Наталья!
По опыту людей, привлекавших спонсоров на проводимые некоммерческими или муниципальными организациями мероприятия, привлечь помощь "натурой" - товарами, услугами, помощниками, прокатом оборудования - в разы проще, чем выпросить деньги на оплату того же самого. Решиться сделать доброе дело руководителям легче, чем решить поделиться прибылью.
Составьте подробный список того, что потребуется для достойной организации мероприятия. В этом списке могут оказаться, например
- афиши
- публикации анонса ярмарки
- фоторепортаж с ярмарки
- публикации после ярмарки
- билеты на ярмарку
- пригласительные билеты для вип-гостей и для родственников участников
- столы, стулья
- витрины
- стенды
- шарики для украшения входа в зал
- баннеры на набережной
- перекусы/напитки для участников ярмарки
- благодарственные письма спонсорам
- дипломы участникам ярмарки
- транспортные услуги (грузовые и такси)
- услуги охраны
- услуги волонтеров - принести-подать-подержать-развесить-убрать-покараулить
- оплата телефонных разговоров организаторов
- страхование изделий или страхование от несчастных случаев участников ярмарки
- медсестра/фельдшер/врач (вдруг кому-то поплохеет в жаркий день в помещении)
и т.п.
После этого "сгруппируйте" полученный список по направлениям : "в кучку" всё, что касается полиграфии, в другую - то, что касается торгового и выставочного оборудования, в третью - еда, в четвертую - транспорт, в пятую - то, что можно выпросить у бюджетных учреждений (столы и стулья - у школы, фельдшер - у больницы и т.п., волонтеры - у подросткового клуба или у какого-нибудь кружка местного Центра развития детского и юношеского творчества), в шестую - то, с чем могут помочь СМИ, в седьмую - что могут сделать рекламщики.
После этого напишите адресные (для каждой группы) предложения с ассортиментом возможных видов помощи: "Мы проводим вот такое мероприятие. О нем узнают столько-то горожан и гостей города, на нем побывают столько-то посетителей. Мы предлагаем Вам стать партнером нашей ярмарки. Ваша помощь может заключаться в предоставлении того, сего, пятого, десятого. Мы за это обещаем Вам предоставить такие-то рекламные возможности". Ниже - пример из смежной отрасли (фрагмент письма фирме, продающей электроинструменты, с предложением помочь в организации фестиваля деревянной скульптуры)
Просим Вас рассмотреть возможность выступить как соорганизатор или как спонсор фестиваля. Вы можете:
- предоставить в краткосрочную аренду (с 19 по 29 мая) иногородним участникам электро- или бензопилы, углошлифовальные машины, точила, электрические удлинители;
- внести в фонд фестиваля расходники - запасные пильные цепи к пилам, предоставляемым в аренду, круги лепестковых обдирочных 125 мм, ремнаборы к пильным цепям;
- учредить спецприз и вручить его от имени Вашей компании за особо впечатлившую Ваших представителей работу.
Мы готовы рассмотреть и иные варианты Вашего участия в проведении фестиваля.
Успешного Вам проведения ярмарки!
Когда напишете первый вариант обращения к спонсорам - выложите здесь. Коллеги, имеющие богатый опыт составления коммерческих предложений, посоветуют, что в тексте можно улучшить.
С уважением,
Анна Каправчук
СОГЛАСЕН С ОБРАБОТКОЙ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ