9737
@ Подписаться
Сотни бизнес-методик. Тысячи кейсов. Обновления.

сегодня 13884 Подписчиков

Политика конфиденциальности Этот сайт использует cookies, чтобы повысить удобство его использования Вами Понятно

Обсуждения-аналоги

Скрыть / Показать Сортировать по дате
2005-07-22 17:51:12
Анатолий » Всем

Добрый день. Хотелось бы обменяться мнениями по поводу системы мотивации.

Суть проблемы:

В крупной компании, которая занимается продажей вычислительной техники, банковского оборудования, софта и прочих технических и интеллектуальных продуктов существует подразделение, которое называется административным отделом.

В состав его задач входит:

  • оформление счетов, расходных и налоговых накладных по заявкам менеджеров по продажам;
  • проверка правильности разнесения оплат;
  • формирование заявок на закупку товара в службу логистики по оплаченным счетам;
  • документальное обеспечение приходования товаров (формирование доверенностей, приходных накладных и пр.);
  • формирование задач в инженерную службу на предпродажную подготовку и комплектацию оборудования;
  • сбор и сдача в архив первичной документации.

Основным «продуктом» подразделения являются созданные документы.

В качестве модели оплаты выбрана ставка + %. Основным критерием загруженности отдела является количество сформированных документов с учетом их сложности.  Например, за созданный документ начисляется 5 юнитов плюс по 1 юниту за каждую позицию спецификации. Такой подход применяется к любому типу документов и позволяет избежать осложнений и долгих согласований при появлении новых типов документов.

 

В случае, если количество юнитов, набранных подразделением, превышает эталонное значение, начисляются премиальные как % от ФОП. Это что касается количества работы.

Качество можно определить по тем же показателям, которые предлагались для сервисного отдела: своевременность, полнота и качество (извините за повторение). За несоблюдение качественных показателей – штрафные баллы.

Все бы неплохо, но остались неурегулированными 2 вопроса:

  1. нормирование операций.
  2. переделка и исправление документов.

С одной стороны, определить время выполнения операции технически несложно, статистика все равно есть в учетной системе. С другой стороны, когда на рассмотрение руководства подаются нормативы, сразу возникает вопрос – почему так много? А на основании каких данных норматив 10, а не 9 минут? На какой законодательной базе все это строится?

     

Второй вопрос сложен тем, что при переделке новые документы не формируются. При этом время будет затрачено, но изменения объема конечного продукта (числа документов) не произойдет. Скорее всего, какой –то % времени должен резервироваться под такие операции, но обосновать величину этого процента затруднительно.

     

Буду благодарен за любую информацию по этим вопросам.

2005-07-26 12:18:33
Ксения Ткалич » Анатолий

Уважаемый Анатолий,

 

Поясните, пожалуйста, в чем конкретно заключаются функции административного отдела при формировании задач в инженерную службу на предпродажную подготовку и комплектацию оборудования.

 

Основным критерием загруженности отдела является количество сформированных документов с учетом их сложности. Например, за созданный документ начисляется 5 юнитов плюс по 1 юниту за каждую позицию спецификации...

 

Вопросы:

  1. Каким образом определяется сложность сформированных документов?
  2. Что понимается под созданным документом? Это типовой документ для нового Клиента? Это типовой документ, в который были внесены изменения? Это совершенно новый документ, который ранее никогда не оформлялся?

В случае, если количество юнитов, набранных подразделением, превышает эталонное значение, начисляются премиальные как % от ФОП.

 

Уточните, пожалуйста, что такое ФОП.

 

С одной стороны, определить время выполнения операции технически несложно, статистика все равно есть в учетной системе. С другой стороны, когда на рассмотрение руководства подаются нормативы, сразу возникает вопрос – почему так много? А на основании каких данных норматив 10, а не 9 минут? На какой законодательной базе все это строится?

    

Время выполнения операции замеряется с помощью простого секундомера. Ничего страшного в этом нет.
 
Если у Руководителя есть сомнения, он сам может замерить время заполнения типовых документов наиболее результативным/производительным сотрудником. Это не так уж сложно и не требует много времени.
 

Второй вопрос сложен тем, что при переделке новые документы не формируются. При этом время будет затрачено, но изменения объема конечного продукта (числа документов) не произойдет. Скорее всего, какой –то % времени должен резервироваться под такие операции, но обосновать величину этого процента затруднительно.

 
С одной стороны, действительно необходимо учитывать время на то, чтобы переделать ранее оформленные документы, если это требуется (сотрудник допустил ошибку, Клиент попросил, иное). 
 
Но с другой - было бы не верно заранее "закладываться" на то, что что-то будет сделано не так (не вовремя, некачественно).
 

Поэтому, не нужно под такие операции резервировать какой –то % времени.

 

Можно, в случае, если требуется переделать документ:

  • по не зависящим от сотрудника (административного отдела) причинам (например, по просьбе Клиента): определить сколько времени на это требуется и оплатить данную работу;
  • из-за ошибки сотрудника, во-первых, не оплачивать данную работу, во-вторых, оштрафовать сотрудника.

Следует отметить, что ситуаций, когда требуется переделывать документы в Компании должно быть статистически немного.

 

Если это не так, то это, скорее всего, говорит о том, что работа в Компании строится нетехнологично и каждое обращение каждого Клиента воспринимается как нечто уникальное и неповторимое. 

 

С Уважением,

Уважаемые Коллеги!

Если Вам нравится наш Форум, Вы можете поддержать его, отправив любую сумму (тогда выберите опцию "Спасибо за Форум").

Вы также можете поддержать конкретное обсуждение и получить гарантированный ответ от наших специалистов (тогда выберите опцию "Прошу эксперта ответить в этой теме").
Задайте Ваш вопрос здесь.

Большое Спасибо!


Яндекс.Метрика