9737
@ Подписаться
Сотни бизнес-методик. Тысячи кейсов. Обновления.

сегодня 13890 Подписчиков

Политика конфиденциальности Этот сайт использует cookies, чтобы повысить удобство его использования Вами Понятно

Обсуждения-аналоги

Скрыть / Показать Сортировать по дате
2003-03-24 15:33:17
Анна » Всем
Нужна помощь!!!! Поставлена задача -  разработать положение о премировании товароведов отдела снабжения (в рамках системы мотивации менеджеров закупки). У кого-нибудь есть какие-либо наработки? Помогите!!! Спасибо.
2003-03-27 13:48:27
Наталья Швец » Анна

Уважаемая Анна,

пожалуйста, напишите, какая сейчас форма начисления заработной платы у товароведов отдела снабжения:

  • оклад,
  • оклад + премия (от чего она зависит сейчас),
  • либо применяется какая-либо формула для начисления заработной платы?

С уважением,

2003-03-28 07:55:16
Анна » Наталья Швец

Здраствуйте, Наталья,

Товароведам,как и всем ИТР, заработная плата начисляется как

Оклад+премия, которая зависит от выполнения плана производства завода. Процент премии за выполнение плана одиннаков для всех подразделений завода - это 32% при выполнении определенного объема производства.

Спасибо за внимание!

2003-03-31 11:12:01
Наталья Швец » Анна

Уважаемая Анна,

пожалуйста, перечислите,

  • какие функции выполняют товароведы отдела снабжения,
  • каковы критерии результативности по каждой выполняемой функции.

С уважением,

2003-03-31 15:28:27
Анна » Наталья Швец

Как раз над критериями результативности работы товароведов я сейчас и бьюсь. Я думаю, что ответив на этот вопрос, проблема будет наполовину решена. Именно критерии оценки работы товароведа меня на данном этапе работы волнуют больше всего. Я приведу выдержки из должностной инструкции товароведа по комплектации:

-Контролирует и анализирует выполнение условий договоров с поставщиками, ведет оперативный учет реализации оплаченных МТР (мат-технических ресурсов), учет взаиморасчетов с поставщиками.

-Устанавливает длительные хозяйственные связи с предприятиями-поставщиками.

-Осуществляет внеплановые закупки МТР по оперативным заданиям.

-Согласовывают с заказчиками изменения условий договора, сроков поставки МТР, замену, а

также своевременный отказ от излишне заявленных МТР.

-Согласовывает с соответствующими службами предприятия вопросы о замене материалов.

-Сверяет отчеты, поступившие от поставщиков, с данными актов приемки, осуществляет акцепт

счетов поставщиков или предъявляет финансовому отделу обоснования к отказу от акцепта.

-Получает от поставщиков необходимую техническую документацию (спецификации, акты

службы технического контроля, сертификаты и т.д.), пробные образцы и опытные партии для

их испытания на предприятии, принимает меры по своевременной отбраковке образцов.

-Принимает меры по своевременной приемкеМТР по количеству и качеству в соответствии с утвержденными рабочими инструкциями.

-Осуществляет проведение коммерческих сделок, взятие товаров под реализацию.

-Осуществляет подготовку материалов для предъявления претензий к поставщикам при недостаче и пересортице материалов, поставке некачественной продукции, по вопросам изменения цен и возврата тары, за недопоставку , просрочку в поставке материалов, несвоевременное заключение договоров, нарушение ассортимента и передает подготовленные материалы в юридический отдео.

-Осуществляет подготовку материалов для предъявления претензий предприятиям связи по недостаткам, утратам и повреждениям почтовых отправлений, поступивших на предприятие.

-Осуществляет подготовку материалов юридическому отделу для рассмотрения претензий поставщиков по санкциям за невывозку или невыборку продукции, неправильное указание реквизитов, несвоевременный возврат тары и пр.

- Составляет заявки на транспорт для перевозки грузов с учетом его рационального использования.

-Выписывает и визирует документы на отпуск со складов материалов подразделениям предприятия в пределах утвержденных лимитов.

-Контролирует работу складов в части движения, приема, оприходования, хранения, отпуска материалов подразделениям предприятия, контролирует точное соблюдение работниками складов правил складских операций.

-Наблюдает за состоянием запасов материалов на складах, ликвидирует выявленный дефицит и принимает меры к поддержанию запасов на установленном уровне.

-Выявляет совместно с соответствующими службами предприятия неликвиды и сверхнормативные запасы материалов и реализует их в установленном порядке.

-Привыполнении заказов сторонними предприятиями и организациями подготавливает документы на отпуск материалов из ресурсов предприятия, поручает им реализацию оплаченных МТЦ.

-Принимает участие в комиссиях по проведению инвентаризаций материальных ценностей. Проводит ревизии на складах ОМТР, участвует в ревизиях, проводимых в подразделениях предприятия.

Буду очень благодарна, если получу помощь в решении данного вопроса.

С уважением, Анна

2003-03-31 16:10:22
Наталья Швец » Анна

Уважаемая Анна,

пожалуйста, скажите, каждый товаровед отдела снабжения выполняет все вышеперечисленные функции или есть какое-то "разделение труда".

С уважением,

2003-04-01 07:45:11
Анна » Наталья Швец

Здравствуйте, Наталья!

Да, каждый товаровед отдела снабжения выполняет все вышеперечисленные функции.

С уважением, Анна

2003-04-01 17:36:45
Алевтина Кавтрева » Анна

Уважаемая, Анна!

Функций для одного специалиста приведено слишком много. Вряд ли каждый специалист качественно и в более или менее значительном объеме выполняет все перечисленное.

Прежде, чем приступать в разработке системы оплаты (премирования), надо разделить все перечисленные функции на относительно однородные блоки и разнести их между разными людьми.

Я бы предложила следующее разделение:

  1. Работа с поставщиками
  2. Работа с товаром
  3. Контроль склада и инвентаризация
  4. Работа с транспортом
  5. Работа с Заказчиками
  6. Работа с субподрядчиками

Все функции перечисленные в должностной инструкции, которую Вы привели выше, сводимы к этим 6-ти блокам.

Эти функциональные блоки (как было сказано раньше) надо разнести между разными людьми. Не обязательно по 1 блоку на человека, но желательно не более двух блоков на человека.

Затем надо определить критерии результативности по каждому блоку.

Например, для блока "работа с поставщиками" (учет реализации/отслеживание выполнения договоров/сверка отчетов/согласование изменений в договорах/отказ от акцепта/получение технической документации/отбраковка образцов) можно выделить следующие критерии результативности:

    • объем (полнота выполнения);
    • безошибочность;
    • своевременность;
    • .............................
    • ... исправьте и продолжите этот список прямо на Форуме

Для блока "Работа с товаром" и остальным 4-м - также попробуйте сформулировать самостоятельно. Не бойтесь ошибиться - коллеги помогут.

Затем будем двигаться дальше: обсудим/уточним критерии результативности и займемся зарплатой.

Успешных формулировок,

2011-10-03 04:40:01
Александр » Алевтина Кавтрева

Добрый вечер! 

Через 8 лет после вышеописанного у меня аналогичная проблема. )

Организация дозрела до "закупщика"/кладовщика. Экономика фирмы пока не позволяет нанять 2 людей (да и объема работы нет для 2-х). Хочу взять одного. Расписал функции. Там где ??? - еще не придумал лучший и малозатратный вариант контроля )))...

Должностные  обязанности

Работа с поставщиками:

Что

Результативность

Как контролировать?

Кто контролирует?

Получение лучших цен

Маржа - на премии?

Проверка Менеджером проекта

Проверка коммерческим

Получение отсрочки платежа

Не хуже чем заказчик платит нам

Коммерческий

Ведение списка поставщиков

Занесены в 1С: Контрагенты - Поставщики

Закрыть outlook, использовать только клиент в 1С

Ведение Договоров с поставщиками

 ???

Учет взаиморасчетов с поставщиками

 ???

Поиск поставщика

Список из 3-х

 ??? 

Выбор лучших условий платежа/отсрочки

Не менее 3х (на каждый заказ не менее 2-3 счетов?)

Наличие все накладных и СФ от поставщиков

Вводит секретарь

Учет залоговых денег

Не более 10000 руб/месяц

Отчет в 1С перед получением ЗП

Работа с товаром

Полная комплектация

Проверка МП - Закрытие заказовпод подпись

Своевременность

Проверка МП - Закрытие заказовпод подпись

Ошибки: не то купили, сорвали сроки

Список обязательных складских позиций

Точки заказа Мин и мах

???

Ведение списка номенклатуры, покупаемого только под  заказ

Отчет 1С

Состояние на складе=0

Бухгалтер??

Определить среднюю стоимость склада

В деньгах

???

Ведение прайс-листов поставщиков

в 1с УНФ

Все цены регистрировать из накладных

Складской учет

Контроль доставки на склад и объекты

Контроль приходных накладных (их наличие от поставщиков, занесение в базу УНФ)

Расходные накладные

Выдача со склада

Инвентаризация

???

Порядок на складе

Штрафовать?

Работа с транспортом

Что

Результативность

Как контролировать?

Выписка нарядов на поездки, составление-согласование маршрута

Контроль доставок

Периодичность поездок за стандартной номенклатурой

2 раза в месяц

В заказе рассчитывать кол-во: шурупы, стяжки, изоленту, перчатки и т.д.

Коммерческий

Минимизация пробега машины

Выписка доверенности

своевременная доставка

Проблема:

      1. Возвраты  материалов с объектов …

        ???

        Учет корректных остатки на складе

        Периодические инвентаризации

        ???

        Выдача инструмента???

Получается очень много параметров для контроля... при расчете ЗП.

Можно ли подобрать не более  2х параметров(коэффициентов результативности)  для закупочной деятельности (поставщики), и не более 2-х параметров (для деятельности по складскому учету)...

Или перестраивать тех. процесс закупок и учета?  ...

Буду благодарен за ответы. ))))

2011-10-03 18:30:01
Андрей Жуков » Александр

Добрый день!

Когда в одном человеке совмещаются работа с поставщиками, склад и транспорт - это не доведет до добра.

С Уважением,

2011-10-03 18:40:02
Александр » Андрей Жуков

Это я знаю. В настоящий момент экономика фирмы не позволяет взять 2-х человек и полной загрузки работой для 2х сотрудников пока нет...

Может через год и возьмем...

2011-10-04 01:06:02
Ксения Ткалич » Александр

Добрый вечер, Александр,

Еще раз обратив Ваше внимание на совершенно верный комментарий Андрея Жукова, давайте, начнем разбираться с нарушениями и критериями результативности Вашего "закупщика"/кладовщика

Получается очень много параметров для контроля... при расчете ЗП.

Можно ли подобрать не более  2х параметров(коэффициентов результативности)  для закупочной деятельности (поставщики), и не более 2-х параметров (для деятельности по складскому учету)...

Или перестраивать тех. процесс закупок и учета?  ...э

Сразу бы хотелось оговорить момент, что когда на одном сотруднике так много функций и, если бизнес-процесс не формализован (нет инструкций, стандартов, алгоритмов, автоматизации бизнес-процессов и т.п.), то число критериев, вряд ли, удастся свести даже к 3-4. См., к примеру, здесь.

Двигаться мы будем с Вами поэтапно, разбирая каждый блок работ - см. текст, выделенный зеленым шрифтом.

Работа с поставщиками:

Что

Результативность

Как контролировать?

Кто контролирует?

Получение лучших цен

Маржа - на премии - Да

Проверка Менеджером проекта

Проверка коммерческим

Проверка непосредственным Руководителем данного сотрудника

Из Базы Данных

Получение отсрочки платежа

Не хуже чем заказчик платит нам

Коммерческий

Проверка непосредственным Руководителем данного сотрудника

Ведение списка поставщиков

Занесены в 1С: Контрагенты - Поставщики

Ввести: 

а) стандарт на срок внесения инфо. в Базу Данных,

б) фирменные стандарты на параметры внесения инфо. в БД

и при их нарушении отражать это в Чек-листе.

К примеру,

- Нарушение стандарта на срок внесения информации в БД (в т.ч. устаревшая информация о Контрагенте) - внесение позднее N минут/часов с момента получения инфо. от Поставщика
- Внесение неполной инфо. по Контрагенту в БД (особенно по обязат. полям)

- Отсутствие предварительной проверки наличия в БД Контрагента (как следствие, дублирование Контрагента)

- Нарушение стандартов на параметры внесения информации (лишние пробелы либо, наоборот, отсутствие необходимых пробелов, неправильные окончания, замена слов – все, что может привести к выдаче некорректного запроса из Базы данных)
- Грамматические ошибки в
наименовании Контрагента / ошибки copy past (слово скопировано не полностью) 

Вариант "привязки" Чек-листа к оплате см. :

- в демо версии эл. кейса RI-SUPPLY (раздел "Мотивация") - именно из этого эл. кейса и приводится перечень типовых ошибок/нарушений

или

- в статье "Кто заплатит за ошибку. И как", а именно в разделе "До сбоя, или пока не случилось...".

Закрыть outlook, использовать только клиент в 1С

Ведение Договоров с поставщиками

 Чек-лист:

- Ошибки при заполнении договора (при заполнении граф с наименованием сторон, с суммой договора, с реквизитами и пр.)
- Отсутствие требуемых реквизитов / подписей / печатей на договоре, оставленное без внимания менеджером заказов
- Нарушения / ошибки при оформлении текста договора: 
  - орфографические ошибки, опечатки, перестановка букв и пр. 
  - явные пунктуационные ошибки: лишние и/или отсутствующие запятые и пр. знаки препинания 
  - явно лишние пробелы/строки в тексте 
  - невыровненные края текста 
  - шрифты и высота кегля, не предусмотренные стандартами верстки 
  - ошибка copy past  слово скопировано не полностью
- Отсутствие оригинала договора позднее N раб. дней с момента его заключения
- Отсутствие отметки в БД о стадиях заключения / подписания / отправки / получения договора  ИЛИ отметка, не соответствующая текущей ситуации

Проверка непосредственным Руководителем данного сотрудника

Учет взаиморасчетов с поставщиками

 Чек-лист

Поиск поставщика

Список из 3-х - Ок - стандарт на это + Чек-лист + обязательно ввести "Процедуры обновления перечня источников информации о Поставщиках" и "Рейтинги (в т.ч. новых) Поставщиков" - как это сделано, к примеру, в эл. кейсе для управления специалистами закупки (раздел "Работа отдела закупки").

Выбор лучших условий платежа/отсрочки

Не менее 3х (на каждый заказ не менее 2-3 счетов?) - Ок - стандарт на это + Чек-лист + "Рейтинги Поставщиков" 

Наличие все накладных и СФ от поставщиков

Стандарт на наличие (максимально допустимый срок затребования и получения от Поставщиков) документов + Алгоритм инициативности + Чек-лист

Вводит секретарь

Учет залоговых денег

Не более 10000 руб/месяц - Нарушение в Чек-листе, если превысит границу без предварительного согласования с Руководителем

Отчет в 1С перед получением ЗП - Ок + см. лист "График выполнения работ" в демо версии эл. кейса RI-SUPPLY (раздел "Мотивация")

По остальным пунктам ответим Вам в следующих сообщениях.

Но предварительно опишите, пожалуйста, чем занимается Ваша Компания. Какими товарами/продуктами торгует?

P.S. Упомянутое Вами название должности "Менеджер проекта", как правило, говорит о том, что это сотрудник "полного/замкнутого цикла", выполняющий (как и разбираемая должность) целый комплекс работ. После окончания разбора по "закупщику"/кладовщику, если у Вас есть такая необходимость, можно будет уделить внимание и "менеджеру проектов".

С Уважением,

2011-10-04 02:24:02
Александр » Ксения Ткалич

Спасибо за развернутый ответ. 

... Сразу увидел несколько своих "базовых" промахов ))) 

Но предварительно опишите, пожалуйста, чем занимается Ваша Компания. Какими товарами/продуктами торгует?

Фирма занимается услугами по монтажу "слаботочных" сетей: охранка, пожарка, видеонаблюдение, немножко электрика...

Продажи товара (кабель, датчики, компьютеры, камеры) только под проект (проекты разные от 30 000 до 3 млн. руб.)

По существу вопроса:

Закупщику нужно (за день):

  • Принять заказ от Менеджера проекта (не более 1го -3х в день, от 5 до 15-20 позиций каждый заказ)
  • Выписать счет у Поставщика (2-3 в день)
  • Занести счет и позиции номенклатуры в 1С (15-20 минут)
  • Выписать наряд на машину на доставку товара от поставщика  (еще максимум 30 минут)
  • Выписать наряд на доставку материалов на объект 
  • Проверить доставку товара водителем 
  • Часть товара выгрузить на складе, часть загрузить в машину (1 раз в день)
  • Выписать расходную накладную на отпускаемый товар...
  • Поддерживать порядок на складе 
  • Раз в месяц проводить инвентаризацию (пол дня максимум)...

В итоге для одного "среднеграмотного" специалиста работы и на пол дня не наберется... (хотя если делать все тщательно и аккуратно - то на 4,5 часа работы будет в день)))

А еще и экономика фирмы "поджимает", полновесную ЗП платить накладно...

... Либо улучшать/упрощать технологию "закупок", либо придумывать ЗП, а то разнородных характер работ получается...

Ваше мнение? )   

2011-11-18 03:26:01
Александр » Ксения Ткалич

Добрый день!

Я так понял что мой случай описанный выше -  типовой, и не сильно заслуживает внимания... ))) 

Ок. Хорошо. Вы писали: P.S. Упомянутое Вами название должности "Менеджер проекта", как правило, говорит о том, что это сотрудник "полного/замкнутого цикла", выполняющий (как и разбираемая должность) целый комплекс работ. После окончания разбора по "закупщику"/кладовщику, если у Вас есть такая необходимость, можно будет уделить внимание и "менеджеоу проектов".

Хорошо. Создаю производственный отдел. Есть закупщик. Есть 2 менеджера проектов. Очень средней квалификации. Выполняют очень разнородные задачи: общаются с заказчиком, составляют графики, ставят задачи бригадам, выписывают акты, счета, расходные накладные... Как всегда неуспевают, но при этом любят поболтать и порассуждать о жизни от 30 минут до 1 часа в день ))) 

Часть квалифицированных функций я с них уже снял, например: расчет спецификаций, подготовку договоров, обследования объектов - заметил что производительность труда выросла. 

Снимаю еще часть функций, например  расходные накладные и Акты...

Но теперь не очень понимаю, какие функции с них снимать в первую очередь и соответственно, как реорганизовать отдел...

Ваше мнение как специалиста?  

2011-11-18 18:14:01
Ксения Ткалич » Александр

Доброе утро, Александр,

Приносим извинения за задержку с ответом (командировки).

Итак, продолжим по закупщику.

Работа с товаром:

Полная комплектация

Результат-ть по закрытию / комплектации заказов

(отношение числа "закрытых" номенклатурных строк ко всем строкам заказа и далее "лупа")

- описание и пример "лупы" см. в статье "Кто заплатит за ошибку. И как", а именно в разделе "Накопительный сбой"

ИЛИ -->

Проверка МП - Закрытие заказов под подпись - ОК

Своевременность

Результат-ть по своевременности доставки товаров "под заказ" - см. в демо версии эл. кейса RI-SUPPLY (раздел "Мотивация"), Excel-файл, Приложение 13.

ИЛИ

можно совместить с только что упомянутым критерием - Результат-ть по полноте и своевременности закрытия / комплектации заказов

Проверка МП - Закрытие заказов под подпись

Проверка непосредственным Руководителем

Из Базы Данных

Ошибки: не то купили

учтется в Результат-ти по закрытию / комплектации заказов

ИЛИ

Чек-лист (чтобы не увеличивать число критериев)

ИЛИ

Результат-ть по минимизации ошибочных заказов поставщикам - см. по ссылке чуть выше "Приложение 7"

Из Базы Данных

Проверка непосредственным Руководителем

Извещение Менеджером проекта

Список обязательных складских позиций

Точки заказа Мин и мах

Результат-ть за отсутствие случаев нарушения неснижаемого остатка - см. по ссылке чуть выше "Приложение 8"

Из Базы Данных

Ведение списка номенклатуры, покупаемого только подзаказ

Отчет 1С

Состояние на складе=0

С какими "узкими местами" Вы сталкиваетесь по этой функции?

Бухгалтер??

Определить среднюю стоимость склада - зачем? какую задачу необходимо решить (системе мотивации закупщика)?

В деньгах

???

Ведение прайс-листов поставщиков

в 1с УНФ

Чек-лист:

Несоответствие цены в БД цене, указанной в накладной

Все цены регистрировать из накладных

Складской учет:

Контроль доставки на склад и объекты

- это функция не кладовщика, а (совместно) закупщика и диспетчера транспорта  

Контроль приходных накладных

(их наличие от поставщиков, занесение в базу УНФ)

Чек-лист:

Отсутствие приходной накладной

Несоответствие приходной накладной фактически принятому товару

 

Расходные накладные

Материальная ответственность

 

Выдача со склада

 

Инвентаризация

 

Порядок на складе

 Штрафовать? - Да

 

Также кладовщику, как правило, вводится "Результат-ть по минимизации негодных товаров", выраженная в денежном выражении И/ИЛИ в числе номенклатурных строк - см. демо-версии эл. кейса RI-STOCK (раздел "Мотивация").

Работа с транспортом:

Выписка нарядов на поездки, составление-согласование маршрута

С какими "узкими местами" Вы сталкиваетесь по этим функциям?

 

Контроль доставок

 

Периодичность поездок за стандартной номенклатурой -2 раза в месяц

в заказе рассчитывать кол-во: шурупы, стяжки, изоленту, перчатки и т.д.

Коммерческий

Минимизация пробега машины

 

Выписка доверенности

 

своевременная доставка

 

Проблема:

Учет корректных остатки на склад

Материальная ответственность +

Результат-ть по минимизации пересорта - см. демо-версии эл. кейса RI-STOCK (раздел "Мотивация")

Периодические инвентаризации

- Сторонние организации

- Бухгалтер

Возвратыматериалов с объектов

Чек-лист:

- Нарушение стандарта на срок (позднее N раб. часов/дней с момента окончания работ на объекте) возврата материалов / инструмента (согласно ведомости) монтажниками, оставленное без внимания кладовщиком

+ Материальная ответственность

Выдача инструмента

Кстати, и монтажников с их бригадиром можно обязать много чего делать :)

С Уважением,

2011-11-19 03:04:02
Александр » Ксения Ткалич

Спасибо! Указали на пару мест о которых мне стоит задуматься (например технология работы с транспортом...)

2011-11-19 03:20:02
Александр » Ксения Ткалич

Хорошо. По функциям работника и результативности все понятно.  Инструкцию примерно такого вида я ему и довел при приеме на работу. )))

НО ситуация чуть сложнее. А именно: специалист работает по письменным заявкам от Менеджеров проектов через журнал заявок, они и "закрывают" ему заявки. Так как в производственном отделе фактически я начальник, а в фирме за мной закреплены еще финансы, бухгалтерия и частично общение с Заказчиком, то я банально не успеваю контролировать закупщика на предмет соблюдения и выполнения всех пунктов Инструкции. Какую возможно придумать систему контроля что бы минимизировать мое кол-во внимания на специалиста-закупщика? 

Как вариант, выполненные заявки сдаются секретарю. А какие варианты возможны для "простого" контроля склада и транспорта? 

2011-11-22 19:30:03
Ксения Ткалич » Александр

Добрый день, Александр,

специалист работает по письменным заявкам от Менеджеров проектов через журнал заявок, они и "закрывают" ему заявки. Так как в производственном отделе фактически я начальник, а в фирме за мной закреплены еще финансы, бухгалтерия и частично общение с Заказчиком, то я банально не успеваю контролировать закупщика на предмет соблюдения и выполнения всех пунктов Инструкции. Какую возможно придумать систему контроля что бы минимизировать мое кол-во внимания на специалиста-закупщика? 

Электронную заявку следует вносить в систему.

  • Менеджер проекта заводит в базе заявку. И она не подлежит удалению (технически).
  • Если позиции не складские (то есть не заведены еще в "номеклатурный справочник", а ищутся "впервые под заказ"), то заявка заполняется описательно по формализованным параметрам.
  • Заявки вносятся в порядке поступления (однако, при необходимости в этом, могут приобретать "статус" и - соответственно - приоритет).
  • Тогда они автоматически могут "лезть на стену заявок" (формироваться в соответствующий отчет)
    • Последовательность задается датами и приоритетами
    • Дата внесения фиксируется (и отображается) автоматически
    • Нормативная продолжительность работы с каждой заявкой могла бы также показываться рядом (тогда были бы видны сроки)
  • Закупщик получает заявки и закрывает их

Как вариант, выполненные заявки сдаются секретарю.

Да, можно и так. В инвестиционных компаниях это называется "бэк-офис". Любой документ проходит фиксацию через "спец.секретариат", а не передается напрямую. (Но можно ведь для этих целей и электронного секретаря использовать) - см. выше.

А какие варианты возможны для "простого" контроля склада

Например,

  • внутренний склад инструментов/материалов и внутренние накладные на выдачу инструмента и материалов с объектов
    • не сдал, уйдя домой, утром узнал о штрафе (вполне себе простая система) 
  • материальная ответственность
  • показатель по минимизации пересорта см. в демо-версии эл. кейса RI-STOCK (раздел "Мотивация")
  • и периодические инвентаризации (с привлечением бухгалтерии, сторонних организаций)

и транспорта? 

Повторю свой вопрос: "С какими "узкими местами" Вы сталкиваетесь по этим функциям?" (см. выше)

С Уважением,

P.S. В целом. Вы поймите: если летчик является также и диспетчером, а также сам грузит, регистрирует и досматривает пассажиров, и разносит чай-кофе во время полета, то это не называется "наша специфика". У этого есть другое определение :).

Действительно, поначалу может возникнуть ощущение усложнения. Но это только потому, что Вы простраиваете систему, которая затем облегчит Вам жизнь.

2011-11-23 02:24:02
Александр » Ксения Ткалич

Добрый вечер!

транспорт - только периодически становится "узким местом".    

Сейчас особого контроля не требует, но когда кол-во монтажных проектов подрастает - сразу становиться "ограничением". 

Кстати, хорошая новость, у  меня уволился менеджер проектов. ))) 2-го менеджера проектов в отдел брать не хочу, а дыру в производственной цепочке нужно затыкать... 

Как теперь лучше разрывать "замкнутый цикл" ??? 


Р.С. :))) ... о штрафах - боязно их применять, хотя был положительный опыт: оштрафовали - сотрудник не уволился, а сразу исправился..., но как понять где правильная мера?

2011-12-21 03:32:01
Александр » Всем

Жаль тема заглохла... А менеджера я еще не нашел... )))

2011-12-21 16:52:01
Ксения Ткалич » Александр

Добрый день, Александр,


Насколько мы поняли, у Вас остались две задачи - по функционалу и объему работ менеджера проекта и оправданности "штрафов".


Есть 2 менеджера проектов. Очень средней квалификации. Выполняют очень разнородные задачи: общаются с заказчиком, составляют графики, ставят задачи бригадам, выписывают акты, счета, расходные накладные... Как всегда не успевают, но при этом любят поболтать и порассуждать о жизни от 30 минут до 1 часа в день ))) 

Часть квалифицированных функций я с них уже снял, например: расчет спецификаций, подготовку договоров, обследования объектов - заметил что производительность труда выросла. 

Снимаю еще часть функций, например  расходные накладные и Акты...

Но теперь не очень понимаю, какие функции с них снимать в первую очередь и соответственно, как реорганизовать отдел...


...Как теперь лучше разрывать "замкнутый цикл" ???


Начните с прописывания выполняемых менеджером блоков работ и конкретных операций - как это делать см. в демо-версии "ANY-TRADE" - отдел "Бухгалтерия", раздел "1. Оптимизация загрузки", а разобранный пример см. там же - в документе "Рабочая тетрадь.xls".


Далее перейдете к оценке качественного уровня - низко-, средне- и высококвалифицированных - описанных (на предыдущем шаге) работ.


После этого приступите к нормированию этих работ и подсчету единиц работ (в тех или иных единицах измерения).


И затем можно будет подумать над оптимизацией работ менеджера проектов.


По мере выполнения Вами этой процедуры готовы помогать и направлять.


В контексте (пере)распределения функций см. обсуждения:

... я банально не успеваю контролировать закупщика на предмет соблюдения и выполнения всех пунктов Инструкции....

Р.С. :))) ... о штрафах - боязно их применять, хотя был положительный опыт: оштрафовали - сотрудник не уволился, а сразу исправился..., но как понять где правильная мера?


Понятно, что нереально (да и незачем) ежедневно проверять проделанную работу от начала до конца с целью отыскать маленькую ошибку, которая приведет к злосчастным последствиям. Поэтому, сразу следует оговориться, что речь только о тех ошибках, которые приносят реальный вред. Это:
  1. стабильно повторяющиеся ошибки (изрядно надоевшие), устные замечания, по которым не помогают;
  2. ошибки, влекущие за собой штрафные санкции (с указанием этих санкций);
  3. ошибки, влекущие потерю Клиента (неприятности, усложнение для Клиента и т.п.);
  4. ошибки, влекущие ухудшение отношений с партнерами, подрядчиками, полезными людьми и т.п.;
  5. ошибки, требующие больших затрат (денежных, временных) на их устранение, в т.ч. способные вызвать остановку или усложнение работы сотрудников на следующих рабочих этапах.
Внимание! Остальные ошибки собирать не надо!

Руководитель за обнаруженные ошибки должен наказывать сотрудника (и это правильно), но более правильно — предотвращать ошибки заранее. Потому что штрафы государства и ущерб от потери Клиентов, партнеров и т.п. часто значительно выше штрафов, которые можно предъявить работнику.

Следовательно, штраф не является "возмещением" ущерба, причиненного от ошибки сотрудника, а является дисциплинирующим "средством". Если "цена" ошибки превышает несколько зарплат сотрудника, то эта задача на "защиту от дурака", а не на "величину" штрафа (т.е. это не зарплатная задача).

Важно завести ПРОЦЕДУРЫ, тогда многое проверится "само собой". Интересен тот факт, что ошибка, зафиксированная на бумаге как ТИПОВАЯ, перестает допускаться сотрудником. Правда, при условии, что, в случае ее выявления, сотрудника за нее НЕИЗБЕЖНО оштрафуют (на небезразличную ему сумму).


При определении правильной меры - "веса" ошибок (каждой категории - "прочие", "грубые", "очень грубые") рекомендуется руководствоваться следующими принципами:
  • с одной стороны, у сотрудника не должны опускаться руки, и теряться всякая мотивация от масштабности наказания;
  • с другой же, сотруднику должно быть небезразлично.
    Признаки небезразличия:
    • сотрудник переживает, т.к. ему жалко расставаться с обозначенной в штрафе суммой;
    • мало повторов ошибок.
Что же касается сверхобщего вопроса справедливости, некой "человеческой оправданности" штрафов и т.п., то об этом можно почитать в разделе "О психологах" - обсуждении "О штрафах".


С Уважением,

2012-01-30 00:11:50
Александр » Ксения Ткалич

Добрый вечер!

Разобрал функции \\"Менеджера проекта\\". Часть функций уже разделил. Столбец - \\"кому передаем\\".

Блоки/функции

Квалификация

Профильная ли работа (или )?

Кому передаем

1

Выезжает на обследования

сред

Инженер

прораб

Инженер

прораб

2

Считает КП

выс

проектировщик

 проектировщик

13

Согласовывает КП

сред

продажник

 продажник

3

Считает бюджет

выс

основ

  осталось

4

Планирует/составляет график работ

выс

основ

  осталось

5

Договаривается о стоимости с монтажниками

выс

прораб

 осталось

6

Ищет монтажников

выс

прораб

  осталось

7

Правит/вычитывает договор

выс

осн

 осталось 

8

Оформляет заказ 1С

выс

осн

  осталось

9

Проверяет проект

выс

осн

  осталось

10

Пишет письма Заказчику

 выс

 осн

  осталось

11

Разруливает \\"проблемы\\" на объекте

 выс

 осн

  осталось

12

Сдает заказчику объект

выс

осн

  осталось

14

Проверяет работу монтажников

выс

прораб

  осталось

15

Контролирует ход работ

 сред.

 осн

  осталось

16

Общается с заказчиком

Ср/выс

осн

  осталось

17

Выписывает Акты и Счета фактуры в 1С

ср

 бухгалтер

 бухгалтер

18

Выписывает счет

ср

 осн

 бухгалтер

19

Оформляет заявку на закупку

ср

осн 

 осталось

20

Проверяет закупки

ср

осн

 осталось

21

Готовит договор с монтажниками

ср

прораб

 осталось

22

Выписывает расходную накладную

ср

 бухгалтер

 бухгалтер

23

Готовит акты СМР, ПНР,

ср

 осн

 осталось

24

Подписывает у Заказчика Акт

ср

осн

  осталось

25

Ставит задачу на объекте

сред

осн

  осталось

26

Комплектует монтажников материалами

низ

Не осн

 снято

27

Звонит по оплатам

низ

осн

  осталось

28

Отвозит заказчику материалы при необходимости

низ

водитель

 снято

29

Контролирует/звонит о возврает документов

низ

Бух.

 осталось

30

Деньги -  контроль выплат наемным бригадам

низ

бух

 осталось

31

Звонит по оплатам

низ

осн

 осталось

32

Организовывает доставку на объект

низ

 снято

 33

Ведет администрирование проекта (ов)

выс

осн

 осталось

Вот такой \\"Салат\\" из обязанностей. )) И это еще не все функции перечислил. Можно еще детальней расписать...

Что можно сделать следующим шагом? Как вариант: взять на работу стажера в помощь менеджеру проекта, что бы он снял с него всю малоквалифицированную работу? Или... ?  

2012-01-30 09:53:20
Ксения Ткалич » Александр

Доброе утро, Александр,

Давайте, разбираться...

Блоки/функции

Квалификация

Профильная ли работа (или )?

Кому передаем

1

Выезжает на обследования - ок

сред

Инженер

прораб

Инженер

прораб

2

Считает КП

выс

проектировщик

 проектировщик

13

Согласовывает КП

сред

продажник

 продажник

3

Считает бюджет

выс

основ

  осталось

4

Планирует/составляет график работ

выс

основ

  осталось

5

Ищет монтажников

Имеются в виду подрядчики-монтажники?

выс

прораб

  осталось

6

Договаривается о стоимости с монтажниками

вы

прораб

  осталось

7

Правит/вычитывает договор

выс

осн

  осталось 

8

Оформляет заказ 1С

выс

осн

  осталось

9

Проверяет проект

Что именно проверяется?

выс

осн

  осталось

10

Пишет письма Заказчику

выс

осн

  осталось

11

"Разруливает проблемы" на объекте

выс

осн

  осталось

12

Сдает заказчику объект

выс

осн

  осталось

14

Проверяет работу монтажников

выс

прораб                  <--->

  осталось

15

Контролирует ход работ - со стороны Заказчика

(функцию администрирования с прораба это не снимает)

сред.

осн

  осталось

16

Общается с заказчиком

Ср/выс

осн

  осталось

17

Выписывает Акты и Счета фактуры в 1С

ср

бухгалтер

 бухгалтер

18

Выписывает счет

ср

осн

 бухгалтер

19

Оформляет заявку на закупку (для передачи закупщика, НО НЕ поставщику)

ср

осн 

 осталось

20

Проверяет закупки

Что именно и в какой момент проверяется?

ср

осн

 осталось

21

Готовит договор с монтажниками

ср

прораб

 осталось

22

Выписывает расходную накладную

Почему он?

ср

бухгалтер

 бухгалтер

23

Готовит акты СМР, ПНР

Почему он?

ср

осн

 осталось

24

Подписывает у Заказчика Акт

ср

осн

 осталось

25

Ставит задачу на объекте - со стороны Заказчика

(функцию руководства с прораба это не снимает)

сред

осн

 осталось

26

Комплектует монтажников материалами - ок

низ

не осн

 снято

27

Звонит по оплатам

низ

осн

 осталось

28

Отвозит заказчику материалы при необходимости - ок

низ

водитель

 снято

29

Контролирует/звонит о возврате документов

низ

Бух.

 осталось

30

Деньги -  контроль выплат наемным бригадам - ок

низ

бух

 осталось

31

Звонит по оплатам - было ранее в списке

низ

осн

 осталось

32

Организовывает доставку на объект - ок

низ

???

 снято

33

Ведет администрирование проекта (ов)

Общая фраза. Лучше расшифровать.

выс - не обязательно

осн

 осталось

С Уважением,

2012-02-02 01:07:50
Александр » Ксения Ткалич

Здравствуйте.

Я наверно очень сжато (без подробной расшифровки функций) составил свою табличку, но насколько я понимаю вам там все понятно)).  

По моему, более детально сейчас нет смысла раскрывать позиции (например №33) или уточнять их.  

Немогу выбрать, по какому пути идти при найме: все таки искать 2-го менеджера   проекта (как более универсального специалиста)  или нанимать диспетчера монтажного отдела - собирать у него все рутинные и каждодневные функции (но недозагруженного работой на весь день)...    

2012-02-02 11:30:54
Ксения Ткалич » Александр

Добрый день, Александр,

Чтобы мы могли продолжить и выполнить следующий шаг, ответьте, пожалуйста, на заданные вопросы (по пп. 5,9,14,20,22,23,33).

С Уважением,

2012-02-03 22:40:53
Александр » Ксения Ткалич
Добрый день!

Расшифровал функции (синим).

1

Выезжает на обследования - ок

сред

Инженер

прораб

Инженер

прораб

2

Считает КП

выс

проектировщик

 проектировщик

13

Согласовывает КП

сред

продажник

 продажник

3

Считает бюджет

выс

основ

  осталось

4

Планирует/составляет график работ

выс

основ

  осталось

5

Ищет монтажников

Имеются в виду подрядчики-монтажники?

Да. А именно:

  1. обзванивает бригады (из списка)
  2. сообщает объем и срок работ
  3. выбирает из свободных бригад по стоимости
  4. договаривается о сроках и условиях работы

выс

прораб

  осталось

6

Договаривается о стоимости с монтажниками

вы

прораб

  осталось

7

Правит/вычитывает договор

выс

осн

  осталось 

8

Оформляет заказ 1С

выс

осн

  осталось

9

Проверяет проект

Что именно проверяется?

Проверяется:

  1. соответствие проекта нормативным документам
  2. отсутствие ошибок в спецификации
  3. возможность удешевления путем замены оборудования или тех. решений
  4. в результате проверки пишет список замечаний и неточностей 

выс

осн

  осталось

10

Пишет письма Заказчику

выс

осн

  осталось

11

"Разруливает проблемы" на объекте

выс

осн

  осталось

12

Сдает заказчику объект

выс

осн

  осталось

14

Проверяет работу монтажников

Именно:

  1. соответствие монтажа проекту
  2. отсутствие явных "косяков" - ровный короб, маркировка, грязь или мусор

выс

прораб                  <--->

  осталось

15

Контролирует ход работ - со стороны Заказчика

(функцию администрирования с прораба это не снимает)

сред.

осн

  осталось

16

Общается с заказчиком

Ср/выс

осн

  осталось

17

Выписывает Акты и Счета фактуры в 1С

ср

бухгалтер

 бухгалтер

18

Выписывает счет

ср

осн

 бухгалтер

19

Оформляет заявку на закупку (для передачи закупщика, НО НЕ поставщику)

ср

осн 

 осталось

20

Проверяет закупки

Что именно и в какой момент проверяется?

    1. Все ли закуплено
    2. Не завышена ли цена закупки

Проверяет в момент закрытия "заказа на закупку" или перед отправкой материалов на объект 

ср

осн

 осталось

21

Готовит договор с монтажниками

ср

прораб

 осталось

22

Выписывает расходную накладную

Почему он?

- Исторически (так как была наемная бухгалтерская фирма)

ср

бухгалтер

 бухгалтер

23

Готовит акты СМР, ПНР

Почему он?

- Акты на бухгалтерские, а "производственные", для служб заказчика или разграничения ответственности на объекте

ср

осн

 осталось

24

Подписывает у Заказчика Акт

ср

осн

 осталось

25

Ставит задачу на объекте - со стороны Заказчика

(функцию руководства с прораба это не снимает)

сред

осн

 осталось

26

Комплектует монтажников материалами - ок

низ

не осн

 снято

27

Звонит по оплатам

низ

осн

 осталось

28

Отвозит заказчику материалы при необходимости - ок

низ

водитель

 снято

29

Контролирует/звонит о возврате документов

низ

Бух.

 осталось

30

Деньги -  контроль выплат наемным бригадам - ок

низ

бух

 осталось

31

Звонит по оплатам - было ранее в списке

низ

осн

 осталось

32

Организовывает доставку на объект - ок

низ

???

 снято

33

Ведет администрирование проекта (ов)

Общая фраза. Лучше расшифровать.

- Должен заполнять контрольный список объекта (перечень типовых этапов реализации монтажных работ), пока по факту не делает - веду я 

выс - не обязательно

осн

 осталось

Александр )))

 


2012-02-08 22:20:07
Александр » Ксения Ткалич

Добрый вечер!

Да, переговорил со своим специалистом (с Менеджером проекта) по разделению труда в отделе. Он говорил что для него самая большая трудоемкость - составление всех бумаг: Актов, писем, оформление заказа в 1С, подготовка данных для КС2, 3, проверка КС2, КС3, согласование их с Заказчиком. В остальном - особых сложностей нет.

Для меня же - основная сложность и головная боль - постоянное администрирование бригад и их работ на объектах Заказчика...


2012-02-28 22:22:05
Ксения Ткалич » Александр

Добрый вечер, Александр,


Ищет монтажников
Договаривается о стоимости с монтажниками
1.    обзванивает бригады (из списка)
2.    сообщает объем и срок работ
3.    выбирает из свободных бригад по стоимости
4.    договаривается о сроках и условиях работы

Одни из основных функций в Компании - сопровождение (исполнения) проектов и закупку (в данном случае - услуг сторонних монтажников) желательно не объединять в одной должности/человеке. Эту работу может выполнять закупщик.

 

================

Основную часть работ, которую следовало передать специалистам других должностей, из функционала менеджера проектов исключили.

...Специалист (с Менеджером проекта) ...говорит, что для него самая большая трудоемкость - составление всех бумаг: Актов, писем, оформление заказа в 1С, подготовка данных для КС2, 3, проверка КС2, КС3, согласование их с Заказчиком.

Следующий шаг, чтобы определиться какой объем работ сможет выполнять (сколько проектов вести) один сотрудник, необходимо:

  • по каждой из оставшихся работ задать единицу измерения;
  • пронормировать выполнение одной единицы работы;
    Примечание:
    При нормировании той или иной работы следует делать замеры времени на "потоке/группе единиц нормируемой работы". 
    В этом случае время выполнения единицы работы снизится относительно того, если бы сотрудник выполнял работу разрозненно.
  • указать характерное – на один проект – число единиц работы;
    Примечание:
    Скорее всего, один проект от другого будет отличаться значительно. Соответственно, усреднять проекты (для установления характерного числа работ) будет некорректно. Потребуется выделить 2-4 типа проектов, отличающихся с точки зрения трудоемкости работы менеджера.

================

В дальнейшем для целей учета трудоемкости работ в текущем режиме Вы можете пользоваться:

  • пооперационной нормировкой менеджера проектов (которую выведете при определении характерной загрузки)
    Плюс такого варианта - точный учет

    ИЛИ
  • более огрубленным учетом - по типажам проектов
    Плюсы такого варианта:

    o    менее трудоемкий (ежедневный) подсчет и контроль этого подсчета,

    o    отсутствие возможности "раздутия" работ.

=================

Для меня же - основная сложность и головная боль - постоянное администрирование бригад и их работ на объектах Заказчика...

В части администрирования бригад менеджеру сопровождения можно реализовать след. критерии результат-ти:

  • помимо Чек-листа
  • Результат-ть по своевременности закрытия проектов - по этапам, к примеру:
    o    Этап "Согласование конструкторско-проектной документации"
    o    Этап "Приемка стройготовности у Клиента"
    o    Этап "Завоз конструкций"
    o    Этап "Монтаж"
    o   Этап "Пакет подписанных документов"

- см. вариант реализации на аналогичном критерии в обсуждении "Оплата труда сметчиков".

  • Результат-ть по отсутствию жалоб Заказчиков - можно учитывать "поштучно" или в баллах - с учетом значимости/критичности жалоб - см. вариант реализации на аналогичном критерии в статье "Эталонная зарплата", раздел "Взвешенные сбои".

=================


+ если есть задачи, связанные с дебиторской задолженностью, - см. обсуждение "Борьба с дебиторской задолженностью", то можно ввести

  • Результат-ть по минимизации просроченной дебиторской задолженности

+ наверняка, менеджер проектов может повлиять на доп. продажи и/или повторные заказы, то можно ввести:

Результат-ть по

  • дополнительным продажам

и/или

  • повторным заказам

 

С Уважением,

2012-02-29 22:52:04
Александр » Ксения Ткалич

Добрый день!

 ...

Одни из основных функций в Компании - сопровождение (исполнения) проектов и закупку (в данном случае - услуг сторонних монтажников) желательно не объединять в одной должности/человеке. Эту работу может выполнять закупщик.


Вполне. Я думал об этом варианте, но Закупщик в нашей фирме загружен очень неравномерно - когда идет несколько проектов, то подавляющую часть времени он занимается закупками материалов и логистикой, на поиск бригад у него в эти периоды не бывает времени. но! ... Можно его загрузить поиском бригад "про запас" когда нет большого объема закупок...

Еще, как вариант, для поиска сотрудников/бригад я думал нанять на пол дня Кадровика/Менеджера по персоналу, но... что то меня останавливает... )))

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++))

Нормировка и учет загрузки - понятно, так и сделаю.

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++))

Администрирование бригад - тоже идея понятна, как именно реализовать - придумаю.   

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++))

Результат-ть по минимизации просроченной дебиторской задолженности - очень хороший коэффициент, смысл понятен, но пока как ввести в практику, не совсем понимаю... 

Результат-ть по 

  • дополнительным продажам

и/или

  • повторным заказам

тоже здорово, но пока внедрения руки не дойдут, хотя ... ((

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

ок. спасибо, попробую реализовать...


2012-03-01 16:20:18
Алексе » Всем

Как составить премиальное положение отдела материально технического снабжения

2012-03-01 21:29:06
Фанис » Алексе

Сам об этом думаю. У меня три снабженца и кладовищик-хочу разработать для них систему премий. 

2012-03-02 09:07:08
Редакция » Всем

Уважаемые Коллеги!

В дополнение к обсуждению мы могли бы провести также и свободное живое видео онлайн обсуждение в Сети:  "Умные зарплаты отдела закупки" .

 

Мы бы показали достаточное количество реальных примеров, а также готовые решения, калькуляторы зарплат и документы. 

 

К тому же, Коллеги из разных городов могли бы обменяться опытом.

 

Техническую часть мы организуем сами. Ничего, кроме броузера Вам не потребуется. Общаться можно со своего компьютера.

 

Пожалуйста, если это интересно, дайте знать, кого пригласить.

 

Спасибо,

 

2012-03-02 11:54:33
Фанис » Редакция

Уважаемая Редакция!

А нельзя реальные примеры и готовые решения выложить тут?  

2012-03-02 12:51:40
Редакция » Фанис

Уважаемый Коллега!

А Вы уже прочли внимательно, а не кликабельно:

а) Это обсуждение;

б) Все обсуждения слева на панели ?

Спасибо,

Уважаемые Коллеги!

Если Вам нравится наш Форум, Вы можете поддержать его, отправив любую сумму (тогда выберите опцию "Спасибо за Форум").

Вы также можете поддержать конкретное обсуждение и получить гарантированный ответ от наших специалистов (тогда выберите опцию "Прошу эксперта ответить в этой теме").
Задайте Ваш вопрос здесь.

Большое Спасибо!


Яндекс.Метрика