Добрый день! Возник вопрос. У нас в компании работает Юрист. После того как наша компания перешла на KPI, возникла необходимость в описании показателей и оценки его  работы.

Юрист выполняет определенные функции (перечислю пункты без расшифровки):

1. Работа с первичной документацией 

2. Работа с договорами

3. Работа с претензиями

4. Работа с контрольно-надзорными органами

Был сделан замер его работы. Далее были определены основные переменные части, с помощью которых мы должны оценить юриста:

Переменная часть №1 (за выполнение работ в срок и качественно)

Переменная часть № 2 (за работу с договорами)

Переменная часть № 3 ( за работу с претензиями)

Вот тут и возникла проблема: КАК ОЦЕНИТЬ ЕГО РАБОТУ С ПОМОЩЬЮ ДАННЫХ ПЕРЕМЕННЫХ ЧАСТЕЙ? Ведь есть разные договора и разные те самые работы с претензиями. Может придать им разный вес, например, в баллах. 

С уважением Людмила, 

менеджер по персоналу

Уважаемая Людмила!

Поглядите обсуждение "Задача про зарплату юриста", также Какой он ХОРОШИЙ ЮРИСТ? (опрос) и близкие обсуждения, которые появятся на панели слева.

Спасибо,

Спасибо за ответ! Ну данные обсуждения, которые Вы мне посоветовали почитать по юристам, не подходят нам. Наш юрист не выступает в судах. Он делает только то, что я написала:

1. Работа с первичной документацией 

2. Работа с договорами

3. Работа с претензиями (не доводя до суда!)

4. Работа с контрольно-надзорными органами

Единственное, что можно сделать - "справочник работы юриста" (описать ту работу, которая "гуляет" и ту, которая "не гуляет"). А что дальше? 

С уважением, Людмила

Уважаемая Людмила!

Единственное, что можно сделать - "справочник работы юриста" (описать ту работу, которая "гуляет" и ту, которая "не гуляет"). А что дальше? 

Сделайте и приведите здеь фрагмент. А мы продолжим.

Переменная часть №1 (за выполнение работ в срок и качественно)

Переменная часть № 2 (за работу с договорами)

Переменная часть № 3 ( за работу с претензиями)

Поясните, почему Вы "работу с договорами" и "работу с претензиями" выносите в отдельные переменные? Там частые "аварии"? Или по другой причине?

Спасибо,

Отправляю фрагмент таблицы "Справочник работ юриста":

 Из справочника видно, даже ту работу, которая делается ежемесячно, пронормировать невозможно. Никто не знает, сколько в месяц юрист будет оформлять договоров, претензий.  

Как я уже говорила ранее, мы сделали замер; определили на что больше всего тратит времени Юрист и затем расписали Переменные части. Работа с договорами и работа с претензиями - именно на это Юрист тратит больше всего времени, поэтому мы их выделили в разные Переменные. На остальные 2 функции, а именно: работа с первичной документацией и работа с контрольно-надзорными органами - юрист тратит меньше всего времени. Но в любом случае периодически выполняет их. 

Жду ответ!

Добрый вечер, Людмила,

Из справочника видно, даже ту работу, которая делается ежемесячно, пронормировать невозможно. Никто не знает, сколько в месяц юрист будет оформлять договоров, претензий.

Нормирование - это определение времени, затрачиваемого на ту или иную работу / действие / операцию (это НЕ число планируемых работ).

Из справочника, к сожалению, не видно почему работу пронормировать невозможно...

Если Вы делали замеры...на что ... тратит время юрист, то приведите их, пожалуйста.

...мы сделали замер; определили на что больше всего тратит времени Юрист и затем расписали Переменные части...

Введение критериев результативности / переменных частей зависит не от этого, а от того, к чему именно Вы хотите сотрудника простимулировать (какие значения - максимизировать, а какие, наоборот, минимизировать).

К примеру, менеджера продаж, как правило, мотивируют к:

• увеличению контактов с Клиентами,
• (при этом) минимизации нарушений стандартов на работу с Клиентами,
• увеличению активной Клиентской базы (которые делают покупки в отчетном периоде),
• увеличению суммы выручки / отгрузки,
• (при этом) минимизации просроченной дебиторской задолженности
• и т.д.

Что касается Вашего юриста, то, вероятно, Вы хотите простимулировать его НЕ просто к работе с:

• с первичной документацией,
• с договорами,
• с претензиями,
• с контрольно-надзорными органами.

Согласитесь, это избыточно общая формулировка.

Скорее всего, Вы от него требуете:

• выполнять определенный объем работ --> для этого, как правило, вводится R _{по выработке} (когда подсчитывается загрузка сотрудника );
• своевременно подготавливать / вычитывать документы (по графику и согласно стандартам на сроки) --> для этого же можно ввести R _{по срокам и} Баллы _{за нарушение качества работ};
• безошибочно оформлять документы --> для этого также подойдут Баллы _{за нарушение качества работ};
• продолжите, при необходимости.

Примечание: Все эти критерии, кстати, уже реализованы в юристе торговой Компании, который появится в новом отделе "RI-MANAGEMENT" пакета "ANY-TRADE".

Обсуждения, которые Вы мне посоветовали почитать "Задача про зарплату юриста", также Какой он ХОРОШИЙ ЮРИСТ? (опрос), не подходят нам. 

Несмотря на то, что Ваш юрист не выступает в судах, рекомендации, по ранее приведенным ссылкам, будут Вам полезны.

Очень важно иметь правильный вектор развития --> к стандартизации работ и документов (договоров, актов и т.п.), т.е. выделению типовых документов и созданию их "эталонных форм".

С Уважением,

Доброе утро, Ксения!

Спасибо за ответ.

- По поводу нормирования я разобралась, спасибо.

На днях был проведен очередной замер (за 3 дня) и оказалось, что Работа с претензиями уже занимает меньшее время, а на Работусконтрольно-надзорнымиорганами — юрист потратил наоборот больше времени. Получается, что работа по данным пунктам неоднозначна. Отправляю то, что получилось.

1. Работа с первичной документацией (30 мин. + 30 мин. + 30 мин.) = 1ч. 30 мин.

Разборка эл. почты, чтение документов пришедших эл. почтой. Работа по сканированию и регистрации входящих договоров. Работа по сбору документов, компания «N» (учредительные документы: устав, решение назначения директора, ОГРН, ИНН, приказ о назначении на должность, выписка из ЕГРЮЛ).

2. Работа с договорами (1 час + 15 мин. + 30 мин. + 1 час + 30 мин. + 30 мин. + 7 мин. + 30 мин. + 20 мин. + 1ч. 10 мин. + 30 мин. + 20 мин. + 30 мин.) = 7 ч. 20 мин.

Составление договоров (7 шт.). При поступлении договоров, чтение, изучение условий, внесение необходимых коррективов, распечатка и подпись договоров.

3. Работа с претензиями (30 мин. + 40 мин.) = 1ч. 10 мин.

Претензия контрагентам: связь ответственным лицом. Выяснение сути. Формулирование цели на бумаге. Согласование с руководителем. Отправка претензии в Компанию.

Поступление претензии на предприятие: изучение сути. Согласование с руководителем. Формулирование цели на бумаге. Согласование с руководителем. Отправка претензии с комментариями в Компанию.

4. Работа с контрольно-надзорными органами (1ч. 40 мин. + 30 мин. + 30 мин. + 10 мин. + 30 мин. + 4 ч.) = 7 ч. 40 мин.

- По поводу Переменных частей тоже все сало понятно. Что касается того, к чему именно мы хотим простимулировать сотрудника, - это все-таки Работа с договорами, чтобы юрист меньше тратил время на их составление и оформление, а работа была эффективнее. Также Работа с претензиями — это один из волнующих нас моментов.

Ваше описание:

  - выполнять определенный объем работ;

              - своевременно подготавливать / вычитывать документы (по графику и согласно стандартам на сроки) ...

                                                                                 и т.д....

Я думаю, Вы попали в точку. Ну все равно возникает вопрос. Показатели и результативность их выполнения рассчитаны ведь на месяц? Но с претензиями, с контрольно-надзорными органами, например, юрист может работать ни один месяц. И как тогда оценить его работу?

- Что касается создания «эталонных форм», мы обязательно к этому придем. Ну позже. Сейчас нам бы разобраться с этими показателями. Просто дело в том, что Юрист совмещает еще должность Руководителя отдела текущего обслуживания. Поэтому и возник вопрос как оценить всю работу данного сотрудника.

С уважением, Людмила

Добрый день, Людмила,

Давайте, начнем с Вами с анализа функций, выполняемых юристом, и их нормирования.

Когда разберемся с этим, перейдем к следующим критериям (по списку).

Описывать функциональные обязанности важно максимально конкретно / зримо представимо (вплоть до физических действий) – см. список запрещенных лозунговых слов.

Чтобы облегчить этот процесс мы используем специальную табличную форму (см. первые 4 колонки). Далее следует разнести работы по разным уровням квалификации (низкий, средний, высокий) и принять решение об их перераспределении на иных сотрудников (которые "стоят" дешевле) (см. последние 2 колонки). После этого – для нормирования – важно задать единицы измерения работ и (при необходимости) подробить функции по типажам (как правило, это уровни сложности) (см. колонки 5 и 3).

Важно: При корректном нормировании (вернее, ещё на предэтапе к нему) миновать унификацию работ/документов и оптимизацию бизнес-процессов (переструктурирование, перераспределение (на других сотрудников), перегруппировка (в рамках одного сотрудника), улучшение организации работ и т.д.) НЕ получится. Одно вытекает из другого.

Именно оптимизация действительно дает возможность (продолжительность) работы сократить.

Нормирование, если его понимать, как "фотографию рабочего дня", лишь фиксирует факт – длительность выполняемой работы. Конечно, если раньше (до выполнения "фотографии рабочего дня") буквально каждая работа "раздувалась" (растягивалась сотрудником, ссылающимся на вечную занятость), то после этого появляется некий "эталон" (если это можно так назвать) для сравнения.

К примеру, у Руководителя начинают возникать вопросы следующего рода: "Почему вчера ты потратил на вычитку договора 1 час, а сегодня – на такой же – 2?" или "В чем сложность составить эту претензию? Почему это заняло у тебя 1,5 часа? Она же, вроде бы, типовая….". И это уже хорошо.

Чтобы не делать лишних шагов на пути к корректному нормированию, лучше к нему двигаться по прямой :)

Приведем в качестве примера перечень типов наших:

а) шаблонов договоров:

• Тип 1. Договор на консалтинг_разраб. стр-ры_до 29 должн. (включительно)
• Тип 2. Договор на консалтинг_разраб. стр-ры_от 30 должн.
• Тип 3. Договор на консалтинг_присутствие в днях
• Тип 4. Договор на проведение оч. мероприятий_для корпоративных групп
• Тип N. Договор на проведение оч. мероприятий_для сборных групп
• и т.д.

б) договоров публичной оферты (по сути шаблонов, которые и подписывать с каждым Клиентом не требуется)

• Авторский договор публичной оферты (на передачу прав на разработанный нашей Компанией методический материал)
• Договор публичной оферты возмездного оказания консультационных услуг № 1 (на очное сборное обучение)
• Договор публичной оферты возмездного оказания консультационных услуг № 2 (на Skype-консультацию)
• и т.д.

С Уважением,

Продолжим...

Примечание: "читать эту таблицу" (по первым 4 колонкам) следует цельными строками (вне зависимости от колонок).

Спасибо за ответ, Ксения!

- Расшифровываю работу с контрольно-надзорными органами:

- По поводу уровней квалификации сотрудников, я думала об этом. Будем брать человека, который будет выполнять низкоквалифицированную работу.

Сейчас поставила задачу юристу - фиксировать время выполнения каждого типа Договора (типы: трудовой договор; договор по поставке; договор строительства; договор субподряда; договор аренды). Посмотрим, что выйдет. Далее, я так поняла, надо занести данные в приведенную Вами таблицу?

- Что касается п. Работа с претензиями. Юрист сталкивается с данными типами претензий: финансовыми (тип1, 2) и технические (тип 3). У каждой претензии есть структура или шаблон, как было указано в таблице.

Работа по таблице идет полным ходом)

С уважением, Людмила

Добрый день, Людмила,

Попросите юриста детализировать (см. таблички в последней колонке).

Далее, я так поняла, надо занести данные в приведенную Вами таблицу?

Да, совершено верно.

С Уважением,

Добрый день, Ксения!

Наконец-то завершила заполнение таблиц: «функция-норма» и детализация п. Работа с контрольно-надзорными органами. Мне надо отправлять Вам для просмотра? Какие дальнейшие мои действия?

С уважением, Людмила

Добрый вечер, Людмила,

Наконец-то завершила заполнение таблиц: «функция-норма» и детализация п. Работа с контрольно-надзорными органами. Мне надо отправлять Вам для просмотра? 

Да, конечно, выкладывайте.

С Уважением,

Доброе утро, Ксения.

Таблицы отправила Вам на электронку. Тема: таблицы от Заикиной Людмилы.

P.S.: Ксения, я не уточнила в письме. В таблице "функция-норма" не указан замер по Нестандартным претензиям. Т.к. за тот период, когда был проведен замер, с такими претензиями юрист не сталкивался. Но в любом случае такое бывает.

С уважением Людмила