Уважаемая Редакция!Благодарю Вас за комментарии по поводу вариантов реализации процедуры планирования / отчетности.
И хотелось бы еще раз уточнить задачу: речь я веду о сотрудниках, для которых невозможно составить план на месяц в силу определенного количества
разнородной и мелкой (относительно) работы, непрерыно приходящей извне (например, от Клиентов) - т.е., той работы, которую мы не могли запланировать на уровне месяца, и процедуру продумываю как раз для таких должностей. Потому что с теми сотрудниками, для кого
можно составить план на месяц и шаг работ в 30 минут является достаточным (программисты, например) – с ними все ясно и планирование / отчетность по их работе у нас организована аналогичным образом.
В том случае, который я разбираю сейчас, работу сотрудника нельзя спланировать даже на неделю, длительность многих операций измеряется минутами, а выполнение некоторых операций занимает меньше времени, чем фиксирование результата выполнения в отчете (например, редактирование тех же роликов в определенных случаях). Поэтому оперировать нормативным объемом работ в рамках месяца не представляется возможным.
Теперь о процедуре планирования незапланированных операций.
Как я писала ранее, у сотрудников вышеописанного типа (должности при этом могут быть самыми разными) есть некий список блоков работ:
- Плановые и привязанные ко времени выполнения (например, составление неких ежемесячных отчетов);
- Плановые и НЕпривязанные ко времени выполнения (например, разработка неких документов);
- НЕплановые но срочные (например, оперативная реакция на срочные заявки Клиентов в режиме "сегодня-на-сегодня");
- НЕплановые и не срочные (например, реакция на заявки Клиентов, когда срок от "на завтра" до "надо бы сделать").
Работу по этим сотрудникам на месяц не спланируешь, минимальный шаг планирования – неделя. Поэтому я и писала что сотрудник
самостоятельно группирует свои функции из списка, формирует некий план на неделю и утверждает его с руководителем. А по некоторым блокам работ, связанным с обработкой текущих заявок Клиентов план у нас составляется непрерывно в режиме "сегодня на завтра" и ежедневно обновляется. Т.е. вечером сотрудники сдают бумажные отчеты, где содержатся все заявки по Клиентам, которые курирует данный сотрудник и проставлены выполненные за текущий день стадии прохождения заявки (т.е. некая карта бизнес-процесса). Вечером же данные из этих отчетов переносятся в Excel, обрабатываются, и формируется новый отчет-план на следующий день, который утром выдается сотруднику. И так по циклу.
После ознакомления с присланными мне документами, процедуру планирования / отчетности по сотрудникам такого типа я понимаю следующим образом:
- Работы плановые и привязанные ко времени выполнения планируются раз в месяц и для них на этапе планирования на листе график указывается дата окончания (внутри месяца) и руководитель устанавливает приоритетность. Общее нормативное время выполнения подобных работ должно НЕ превышать некий порог (индивидуальный для каждой должности) чтобы у сотрудников было время на выполнение внеплановых работ.
- Работы плановые и НЕпривязанные ко времени выполнения прописываются где-то в отдельном документе и для них там же указывается (при отсутствии норм - назначается) нормативное время и приоритетность выполнения. Они нужны для того, чтобы "дозагрузить" сотрудника в том случае, если внеплановых работ в текущем периоде окажется меньше, чем мы выделили на них время.
Не ясно, что же делать, если внеплановых работ окажется резко больше? В долгосрочной перспективе понятно: набрать персонал, но это минимум два месяца на подбор и обучение, поэтому ответ на этот вопрос в рамках краткосрочной перспективы меня тоже волнует. - Работы НЕплановые но срочные добавляются сотрудником в отчет за текущий день и они имеют наиболее высокий приоритет по умолчанию, т.е. в тот же день должна начаться обработка заявки (анализ/уточнение и планирование работ по ней) и Заказчик (Клиент или менеджер) должен получить ответ о времени выполнения первой стадии работ по заявке. Разумеется, на следующий день работы по этой заявке уже будут в отчете как плановые.
Здесь, наверное, все-таки должен быть рабочий лист за день наподобие того, который реализован в Варианте 2.
Что делать если внеплановые работы, которые поступают в заявке от Клиента как "срочные" на самом деле таковыми не являются? Тут с одной стороны требуется участие руководителя уже на этапе начала обработки заявки, чтобы определить ее реальный приоритет, но с другой стороны это приведет к постоянному раздергиванию руководителя. - Работы НЕплановые и не срочные накапливаются в течение дня и вечером добавляются сотрудником в план с указанием на графике срока выполнения.
Таким образом, мы имеем очень приблизительный план работ на месяц, несколько уточненный план работ на неделю и детальный план по сотруднику исключительно на завтрашний день. Также я вижу необходимость в ежедневном контроле плана руководителем с целью корректировки приоритетности.
Наиболее насущными являются вопросы:
- Что делать в краткосрочной перспективе, если внеплановых работ резко больше, чем на них отведено время при составлении плана работ на месяц? Сейчас у нас эти работы часто "разрастаются" и занимают весь рабочий день так, что не остаются времени на выполнение плановых и привязанных ко времени работ.
- Каким образом должен быть организован рабочий лист за день (а он, видимо, таки нужен) так чтобы его было удобно заполнять и обрабатывать?
С уважением,Катерина
СОГЛАСЕН С ОБРАБОТКОЙ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ