Мы начинающая фирма по обслуживанию бухгалтерских программ.
На примере менеджера по текущему обслуживанию мы хотели бы внедрить "Умную зарплату". Для этого расписали перечень работ, которые выполняет менеджер в течение месяца.
Далее думаем классифицировать эти работы по сложности выполнения. Подскажите, пожалуйста, с того ли "конца" мы начали? Вот наш перечень работ менеджера:
1. Почта
1.1. Еженедельные поездки в отделение почты. 1.2. Отправка корреспонденции клиентам. 1.3. Проверка наличия почтовых марок и конвертов, при необходимости - покупка.
2. Работа с текущими клиентами
2.1. Информирование о выходе обновлений (обзвон) 2.2. Согласование времени визита программиста или удалённого подключения. 2.3. Выставление/отправка счетов и подготовка других документов по выполненным работам (счета-акты-счета-фактуры). 2.4. Подготовка договоров с клиентами (лицензионный, на поставку программных продуктов, на сервисное обслуживание, на поставку консалтинговых дисков). 2.5. Осуществление связи клиент - программист!! 2.6. Принятие входящих звонков, по возможности решение вопросов/требований клиентов (различные). 2.7. Информирование клиентов о неоплаченных счетах, выяснение сроков погашения задолжностей. 2.8. Раскладка бумаг по папкам, проверка наличия всех по порядку, выяснение вопросов отсутствия актов. 2.9. Отдельно работа с проблемными клиентами!!
3. Компания-поставщик
3.1. Уточнение неясных вопросов (звонки, письма). 3.2. Оформление заявок на подписку консалтинговых дисков, на покупку программных продуктов (по электронной почте, на сайте). 3.3. Возня с регистрационными анкетами (отправка, заполнение, сканирование, подключение в базу) 3.4. Выяснение номеров регистрационных анкет, внесение их в базу (теперь все находятся в одном месте) 3.5. Поездки в компанию-поставщика за программными продуктами. 3.6. Отправление консалтинговых дисков на почте (на нашей доброй почте).
4.2. Информированиео времени выезда/удалённого подключения (иногда по нескольку раз, забывчивые!!)
4.3. Передача вопросов клиентов.
4.4. Оформлениедокументов по телефону (номера актов, счетов).
4.5. Снабжениенезаполненными актами, табелями.
4.6. Принятие входящих бумаг: акты, табели (раскладывание в папки, соответствие базе) и др.
4.7. Подготовка схем проезда к новым клиентам.
5. База
5.1. Внесение входящих документов (от поставщиков).
5.2. Ведение «красивой» базы, исходящие (документы по порядочку: акты-счета-счета-фактуры)
5.3. Подкрепление платёжных поручений входящих к счетам.
5.4. Внесениеновых контрагентов и их данных.
5.5. Внесение событий.
5.6. Подкрепление схем проезда.
5.7. Внесениеинформации о подписках на консалтинговые диски.
6. Канцелярская работа
6.1. Нарезка бумажек о возврате актов.
6.2. Поддержание цвета печати.
6.3. Сканирование/копированиетабелей, других бумаг.
6.4. Ведениекниги «Отправка корреспонденции».
6.5. Поиск нужных документов.
6.6. Разные горящие поручения.
7. Интернет
7.1. Поиск-прозвон-внесениев файлы: менеджеров, программистов, раздатчиков листовок, офисов, статей, фирмдля выполнения конкретных работ, других фирм (по регистрации).
Отредактировали список работ, стараясь придерживаться данныхВами советов. Вот что у нас получилось:
1. Почта
1.1. Приём корреспонденции от клиентов, обработка корреспонденции в офисе (раскладываниепо папкам, ввод в базу), подготовка корреспонденции к отправке.
1.2. Отправкакорреспонденции клиентам.
1.3. Проверка наличия почтовых марок и конвертов, при необходимости – докупка.
2. Работас текущими клиентами
2.1. Проверка наличия новых обновлений на сайте поставщика, подготовка материалов дляклиентов и программистов о выходе новых обновлений, обзвон клиентов ссообщением о выходе обновлений.
2.2. Согласование времени визита программиста или удалённого подключения с клиентом ипрограммистом.
2.3. Выставление/отправкасчетов и подготовка других документов по выполненным работам(счета-акты-счета-фактуры).
2.4. Подготовкадоговоров с клиентами (лицензионный, на поставку программных продуктов, насервисное обслуживание, на поставку консалтинговых дисков).
2.5. Сообщениеклиенту об изменении времени встречи с программистом.
2.6. Приёмвходящих звонков от программистов, клиентов, по возможности решениевопросов/требований (различные).
2.7. Информированиеклиентов о неоплаченных счетах, выяснение сроков погашения задолжностей.
2.8. Раскладкабумаг по папкам (нужно ли описывать все?), проверка наличия всех документов.
2.9. Работас проблемными клиентами. Подготовка актов сверки, «закрытие» счетов оплатами (вразной форме одни и те же отчёты), сканирование и копирование табелей (понескольку раз одних и тех же), выяснение вопросов по телефону.
4.1. Сообщениепрограммисту об изменениях договорённостей с клиентом, отправка контактныхданных клиента.
4.2. Информированиепрограммиста о времени выезда/удалённого подключения (иногда по нескольку раз,так как бывают недоступны, через Skype, ICQ,телефон)
4.3. Переадресациявопросов клиентов программисту.
4.4. Диктовканомеров актов, счетов по телефону с одновременным оформлением документов.
4.5. Подготовкабланков счетов, актов, табелей.
4.6. Работас входящими документами: акты, табели (проверка корректности заполнения, раскладываниев папки, проверка соответствия бумажныхдокументов с данными в базе) и др.
5. База
5.1. Вводвходящих документов (от поставщиков).
5.2. Проверкавведённых документов в базе (акты/счета/счета-фактуры/табели)
5.3. Привязкаплатёжных поручений входящих к счетам.
5.4. Вводновых контрагентов и их данных.
5.5. Вводдокумента «Событие» по результатам контактов.
5.6. Подготовкасхем проезда к новым клиентам, подключение их к базе.
5.7. Ввод информации о подписках на консалтинговые диски.
6. Канцелярскаяработа
6.1. Распечаткаи нарезка заметок с просьбой вернуть документы, контроль за их наличием.
6.2. Заливка чернил в печать фирмы.
6.3. Сканирование/копированиетабелей, других документов при необходимости.
6.4. Добавлениезаписи в книгу «Отправка корреспонденции» при отправке писем.
6.5. Поиск документов при необходимости.
6.6. Выполнениегорящих поручений (разных).
7. Интернет
7.1. Поисксотрудников на вакансии: менеджер, программист, раздатчик листовок. Изучение ихрезюме. Подготовка и отправка приглашений на собеседование. Встреча в офисе.
Подскажите, пожалуйста, нужно ли работы из списка ещё больше детализировать. Какой следующий шаг –классифицировать по сложности? И ещё, нужно ли расписывать частоту выполненияработ, иные параметры.
СОГЛАСЕН С ОБРАБОТКОЙ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ