Уважаемый, Андрей!
1. Если речь идет об уточнении какой-то информации, каких-то деталий, то личная встреча не совсем уместна.
2. Если вопрос первостепенной важности, концептуальный так сказать, то встреча необходима. Если что-то нужно подписать или показать, обсудить, что нравиться\не нравиться и почему так, особенно если речь идет о визуальных материалах, то встреча тоже необходима.
Вообще, критерий - важность вопроса.
Удачи,