Уважаемая Гулия!
Да, периодические "оповещения" Руководства нужны. Даже если их не запрашивают.
Добросовестным(!) сотрудникам это прямая выгода: позиционирование своей деятельности (не всегда в деталях понятной Руководителю), возможность в любой момент отчитаться о текущей работе и затрачиваемом на нее времени (предусмотренном нормами выполнения!), обосновать перегрузки и переработки и т.д.
Руководителю, в свою очередь, важно понимание, чем занят отдел (отдельный сотрудник), сколько времени требуется на ту или иную НЕстандартную функцию (первый прецедент) и укладываются ли сотрудники в нормативы по стандартным функциям, нет ли "недозагруза", прикрываемого "бурной деятельностью" и т.д.
"Оповещать" можно по-разному:
1). Еженедельными планами на будущую неделю и отчетами за прошедшую.
К примеру, в нашей компании в течение пяти лет каждую неделю сотрудники (по четвергам) присылают по внутренней эл. почте Руководителю план работы на будущую неделю и (по пятницам) отчет за прошедшую. С функциональным (от слова "функция, а не просто "работа") дроблением вплоть до 15 минут. Стандартные функции, занимающие 5-10 минут, в отчет тоже вносятся. Это, разумеется, не в пятницу "вспоминается", а фиксируется в течение недели по мере выполнения.
Вы можете выступить инициаторами этого процесса хотя бы в отношении своего отдела. С обоснованием, почему это работает на задачи Руководства. А заодно зададите эталон для других отделов: сильные (=неленивые), объединяйтесь! Вполне PR–ход.
Руководитель, скорее всего, со временем не будет читать все отчеты. (Достаточно бывает выборочной проверки отдельных "реперных точек".) Но это не важно. Лишь бы с Вашей стороны процедура добросовестно выполнялась. Это козырь при любом раскладе.
2) Еженедельными (в строго установленные даты и часы) рассылками новостей по внутренней эл. почте. Подборка коротких "экспресс-новостей" типа:
"Прошло собеседование 30 претендентов на должность…. По итогам 10 отборочных упражнений (разработанных кадровой службой) отобраны 5 лучших. Они уже выполняют первые практические задания. С результатами можно ознакомиться здесь:… "
"По инициативе кадровой службы было организовано обучение сотрудников… (такого-то отдела). Главным критерием отбора тренинговой компании в этот раз стало НЕ… (как обычно), А … (как лучше). Это отличается от занятий, на которых традиционно… С отзывами Участников обучения можно ознакомиться здесь:…В будущем квартале кадровая службы – по согласованию с Руководством Компании - планирует серию таких обучающих мероприятий…"
"Специалистами кадровой службы разработаны модели заработных плат для 10 должностей Компании. Ощутимый ее рост при производительной работе сотрудники Компании почувствуют уже в следующем месяце. Подробнее см. здесь …".
"По оценкам специалистов кадровой службы…." И т.д.
Новости должны быть написаны легко, живо, но без постибушества и содержательно по сути.
Обратите внимание: почти каждая позиция (из приведенных "например") выстроена по схеме: "новость + ну, и что с этого сотрудникам и Компании".
3) Методическими статьями о типовых задачах кадровых служб "вообще" (а не только Вашей) и вот как Ваша кадровая служба на Вашем предприятии их решает. Если это увязать с управленческими задачами Руководства, тогда, возможно, читать будут охотнее. Статьи можно публиковать в корпоративной газете, можно рассылать по электронке (с уведомлением), можно распечатывать и дарить на планерках и совещаниях у Руководства. Не только Руководителям Компании и филиалов, но и Руководителям других подразделений, отделов и служб.
4) Готовить устные сообщения для планерок и совещаний. Это значит – все равно их предварительно прописывать, а затем тренировать устное выступление. Чтобы было живо, легко и при этом содержательно. Не всегда частить цифрами, иногда приводить хорошо запоминаемые образы. Если цифр много (и на слух это тяжело) делать небольшую параллельную раздатку с цифрами и фактами и сеять участникам совещания.
И хорошо бы все пункты делать параллельно.
В Компании со временем привыкнут, что от Вас периодически исходит дельная и понятная информация.
Все это работает при условии действительно качественной и производительной работы кадровой службы.
последнее время сталкиваемся с тем, что как топ-менеджмент, так и линейные руководители считают, что кадровая служба ничем не занимается.
И еще это работает, если действительная задача - понять, чем занимается служба.
С уважением,