Оживить конференцию

Уважаемые коллеги!

Есть такая задача:

Организатор конференции регулярно проводит тематические мероприятия. Их посещают руководители  крупных корпораций, средних и малых  предприятий. 

Но любая конференция предназначена не только для того, чтобы прослушать докладчиков, но и для общения между её участниками. Однако общения не происходит.

Причины разные. Например, ходить и заглядывать на бейджики как-то не солидно. Посетители все люди солидные (генеральные директора, финансовые директора корпораций и т.д.). Самим подходить и знакомиться генеральным директорам статус не позволяет.

Вопрос: как сделать так, чтобы на таких мерпоприятиях (конференциях) такие люди знакомились между собой и между ними происходило "живое" общение?
 

Спасибо,

Уважаемый Борис Александрович!

Например, ходить и заглядывать на бейджики как-то не солидно.

А для чего же тогда бэджики?

Другое дело, если бэджик "не виден". Но и в этом случае ничего не мешает подойти и познакомиться (разумеется, представившись первым).  

Посетители все люди солидные (генеральные директора, финансовые директора корпораций и т.д.). Самим подходить и знакомиться генеральным директорам статус не позволяет.

Это они так сказали? То есть ген. директор не подойдет к другому ген. директору, потому что ему "статус не позволяет"? Но ведь они в данном случае одного статуса.

Может быть, это у Гостя конференции (т.е. НЕ-ген. директора) возникает задача подойти познакомиться с ген. директором? Пожалуйста, укажите.

Если речь именно о директорах-Участниках конференции:

Статусный человек, по наблюдениям, всегда находит тему для разговора. Плюс в кругу равных себе в большинстве случаев старается не оставаться незамеченным (т.е. вступает в разговор или предлагает новую тему, высказывает свое мнение, может рассказать выигрышную историю/случай/факт и т.д.).

То есть эта проблема представляется несколько надуманной.

Другое дело, что и уважаемые Организаторы конференции могут сделать некоторые полезные "вбрасывания" и "анонсы" среди Участников. 

Как минимум должны быть хорошо читаемые бэджи и настольные таблички во время конференций, круглых столов и семинаров – чтобы еще во время заседания Участники успели изучить и минимально запомнить, кто есть кто. Та же задача – у Ведущего мероприятия, чтобы по ходу дела безошибочно обращаться к людям.

Потом, есть процедура знакомства и представления в начале мероприятия (на семинарах она точно есть), когда Участники называют себя (нередко – свою должность), Компанию, сферу деятельности и даже круг интересующих вопросов или существующих проблем (вот Вам одна из тем для разговора во время перерыва).

Далее, в контексте темы мероприятия возможны прямые или риторические (т.е. не требующие ответа) обращения то к одному Участнику (по задачам его отрасли, его бизнеса), то к другому и т.д. Аудитория "включается", возникает "обратная связь", люди начинают общаться - с Ведущим, между собой – с продолжением в перерыв. Хорошая ситуация, когда аудитория от удачного замечания или умной реплики Ведущего на время немного "разрядилась", а затем снова включилась в деловой контекст.

То есть с людьми Ведущему надо начинать общение еще во время докладов и заседаний. Чтобы перерыв был просто временем и местом продолжения ранее начатых тем.

Само собой должны быть общие (на всю аудиторию) организационные "анонсы" типа: "А сейчас перерыв. Вы можете пройти... (туда-то и туда) и продолжить обсуждение... (такой-то темы). Если к началу следующего заседания будут предложены..., мы начнем сразу с них..."  или иное. То есть, чтобы у людей была тема для размышления даже в перерыв и они бы ее между собой обсудили.

И наконец, должны быть не просто качественные доклады, но еще и интересно поданные, хорошо изложенные – чтобы аж заслушаться.

Зримый признак такого доклада или выступления: к хорошему докладчику/преподавателю/ведущему обычно подходят в перерыв задать вопросы – одни спрашивают, другие часто присоединяются послушать, обмениваются между собой мнениями и т.д.  

В общем-то, это вещи известные.

С уважением,

на конференциях обычно присутствует 200 человек помимо ключевых докладчиков. Общение зачастую возможно в перерывах, которые длятся по20-30 минут максимум. И как Петрову отыскать по бейджам (ярким, хорошо читабельным) Иванова. Ему и перерыва не хватит на это.

Организаторы тоже не знают своих участников в лицо.

С докладчиками проблем нет - к ним легко подходят, знакомятся. А вот остальная масса участников бесцельно ходит по холлу попивая кофе...

Здравствуйте, Алевтина!

Вы правы, и формат конференций известен.

Давайте, однако, уточним:

Что Участник успевает за 20-30 минут перерыва? Налить и выпить кофе (иногда для этого приходится подождать своей "очереди"), перекусить и пр. надобности. Иногда – при необходимости – посмотреть какие-нибудь бумаги. То есть общение происходит преимущественно во время кофе. И, в основном, с рядом стоящими людьми.

Ничего не мешает им общаться (см. исходный вопрос). К тому же, во время кофе–брейка принято разговаривать. Люди, в общем-то, и сами ищут тему. И обычно не против, когда ее предлагают другие. Не исключено, что кому-то из Организаторов нужно время от времени подходить к стоящим у кофейных столов, присоединяться, наливать себе кофе и начинать разговор по теме конференции. "Запустили" беседу в одном месте, подошли к другой группе и т.д. (аналогично поступала Анна Шерер в первой главе романа "Война и мир").

И как Петрову отыскать по бейджам (ярким, хорошо читабельным) Иванова.

Скажите, пожалуйста, у кого возникает такая задача? У кого-то из ген. директоров?

До сих пор речь шла о том, что среди Участников (ген. директоров) не происходит "живого" общения. Зачем некто Петрову искать по бэджам Иванова? Пусть общается с теми, кто рядом, а Организаторы помогут (см. выше).

Либо уточните, пожалуйста, Вашу задачу.

С уважением,

Галина, 

спасибо за комментарии.

Конечно же, случайное общение всегда происходит.НО

Проблема состоит в том, что есть список участников на конф-ции, г-н Петров видит в этом списке того самого г-на Иванова, (оба они занимают высокие должности, но это не так здесь важно) с которым он считает ему необходимо завести контакт. А как его найти? Организаторы не дают его контактов и не знают его в лицо.

спасибо

Уважаемая Алевтина!

То есть у Вас другая задача (нежели изложенная здесь)? Хорошо.

Вероятно, имеется в виду ситуация, когда ряд Участников приходит на конференцию в основном ради контакта с интересующими лицами (потенциальными Клиентами, Партнерами и т.д.).

По понятным причинам, такого Участника будет интересовать сразу группа "лиц", а не одно лицо. Иначе какой смысл? Через конференцию (аналогично – через семинар, выставку и пр.) имеет смысл "накрывать" сразу поток/группу потенциальных Клиентов. А единиц можно достать и вне конференции, по другим каналам.  

(Конечно, иногда приходят и ради кого-то одного, крупного и труднодоступного. Но это разовые случаи. Отметим их как подсистемную задачу.)

Итак, если говорить о группе... Если вообще услугу доступа к интересующим лицам на конференции ставить на поток и осознанно предлагать потенциальным Участникам, - то, ЧТО в этом случае Организаторы готовы предпринять?

Например, заранее спланировать рассадку Участников в зале с фиксированными местами и уже проставленными на столах/местах табличками "кто, где и с кем сидит" (как это принято на приличных банкетах и представительных заседаниях). По "карте рассадки" при необходимости всегда можно свериться.

Хотя многие оплачивают участие в последний момент, эта задача вполне решаема. Разве что произойдет ротация нескольких табличек.

Хотя в перерыв люди покидают свои места, они все равно возвращаются (не в этот перерыв поговорить, так в следующий). А еще лучше загодя приметить, кто где.

Соответственно, к Организаторам можно заранее обратиться с запросом-заявкой: "Меня на Вашей конференции будут интересовать такие-то лица (или такие-то отрасли бизнеса). Сориентируйте (например, по карте рассадки) еще до начала заседаний". То есть это Организаторам нужно предложить потенциальным Участникам загодя сделать такие запросы (как "дополнительный сервис" к выступлениям).  

Может быть, на конференции будут предусмотрены какие-то секции, круглые столы, локальные заседания, тоже концентрирующие тех или иных лиц.  

Сами темы могут быть такими "кристаллизаторами". Скажем, сразу после перерыва во второй день намечен доклад по теме "ХХХХХ", на который точно соберутся финансовые директора (или иные должности). Вот Вам и целевой поток. Кого из Участников он интересует? Своевременно упреждаем и максимально облегчаем "навигацию" в зале.

Аналогичным образом печатные издания продают рекламодателям "рубрики" и страницы (концентрирующие тех или иных Читателей), телеканалы продают время и темы телепередач и т.д.

Конференция также становится своего рода "рекламоносителем" и в определенном смысле "продает" Участникам доступ к интересующим лицам. Только их будет интересовать поток "целевых лиц", а не их единицы. К тому же, одна "единица" может в перерыв оказаться занятой разговором с другими. Ничего страшного – можно подойти к другому "целевому" лицу. Еще одна причина "биться" за поток/группу, а не за отдельных лиц.

На самих табличках на местах (изготовленных Организаторами, а НЕ подписанных Участниками) должны быть хорошо (на некотором расстоянии) видны фамилия, компания, сфера деятельности.

Предусмотреть также возможность хождения по периферии(!) зала, когда особо желающий может оглядеть зал и задержаться взглядом на некоторых табличках, имея карту рассадки и планируя, к кому он подойдет в перерыв.

Вернемся к достаточно единичным ситуациям, когда человек принял участие только ради контакта с каким-то конкретным лицом. Что ж, эксклюзив всегда "стоит" дороже. В этом случае людей стоит познакомить. Организатор берет на себя ответственность идентифицировать этого человека (возможно, по предварительной заявке в момент регистрации Участников), отследить его рассадку, подвести к нему и представить заинтересованное в нем лицо, сопроводить это коротким, лестным для обоих, комментарием и оставить беседовать.

Уточните, пожалуйста, Алевтина, Вы рассматриваете эту задачу со стороны Организатора или со стороны Участника?

С уважением,  

Добрый день!

Дополнительно к предложениям Коллег.
 

Если конференция тематическая (то есть, "заточенная"), значит представителей разных направлений бизнеса будет не очень много (ну, десяток-дюжина - именно "направлений", а не фирм).

Можно сделать разные бэджи (по форме, по цвету и т.д.) для каждого направления.
 
Например,

• квадратный розовый бэдж означает "Ритейл"
• ромбовидный желтый бэдж означет "Строительство" 
• трапецеидальный белый бэдж означет "Инвестиции"
• круглый .... продолжите ....
• треугольный  .... продолжите ....