Добрый день, Анна,
В нормативном числе часов (на сотрудника) в характерный месяц следует указать усредненное число часов работы (сделать это единожды и ежемесячно не менять).
С учетом описанной Вами задачи плановое число часов (на сотрудника) в отчетном месяце можно указывать:
Вариант 1. по результатам ежемесячного планирования (не перепутайте с фактически использованными часами отгула, т.е. сотрудник в любом случае должен себе запланировать какой-то день отгула - или 8-ми часовой будний, или 5-ти часовой выходной) в начале (перейдите с еженедельных графиков на ежемесячные) или в конце отчетного месяца.
Примечание. Если при планировании сотрудник говорит, что выходной он брать не будет, а лучше поработает, то он все-равно должен обозначить день предполагаемого выходного - пусть укажет любой. Выйти и поработать дополнительно он, конечно, может, но (!) по согласованию с Вами. В этом случае работа эта будет оплачена ему, как сверхнормативная.
Вариант 2. условные часы-дни, к примеру, принять, что 5 выходных часов = 8 будничным часам - ведь по сути, договариваясь с сотрудниками о выборе любого из дней в качестве выходного, Вы это и имели в виду.
Соответственно, и планировать, и учитывать фактически отработанные часы оперируя "8-ми часовыми" днями (даже, если выходной день - 5-ти часовой).
P.S. Обратите внимание, что согласно законодательству работу в выходные дни требуется оплачивать, как сверхнормативную.
С Уважением,