Уважаемая Юлия!
Могу поделиться собственным опытом. Если Вы на сегодняшний день знаете, какие задачи и каким образом могут быть решены с помощью Вашего программного обеспечения, то для подготовки презентации одной недели достаточно. Под "знаете" я подразумеваю "можете детально рассказать по шагам с описанием нюансов и типовых трудностей, причем на языке Клиентов".
Что трудно успеть сделать за одну неделю:
1) Собрать участников. Мы поступаем следующим образом: за три недели рассылаем адресные приглашения на такие презентации и помещаем информацию на сайте. Затем за неделю до мероприятия делаем повторную рассылку со схемой проезда и уточненной программой. В перерыве между рассылками делается уточняющий звонок "получили / не получили приглашение".
2) Подготовить раздаточные материалы, если будете готовить в типографии. Если будете делать сами, то можно успеть за неделю.
3) Иногда бывает трудно договориться с помещением.
В целом хорошо, если мероприятие готовится за месяц.