрудника - на НЕпрофильную продукцию.

И в рабочем режиме попробовать оптимизировать работу по обработке заявок.

Очень надеюсь, что найдётся более изящный способ достижения ИКР.

:))

С Уважением,

Здравствуйте, Вадим!

Озадачило меня большое количество поставщиков, присылающих информацию по факсу. Каким же образом они ведут у себя, скажем, складской учет (и не только), если им удобнее факсовать? Может быть имеет смысл отказаться от таких совсем уж дремучих поставщиков, ведь они добавляют Вам немало операционных расходов. Да и можете ли Вы быть уверены в том, что они не прислали Вам ошибок: ведь их менеджер, скорее всего, переписывает (набивает) данные (причем, предположительно, всякий раз создает текстовый файл). И Вы у него не одни...

С пожеланиями,

Уважаемый Вадим!

Очень показательные таблицы, спасибо. (Уже почти решил...)

Но пока скажите, пожалуйста, 

• Ваши менеджеры в каком виде (в какой форме) направляют заявки Вашим поставщикам?
• Как (каким способом) Вы обновляете Ваши данные для Ваших Клиентов?

Спасибо,

Коллеги, здравствуйте !

Павел, я расскажу о собственным опыте.

До 2008 года я работал в компании федерального уровня.

Как раз эта компания является поставщиком части ассортимента для компании моего Заказчика.

Так вот, на момент моего увольнения, была организована рассылка электронных (Excel) прайс-листов Клиентам.

Причем, учитывались персональные скидки!

С сайта, так же можно было скачать прайс-лист.

На сегодняшний день на сайту (интернет-магазин) этой компании можно увидеть/"скачать" розничные цены.

Вообще, для рынка арматуры, уникальный случай - цены актуальны, т.е. регулярно обновляются.

М.б. дело (цены обновляются) в том, что всё-таки компания торговец, а не производитель!?

:))

Я не знаю, что произошло после моего увольнения, почему компании стали вводить препятствия для общения со своими Клиентами.

Запрос цен и ответ (в этой компании) осуществляется по факсу!!!

Недавно, соответствующему менеджеру организовали доступ к сети (email).

Уже шаг навстречу прогрессу и открытости.

:))

К сожалению, даже такая работа - это исключение.

Поэтому отказаться от таких совсем уж дремучих поставщиков не представляется возможным.

Сергей Валерьевич, конечно жду ответа (Уже почти решил...).

:)

Ваши менеджеры в каком виде (в какой форме) направляют заявки Вашим поставщикам?

Из обработки заявок в 1С выгружают инфу в "Коммерческие заявки".

Их можно распечатать (факс), можно сохранить в эл.виде (email).

Как (каким способом) Вы обновляете Ваши данные для Ваших Клиентов?

В 1С есть форма "Коммерческие предложения".

Эту форму можно заполнять как самостоятельный документ, так и при обработке конкретной Заявки - внести поставщика и стоимость продукции по конкретному типоразмеру ТМЦ.

То есть, информация о закупочных ценах обрабатывается вручную.

Данные для Клиентов:

- Передаются в том виде, в котором запрашивает Клиент. Это может быть факс или email (xls, doc, pdf).

- Не обновляются - нет смысла, так как основная часть контактов, это конкурсы (тендеры). То есть, Клиент оценивает Поставщиков по итогам проведения конкурса по конкретной Заявке, а не по их прайс-листу.

С Уважением,

А как у этих дремучих поставщиков образуется этот факс?

1. Они выгружают информацию из 1С в файл, а потом распечатывают и шлют факсом?
2. Или они набирают его вручную?

В первом случае, непонятно, что же мешает отправить данные иным способом. Второй же случай вгоняет в дрожь (вряд ли он распространен).

То есть, я не пойму "в чем фишка факса"? Почему им удобнее факсом?

C пожеланиями,

P.S. Рядом есть ветка про ту же задачу, но с другой стороны: как неудобно отделу продаж обрабатывать заявки, поступающие от Клиентов.

Павел, откровенно говоря, я не понимаю Поставщиков, которые информационно "закрыли" себя от рынка.

К чему такие перестраховки на серийную продукцию!?

К тому же, я представляю какая какофония из телефонных звонков раздаётся в отделе сбыта, чтобы узнать текущие цены ...

Конечно, есть чем занять народ ...

:))

В итоге, на доступе к их информации (этих поставщиков) зарабатывают другие:

- первый раз, на том, что посредники стали обладателями инфы о ценах;

- второй раз, на том, что посредники быстро ответили своему Клиенту.

А как у этих дремучих поставщиков образуется этот факс?

По тем документам, которые я видел в отделе снабжения:

1. Профильная продукция:

- счет-спецификация из 1С, далее факсом;

- прайс-лист (факс, email: Excel/Word).

2. НЕпрофильная продукция - в большинстве случаем устно (телефон). Реже счет-спецификация по факсу.

То есть, ручной труд преобладает.

Рядом есть ветка - спасибо за ссылку, познакомлюсь позднее.

С Уважением,

Павел, спасибо за ссылку!

Отдельный респект Дмитрию Гончаренко и Михаилу Опанасенко.

И, конечно, ТРИЗ мощный инструмент ... когда им умеешь пользоваться.

Расскажу о своих ощущениях, когда получил статистические данные (таблицы см.выше).

Первый вопрос - чем занимается сотрудник отдела снабжения, если он обрабатывает 40 позиций в день?

Вероятно:

- он не занимается выполнением своих прямых функций (перекур и т.п.);

- его отвлекают на непрофильные работы (канцтовары, оргтехника, логистика, ...);

- не алгоритмизирована та часть работы, которая поддаётся автоматизации и систематизации (автоматическое обновление, хотя бы части, закупочных цен профильной продукции; разбиение стоимости доставки по позициям ТМЦ; ...);

- "нарушены" процедуры оформления Заявок, например:

• одновременно обрабатываются срочные и не срочные Заявки;

• к каждой Заявке ТМЦ обрабатывается построчно (например: поиск Поставщика).

Может быть группировать все "неизвестные" ТМЦ и отправлять весь список Поставщикам - вдруг, могут поставить несколько позиций.

Более того, группировать не одну а несколько Заявок. Тогда после "обзвона" Поставщиков получим больше информации о наличии и ценах;

• одновременно вносятся закупочные ценах и формируются цены реализации.

Вероятно, можно выполнять поиск информации, потом вносить её в 1С и только потом заниматься ценообразованием.

Конечно, был и второй вопрос - а зачем брать на работу еще одного сотрудника в отдел снабжения.

На этот вопрос смогу ответить если удастся или не удастся автоматизировать процесс обновления закупочных цен на профильную продукцию.

До этого момента я не был знаком с работой отдела снабжения, то есть не хватает опыта в "выведении шаманства из бухгалтерии".

Конечно, высший пилотаж (ИКР) - это справиться со всеми задачами и не не увеличить штат сотрудников.

С Уважением,

Уважаемый Вадим!

Как мне кажется, я нашел техническое решение, даже достаточно простое, чтобы мы его вчерне сами сделали.

Протестировать можно будет так: мы со своей стороны "прикинемся" разными поставщиками, а Вы попробуете получить от нас информацию, которая обработается.

Когда отладим, пошлете простую инструкцию своим поставщикам. Глядишь, увидим ИКР. 

Это будет бесплатно, если Вы проявите терпение. Ваш бонус - бесплатное решение (если получится), наш - ... ну, мы тоже кое-какие методические задачи попробуем для себя решить.

Потом, если будет ОК, поведаем Форуму.

Спасибо,

Сергей Валерьевич, здравствуйте !

Гадать не буду, что это за решение.

Жду от Вас инструкций по "штабным учениям".

С Уважением,

Для себя поставил последнюю точку в анализе товарных позиций (ТМЦ).

В таблице приведено соотношение профильной и НЕпрофильной продукции.

Профильная продукция, та, которую снабженец может быстро найти (уже есть опыт поставок).

То есть, необяхзательно эта продукция должна быть включена в базовый прайс-лист.

НЕпрофильный ассортимент - трудно/долго/впервые искать, нет опыта поставок данной продукции.

С Уважением,

Уважаемый Вадим!

1. Кое-что программно напишем (не очень долго) и с Вами свяжемся.

2. По последней таблице.

2.1. Верно ли я понял, что поиск и обработка 15% непрофильных ТМЦ отнимают более 50% времени?

2.2. Уверены Вы, что профильные ТМЦ покупаются по лучшим ценам (если их ~ 85-90% и - при этом - поставщика быстро находят)? Может просто "на автопилоте" заказывают, где привыкли (а не факт, что там лучше условия).

Спасибо,

Сергей Валерьевич, здравствуйте!

1. Кое-что программно напишем (не очень долго) и с Вами свяжемся.

Конечно, подожду.

2.1. Верно ли я понял, что поиск и обработка 15% непрофильных ТМЦ отнимают более 50% времени?

База данных по номенклатуре несовершенна, поэтому доверять отчетам я не могу.

Связано это с тем, что в таблице (см.выше) учитывалась марка изделия и не учитывалось исполнение.

Некоторые исполнения (например: строительная длина) переводят арматуру из профильной в НЕпрофильную

По ощущению, не 15%, а большая величина непрофильного ассортимента занимает >50% времени.

2.2. Уверены Вы, что профильные ТМЦ покупаются по лучшим ценам (если их ~ 85-90% и - при этом - поставщика быстро находят)? Может просто "на автопилоте" заказывают, где привыкли (а не факт, что там лучше условия).

Здесь, то же, не всё однозначно.

Под лучшими ценами подразумевается комплекс из:

- предоплата производителю за товар или отсрочка платежа (последнее предпочтительнее);

- стоимость доставки (производители от западных границ до Урала);

- качество продукции (некоторые трудности в нахождении баланса, особенно покупая впервые);

- ну и сама стоимость продукции.

Безусловно, на практике снабженец очень быстро принимает решение - по опыту ("на автопилоте").

Конечно, есть вероятность того, что Поставщик выбирается НЕ оптимально. Именно так и думает владелец бизнеса.

С Уважением,

Уважаемый Вадим!

Конечно, подожду.

В конце мая вот эту штуку с Вами протестируем.

Спасибо,

Сергей Валерьевич, в конце мая я в Вашем распоряжении.

С Уважением,