Уважаемая Ольга!
1. Важно, чтобы Вы сами понимали и могли объяснить потенциальным слушателям, зачем им нужно посетить Ваш семинар. Это не должна быть прямая презентация Вашей фирмы или продукции. Вы должны обещать слушателям (и выполнить это!), что на семинаре они получат новые знания, которые помогут им в решении таких-то проблем, что Вы готовы на семинаре отвечать на конкретные вопросы и решать практические проблемы слушателей, давать рекомендации и т.п. Пообещать хорошие (полезные для слушателей!) раздаточные материалы.
Возможно дополнительно - обещание скидок и подарков для тех слушателей семинара, которые потом станут Вашими клиентами.
2. Обязательно надо проследить, чтобы Ваш семинар упоминался в материалах о выставке, рассылаемых организаторами, и на сайте организаторов выставки.
3. Целиком полагаться на организаторов точно нельзя, Ваш семинар - это в первую очередь Ваша, а не их проблема. Бесплатные варианты распространения информации: информация на Вашем сайте, факсовые и электронные рассылки (только не спам!). Можете создать базы данных потенциальных слушателей семинара сами - трудоемко, но бесплатно (тем более, что Вам виднее, кто Ваши потенциальные клиенты).
4. Попытайтесь дать анонсы семинара через СМИ, которые освещают работу данной выставки (узнайте у организаторов). Договориться со СМИ трудно, но чем более интересной будет тема Вашего семинара, тем больше у Вас шансов. Рекламу СМИ бесплатно точно размещать не будут, а вот интересную новость - возможно.
5. Можно попытаться объединиться в проведении семинара с фирмами, близкими Вам по профилю, оптимально - с теми, которые входят в Вашу технологическую цепочку (например, типография - поставщики бумаги и красок - фирмы, занимающиеся директ-мэйл). Тогда можно затраты разложить на несколько фирм, и у каждой есть своя база данных клиентов. Важно, чтобы Ваши партнеры по семинару обладали известными именами (или хотя бы не были слабее Вас).
6. На мой взгляд, близкое к реальности соотношение слушателей: 30% - участники выставки, 30% - люди пришли на выставку, заодно послушали Ваш семинар, 30% - люди пришли на Ваш семинар, заодно посетили выставку (получается не всегда!). Организаторы выставки полагают, что они тратят силы, чтобы собирать посетителей, а Вы "на халяву" посетителям что-то свое продвигаете. Попробуйте доказать им обратное. Если последняя группа превысит 30% - на следующей выставке организаторы сами позаботятся о том, чтобы о Вашем семинаре знали все!
7. Из этого вытекает, что Вы можете на своем сайте организовать регистрацию потенциальных слушателей семинара, пообещав каждому почтой прислать пригласительный бесплатный билет на выставку (получить их у организаторов в достаточном количестве и во-время трудно, но это того стоит). И сразу будет понятно, кто из слушателей - человек, специально пришедший именно к Вам.
Надеюсь, коллеги меня дополнят.
С уважением, Екатерина
СОГЛАСЕН С ОБРАБОТКОЙ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ