Добрый день! Возник вопрос. У нас в компании работает Юрист. После того как наша компания перешла на KPI, возникла необходимость в описании показателей и оценки его работы.
Юрист выполняет определенные функции (перечислю пункты без расшифровки):
1. Работа с первичной документацией
2. Работа с договорами
3. Работа с претензиями
4. Работа с контрольно-надзорными органами
Был сделан замер его работы. Далее были определены основные переменные части, с помощью которых мы должны оценить юриста:
Переменная часть №1 (за выполнение работ в срок и качественно)
Переменная часть № 2 (за работу с договорами)
Переменная часть № 3 ( за работу с претензиями)
Вот тут и возникла проблема: КАК ОЦЕНИТЬ ЕГО РАБОТУ С ПОМОЩЬЮ ДАННЫХ ПЕРЕМЕННЫХ ЧАСТЕЙ? Ведь есть разные договора и разные те самые работы с претензиями. Может придать им разный вес, например, в баллах.
С уважением Людмила,
менеджер по персоналу
Уважаемая Людмила!
Поглядите обсуждение "Задача про зарплату юриста", также Какой он ХОРОШИЙ ЮРИСТ? (опрос) и близкие обсуждения, которые появятся на панели слева.
Спасибо,
Спасибо за ответ! Ну данные обсуждения, которые Вы мне посоветовали почитать по юристам, не подходят нам. Наш юрист не выступает в судах. Он делает только то, что я написала:
1. Работа с первичной документацией
2. Работа с договорами
3. Работа с претензиями (не доводя до суда!)
4. Работа с контрольно-надзорными органами
Единственное, что можно сделать - "справочник работы юриста" (описать ту работу, которая "гуляет" и ту, которая "не гуляет"). А что дальше?
С уважением, Людмила
Уважаемая Людмила!
Единственное, что можно сделать - "справочник работы юриста" (описать ту работу, которая "гуляет" и ту, которая "не гуляет"). А что дальше?
Сделайте и приведите здеь фрагмент. А мы продолжим.
Переменная часть №1 (за выполнение работ в срок и качественно)
Переменная часть № 2 (за работу с договорами)
Переменная часть № 3 ( за работу с претензиями)
Поясните, почему Вы "работу с договорами" и "работу с претензиями" выносите в отдельные переменные? Там частые "аварии"? Или по другой причине?
Спасибо,
Отправляю фрагмент таблицы "Справочник работ юриста":
Работа |
Частота выполнения | |
1. Работа с первичной документацией | - Ведение оформления документации
| ежемесячно |
2. Работа с договорами |
| ежемесячно |
3. Работа с претензиями |
| ежемесячно |
4. Работа с контрольно-надзорными органами |
| не ежемесячно |
Из справочника видно, даже ту работу, которая делается ежемесячно, пронормировать невозможно. Никто не знает, сколько в месяц юрист будет оформлять договоров, претензий.
Как я уже говорила ранее, мы сделали замер; определили на что больше всего тратит времени Юрист и затем расписали Переменные части. Работа с договорами и работа с претензиями - именно на это Юрист тратит больше всего времени, поэтому мы их выделили в разные Переменные. На остальные 2 функции, а именно: работа с первичной документацией и работа с контрольно-надзорными органами - юрист тратит меньше всего времени. Но в любом случае периодически выполняет их.
Жду ответ!
Добрый вечер, Людмила,
Из справочника видно, даже ту работу, которая делается ежемесячно, пронормировать невозможно. Никто не знает, сколько в месяц юрист будет оформлять договоров, претензий.
Нормирование - это определение времени, затрачиваемого на ту или иную работу / действие / операцию (это НЕ число планируемых работ).
Из справочника, к сожалению, не видно почему работу пронормировать невозможно...
Если Вы делали замеры...на что ... тратит время юрист, то приведите их, пожалуйста.
...мы сделали замер; определили на что больше всего тратит времени Юрист и затем расписали Переменные части...
Введение критериев результативности / переменных частей зависит не от этого, а от того, к чему именно Вы хотите сотрудника простимулировать (какие значения - максимизировать, а какие, наоборот, минимизировать).
К примеру, менеджера продаж, как правило, мотивируют к:
- увеличению контактов с Клиентами,
- (при этом) минимизации нарушений стандартов на работу с Клиентами,
- увеличению активной Клиентской базы (которые делают покупки в отчетном периоде),
- увеличению суммы выручки / отгрузки,
- (при этом) минимизации просроченной дебиторской задолженности
- и т.д.
Что касается Вашего юриста, то, вероятно, Вы хотите простимулировать его НЕ просто к работе с:
- с первичной документацией,
- с договорами,
- с претензиями,
- с контрольно-надзорными органами.
Согласитесь, это избыточно общая формулировка.
Скорее всего, Вы от него требуете:
- выполнять определенный объем работ --> для этого, как правило, вводится R по выработке (когда подсчитывается загрузка сотрудника );
- своевременно подготавливать / вычитывать документы (по графику и согласно стандартам на сроки) --> для этого же можно ввести R по срокам и Баллы за нарушение качества работ;
- безошибочно оформлять документы --> для этого также подойдут Баллы за нарушение качества работ;
- продолжите, при необходимости.
Примечание: Все эти критерии, кстати, уже реализованы в юристе торговой Компании, который появится в новом отделе "RI-MANAGEMENT" пакета "ANY-TRADE".
Обсуждения, которые Вы мне посоветовали почитать "Задача про зарплату юриста", также Какой он ХОРОШИЙ ЮРИСТ? (опрос), не подходят нам.
Несмотря на то, что Ваш юрист не выступает в судах, рекомендации, по ранее приведенным ссылкам, будут Вам полезны.
Очень важно иметь правильный вектор развития --> к стандартизации работ и документов (договоров, актов и т.п.), т.е. выделению типовых документов и созданию их "эталонных форм".
С Уважением,
Доброе утро, Ксения!
Спасибо за ответ.
- По поводу нормирования я разобралась, спасибо.
На днях был проведен очередной замер (за 3 дня) и оказалось, что Работа с претензиями уже занимает меньшее время, а на Работусконтрольно-надзорнымиорганами — юрист потратил наоборот больше времени. Получается, что работа по данным пунктам неоднозначна. Отправляю то, что получилось.
1. Работа с первичной документацией (30 мин. + 30 мин. + 30 мин.) = 1ч. 30 мин.
Разборка эл. почты, чтение документов пришедших эл. почтой. Работа по сканированию и регистрации входящих договоров. Работа по сбору документов, компания «N» (учредительные документы: устав, решение назначения директора, ОГРН, ИНН, приказ о назначении на должность, выписка из ЕГРЮЛ).
2. Работа с договорами (1 час + 15 мин. + 30 мин. + 1 час + 30 мин. + 30 мин. + 7 мин. + 30 мин. + 20 мин. + 1ч. 10 мин. + 30 мин. + 20 мин. + 30 мин.) = 7 ч. 20 мин.
Составление договоров (7 шт.). При поступлении договоров, чтение, изучение условий, внесение необходимых коррективов, распечатка и подпись договоров.
3. Работа с претензиями (30 мин. + 40 мин.) = 1ч. 10 мин.
Претензия контрагентам: связь ответственным лицом. Выяснение сути. Формулирование цели на бумаге. Согласование с руководителем. Отправка претензии в Компанию.
Поступление претензии на предприятие: изучение сути. Согласование с руководителем. Формулирование цели на бумаге. Согласование с руководителем. Отправка претензии с комментариями в Компанию.
4. Работа с контрольно-надзорными органами (1ч. 40 мин. + 30 мин. + 30 мин. + 10 мин. + 30 мин. + 4 ч.) = 7 ч. 40 мин.
- По поводу Переменных частей тоже все сало понятно. Что касается того, к чему именно мы хотим простимулировать сотрудника, - это все-таки Работа с договорами, чтобы юрист меньше тратил время на их составление и оформление, а работа была эффективнее. Также Работа с претензиями — это один из волнующих нас моментов.
Ваше описание:
- выполнять определенный объем работ;
- своевременно подготавливать / вычитывать документы (по графику и согласно стандартам на сроки) ...
и т.д....
Я думаю, Вы попали в точку. Ну все равно возникает вопрос. Показатели и результативность их выполнения рассчитаны ведь на месяц? Но с претензиями, с контрольно-надзорными органами, например, юрист может работать ни один месяц. И как тогда оценить его работу?
- Что касается создания «эталонных форм», мы обязательно к этому придем. Ну позже. Сейчас нам бы разобраться с этими показателями. Просто дело в том, что Юрист совмещает еще должность Руководителя отдела текущего обслуживания. Поэтому и возник вопрос как оценить всю работу данного сотрудника.
С уважением, Людмила
Добрый день, Людмила,
Давайте, начнем с Вами с анализа функций, выполняемых юристом, и их нормирования.
Когда разберемся с этим, перейдем к следующим критериям (по списку).
Описывать функциональные обязанности важно максимально конкретно / зримо представимо (вплоть до физических действий) – см. список запрещенных лозунговых слов.
Чтобы облегчить этот процесс мы используем специальную табличную форму (см. первые 4 колонки). Далее следует разнести работы по разным уровням квалификации (низкий, средний, высокий) и принять решение об их перераспределении на иных сотрудников (которые "стоят" дешевле) (см. последние 2 колонки). После этого – для нормирования – важно задать единицы измерения работ и (при необходимости) подробить функции по типажам (как правило, это уровни сложности) (см. колонки 5 и 3).
Важно: При корректном нормировании (вернее, ещё на предэтапе к нему) миновать унификацию работ/документов и оптимизацию бизнес-процессов (переструктурирование, перераспределение (на других сотрудников), перегруппировка (в рамках одного сотрудника), улучшение организации работ и т.д.) НЕ получится. Одно вытекает из другого.
Именно оптимизация действительно дает возможность (продолжительность) работы сократить.
Нормирование, если его понимать, как "фотографию рабочего дня", лишь фиксирует факт – длительность выполняемой работы. Конечно, если раньше (до выполнения "фотографии рабочего дня") буквально каждая работа "раздувалась" (растягивалась сотрудником, ссылающимся на вечную занятость), то после этого появляется некий "эталон" (если это можно так назвать) для сравнения.
К примеру, у Руководителя начинают возникать вопросы следующего рода: "Почему вчера ты потратил на вычитку договора 1 час, а сегодня – на такой же – 2?" или "В чем сложность составить эту претензию? Почему это заняло у тебя 1,5 часа? Она же, вроде бы, типовая….". И это уже хорошо.
Чтобы не делать лишних шагов на пути к корректному нормированию, лучше к нему двигаться по прямой :)
Приведем в качестве примера перечень типов наших:
а) шаблонов договоров:
- Тип 1. Договор на консалтинг_разраб. стр-ры_до 29 должн. (включительно)
- Тип 2. Договор на консалтинг_разраб. стр-ры_от 30 должн.
- Тип 3. Договор на консалтинг_присутствие в днях
- Тип 4. Договор на проведение оч. мероприятий_для корпоративных групп
- Тип N. Договор на проведение оч. мероприятий_для сборных групп
- и т.д.
б) договоров публичной оферты (по сути шаблонов, которые и подписывать с каждым Клиентом не требуется)
- Авторский договор публичной оферты (на передачу прав на разработанный нашей Компанией методический материал)
- Договор публичной оферты возмездного оказания консультационных услуг № 1 (на очное сборное обучение)
- Договор публичной оферты возмездного оказания консультационных услуг № 2 (на Skype-консультацию)
- и т.д.
С Уважением,
Продолжим...
Примечание: "читать эту таблицу" (по первым 4 колонкам) следует цельными строками (вне зависимости от колонок).
| Функции / работы / действия | Объекты (контрагенты, документы и т.п.), с которыми совершаются действия | Что является единицей работы? | Норма времени на выполнение ед. работы в мин. | Комментарии к нормированию | Квали фикация | Перераспределение функций | ||
| Вид [отчет, форма, программа и т.п.] | Наименование = Описание сути, внешнего признака | Откуда (получение) / Куда (передача) | ||||||
| Работа с первичной документацией | ||||||||
| Ознакомление (разборка, чтение) | с входящими документами | пришедшими по эл. почте | ежедневное ознакомление | 10,00 | Чтобы не отслеживать каждый док-т / эл.письмо можно оперировать более общей категорией - ежедневным ознакомлением | средняя | - | |
| Получение | входящего документа (договора) | от Контрагента | документ | 0,00 | низкая | секретарь | ||
| Сканирование | документ [из типовой (ежедневной) пачки] | 0,25 | Нормировать работу следует "на потоке аналогичных работ" | н | ||||
| Регистрация | в Журнале "…" (укажите название) | документ [из типовой (ежедневной) пачки] | 0,30 | н | ||||
| Запрос | пакета учредительных документов | устав, решение назначения директора, ОГРН, ИНН, приказ о назначении на должность, выписка из ЕГРЮЛ | от Контрагента | пакет документ | 1,50 | С помощью типового письма-запроса | н | секретарь / менеджер продаж |
| Получение | пакет документ | 0,00 | н | |||||
| Работа с договорами | ||||||||
| Разработка шаблонов (эталонных форм) договоров | ||||||||
| Разработка | шаблона договора | типа 1 (несложного) | шаблон договора | требует нормы | высокая | - | ||
| типа 2 (средней сложности) | шаблон договора | требует нормы | в | - | ||||
| типа N (сложного) | шаблон договора | требует нормы | в | - | ||||
| Заполнение шаблонов договоров | ||||||||
| Заполнение | шаблона договора | типа 1 (несложного) | шаблон договора | требует нормы | н | секретарь | ||
| типа 2 (средней сложности) | шаблон договора | требует нормы | н / ср | секретарь / сотрудник профильного отдела (менеджер продаж / закупки и т.д.) | ||||
| типа N (сложного) | шаблон договора | требует нормы | ср | |||||
| Вычитка, корректировка входящих договоров | ||||||||
| Получение | входящего договора | от Контрагента | договор | 0,00 | н | - | ||
| Ознакомление (чтение, изучение условий) | типа 1 (короткого - до N страниц) | договор | требует нормы | ср | - | |||
| типа N (длинного - более N страниц) | договор | требует нормы | ср / в | - | ||||
| Корректировка | типа 1 (несложная) | договор | требует нормы | ср | - | |||
| типа 2 (средней сложности) | договор | требует нормы | ср / в | - | ||||
| типа N (сложная) | договор | требует нормы | в | - | ||||
| Распечатка | договора | договор | 0,25 | н | - | |||
| Подпись | кем ? | договор ИЛИ типовая (ежедневная) пачка договоров (нескл. Контрагентов) | требует нормы | Норма зависит от того сам специалист подписывает или передает руководителю. При этом нормировать работу следует "на потоке аналогичных работ" (если это возможно / целесообразно) | н | - | ||
| Работа с претензиями | ||||||||
| Разработка шаблонов претензий - к Контрагентам | ||||||||
| Разработка | шаблона претензии - к Контрагентам | типа 1 (несложного) | шаблон претензии | требует нормы | в | - | ||
| типа 2 (средней сложности) | шаблон претензии | требует нормы | в | - | ||||
| типа N (сложного) | шаблон претензии | требует нормы | в | - | ||||
| Заполнение шаблонов претензий - к Контрагентам | ||||||||
| Заполнение | шаблона претензии - к Контрагентам | типа 1 (несложного) | шаблон претензии | требует нормы | н | секретарь | ||
| типа 2 (средней сложности) | шаблон претензии | требует нормы | н / ср | секретарь / сотрудник профильного отдела (менеджер продаж / закупки и т.д.) | ||||
| типа N (сложного) | шаблон претензии | требует нормы | ср | |||||
| Работа с Нестандартными (исходящими) претензиями - к контрагентам | ||||||||
| Получение, согласование | информации | по НЕстандартной претензии к Контрагентам | от/с Руководителей/ями профильных отделов (продаж / закупки и т.д.) | согласование по Контрагенту ИЛИ типовое (к примеру, еженедельное) согласование по списку Контрагентов | 10,00 | В качестве примера приведены огрубленные нормы. Если в рамках месяца таких работ много (десятки), то норму следует замерить/уточнить. Если это возможно / целесообразно, то это лучше делать "на потоке аналогичных работ" | ср / в | - |
| 20,00 | ср / в | - | ||||||
| Переговоры | с ответственным лицом Контрагента для предъявления претензии, вышедшей за рамки компетенции Руководителей профильных отделов (продаж/закупки и т.д.) | типа 1 (непродолжительные) | по телефону | разговор по телефону с Контрагентом (вне зависимости от числа звонков 1 Контрагенту) | 10,00 | В качестве примера приведены огрубленные нормы. Если в рамках месяца таких работ много (десятки), то норму следует замерить/уточнить "на потоке аналогичных работ" | ср / в | - |
| типа N (продолжительные) | 20,00 | в | - | |||||
| Продумывание | цели претензии | типа 1 (несложный случай) | требует нормы | ср | - | |||
| типа 2 (средней сложности) | требует нормы | ср / в | - | |||||
| типа N (сложный случай) | требует нормы | в | - | |||||
| Прописывание (формулирование на бумаге) | типа 1 (несложный случай) | требует нормы | ср | - | ||||
| типа 2 (средней сложности) | требует нормы | ср / в | - | |||||
| типа N (сложный случай) | требует нормы | в | - | |||||
| Согласование | типа 1 (непродолжительное) | с Руководителем | согласование по Контрагенту ИЛИ типовое (еженедельное) согласование по списку Контрагентов | 10,00 | В качестве примера приведены огрубленные нормы. Если в рамках месяца таких работ много (десятки), то норму следует замерить/уточнить. Если это возможно / целесообразно, то это лучше делать "на потоке аналогичных работ" | ср / в | - | |
| типа N (продолжительное) | 20,00 | ср / в | - | |||||
| Отправка | претензии | Контрагенту по факсу / (эл.) почте | 1,50 | н | - | |||
| Работа с (входящими) претензиями - на предприятие | ||||||||
| Получение | претензии | на предприятие | от Контрагента | 0,00 | н | - | ||
| Изучение сути | типа 1 (несложный случай) | требует нормы | ср | - | ||||
| типа 2 (средней сложности) | требует нормы | ср / в | - | |||||
| типа N (сложный случай) | требует нормы | в | - | |||||
| Переговоры | с ответственным лицом Контрагента для выяснения сути претензии | типа 1 (непродолжительные) | по телефону | разговор по телефону с Контрагентом (вне зависимости от числа звонков 1 Контрагенту) | 10,00 | аналогично - см. выше | ср / в | - |
| типа N (продолжительные) | 20,00 | в | - | |||||
| Согласование | сути претензии и контраргументов | типа 1 (непродолжительное) | с Руководителем | согласование по Контрагенту ИЛИ типовое (еженедельное) согласование по списку Контрагентов | 10,00 | аналогично - см. выше | ср / в | - |
| типа N (продолжительное) | 20,00 | ср / в | - | |||||
| Прописывание (формулирование на бумаге) | ответа на претензию | типа 1 (несложный случай) | требует нормы | н | - | |||
| типа 2 (средней сложности) | требует нормы | ср | - | |||||
| типа N (сложный случай) | требует нормы | ср / в | - | |||||
| Согласование (повторное) | типа 1 (непродолжительное) | с Руководителем | согласование по Контрагенту ИЛИ типовое (еженедельное) согласование по списку Контрагентов | 10,00 | аналогично - см. выше | ср / в | - | |
| типа N (продолжительное) | 20,00 | ср / в | - | |||||
| Отправка | Контрагенту по факсу / (эл.) почте | 1,50 | н | - | ||||
| Работа с контрольно-надзорными органами | ||||||||
| Расшифруйте, пожалуйста,…. | ||||||||
Спасибо за ответ, Ксения!
- Расшифровываю работу с контрольно-надзорными органами:
| Функция | Вид | Суть |
Участие в проверках | проводимых на предприятии государственными контрольно-надзорными органами | с целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий проверяющими |
Представительство | в государственных надзорных органах, | уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (выявленных на предприятии) |
Снабжение | подразделений предприятия, отдельных работников | нормативно -правовыми актами, необходимыми для осуществления ими своих функций и обязанностей. |
- По поводу уровней квалификации сотрудников, я думала об этом. Будем брать человека, который будет выполнять низкоквалифицированную работу.
Сейчас поставила задачу юристу - фиксировать время выполнения каждого типа Договора (типы: трудовой договор; договор по поставке; договор строительства; договор субподряда; договор аренды). Посмотрим, что выйдет. Далее, я так поняла, надо занести данные в приведенную Вами таблицу?
- Что касается п. Работа с претензиями. Юрист сталкивается с данными типами претензий: финансовыми (тип1, 2) и технические (тип 3). У каждой претензии есть структура или шаблон, как было указано в таблице.
Работа по таблице идет полным ходом)
С уважением, Людмила
Добрый день, Людмила,
Попросите юриста детализировать (см. таблички в последней колонке).
| Функция | Вид | Суть | Случаи за последний год | ||||||||||||||||||||||||||||||
Участие в проверках | проводимых на предприятии государственными контрольно-надзорными органами | целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий проверяющими |
| ||||||||||||||||||||||||||||||
Представительство | в государственных надзорных органах, | уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (выявленных на предприятии) |
| ||||||||||||||||||||||||||||||
Снабжение | подразделений предприятия, отдельных работников | нормативно-правовыми актами, необходимыми для осуществления ими своих функций и обязанностей |
|
Далее, я так поняла, надо занести данные в приведенную Вами таблицу?
Да, совершено верно.
С Уважением,
Добрый день, Ксения!
Наконец-то завершила заполнение таблиц: «функция-норма» и детализация п. Работа с контрольно-надзорными органами. Мне надо отправлять Вам для просмотра? Какие дальнейшие мои действия?
С уважением, Людмила
Добрый вечер, Людмила,
Наконец-то завершила заполнение таблиц: «функция-норма» и детализация п. Работа с контрольно-надзорными органами. Мне надо отправлять Вам для просмотра?
Да, конечно, выкладывайте.
С Уважением,
Доброе утро, Ксения.
Таблицы отправила Вам на электронку. Тема: таблицы от Заикиной Людмилы.
P.S.: Ксения, я не уточнила в письме. В таблице "функция-норма" не указан замер по Нестандартным претензиям. Т.к. за тот период, когда был проведен замер, с такими претензиями юрист не сталкивался. Но в любом случае такое бывает.
С уважением Людмила