Уважаемая Анастасия!
Круглый стол - это всегда обсуждение какой либо проблемы или ситуации, причем эта проблема (ситуация) должна быть актуальна для всех участников и максимально раскрыта. Простите, что сообщаю прописные истины, но именно четкая постановка проблемы обуславливает весь ход круглого стола. Предполагаемые участники круглого стола должны быть заранее проинформированны о всех нюансах проблемы, особенно приглашенные журналисты. Для этого, вместе с пригласительным билетом хорошо бы вручать брошюру (буклет, листовку...), посвященную теме.
Участники круглого стола должны быть именно УЧАСТНИКАМИ, а не зрителями. Возможно кто-то захочет сделать свой доклад (особенно это любят представители власти) и это надо знать заранее. Лучше если Вы, заранее продумав ход круглого стола, предложите им свои темы.
На основе всего выше сказанного составляется программа, исходя из которой уже можно будет предсказать какой персонал понадобится для обслуживания круглого стола, что из оформления понадобится и как поступить с журналистами.
А модератор... поверьте моему опыту, без опытного модератора любой круглый стол сразу превращается в базар.
Удачи!
Наталья