RRRRR - 54.205.89.199

Обсуждения-аналоги

Скрыть / Показать Сортировать по дате
2003-09-09 17:11:59
Сергей Сидорочев » Всем

Хорошая, полезная статья.

Тем не менее, (на мой взгляд) данную тему можно несколько расширить. Дело в том, что при выполнении многих, зачастую не самых сложных, функций работник совершает ошибки не по причине забывчивости, а по причине неумения выполнить их эффективно. Или как говорят в РИ: по причине отсутствия технологии.

В этом случае простое перечисление действий работника недостаточно, и требуется дать ему руководство к действию или, проще говоря, инструкцию.

У нас, например, после описания функций работника и типовых ошибок при выполнении этих функций (в виде таблицы: ошибки, их последствия, штрафы за допущенные ошибки), принято делать инструкцию, которая представляет собой описания действий по предотвращению ошибок указанных в таблице.

В инструкции применяется следующая запись:

Действия по предотвращению ошибки № 1

Действие 1:

Действие 2:

…………

Действие N…

Действия по предотвращению ошибки № 2

Действие 1:

…………

 

и т.д.

Пример. Выписка из инструкции учетчика-контролера

Пояснение: между компанией производителем и компанией перевозчиком на ранних этапах работы возникали недоразумения, связанные с суммами оплаты за услуги, отсюда данный пункт (при этом совершенно не важно, что обе компании принадлежат к одной группе).

 

Действия по предотвращению ошибки № 12.

Сверку товаротранспортных документов производить 2 раза в месяц – 18 числа каждого месяца и 3 числа месяца следующего за отчетным.

Типовые ошибки, совершаемые перевозчиком при заполнении товаротранспортных документов:

Ошибка 1. Неверное определение километража вывозки, что приводит к искажению транспортных затрат.

Ошибка 2: Неверное определение объема перевозки, что также приводит к искажению транспортных затрат.

Ошибка 3: Внесение неверных данных при подсчете в калькулятор или память компьютера.

Ошибка 4: Внесение неверных (искаженных) данных в товаротранспортные документы.

Действия по предотвращению ошибок 1, 2, 3, 4.

    1. Сверить километраж, указанный в товаротранспортной накладной с общей протяженностью маршрута указанной в схеме (см. п. 5).
    2. Сверить объем пиловочника, указанный в товаротранспортной накладной с ярлыком и/или распечаткой порта.
    3. При совпадении данных произвести подсчет суммы.
    4. Сверить полученную сумму с суммой указанной в товаротранспортной накладной.
    5. При несовпадении данных и/или суммы указать на это перевозчику и исправить ошибку.
    6. В случае возникновения проблем с перевозчиком проинформировать руководителя.
    7. Факт проведения сверки зафиксировать в журнале учета. Запись в журнале следующая:

Сверка товаротранспортных документов за 1 -15 июля 2003 г.

На ошибку № 1 проверила. Подпись.

На ошибку № 2 проверила. Подпись.

На ошибку № 3 проверила. Подпись.

На ошибку № 4 проверила. Подпись.

Сверку товаротранспортных документов в целом произвела. Подпись.

Еще пример. Выписка из инструкции: “действия по предотвращению ошибок совершаемых сотрудниками компании при контактах с представителями властных структур и контролирующих органов”.

Пояснение: данный пункт предназначен для сотрудников, неуполномоченных осуществлять подобные контакты. По опыту - представители властных структур и особенно контролирующих органов часто пытаются незаконно получить информацию и поэтому стараются воздействовать на второстепенных сотрудников (как правило на женщин), отсюда данный пункт.

Действия по предотвращению ошибки № 4 (В случае если по каким-то причинам контакт все-таки состоялся).

Действие 1: Сразу пояснить, что вы не являетесь сотрудником уполномоченным осуществлять подобные контакты и поэтому не можете ответить на вопросы и предоставить какие-либо документы.

Действие 2: Попросить представителя ВС или КО пройти к руководителю компании, либо в случае его отсутствия к юристу. В случае если в офисе отсутствуют и руководитель и юрист попросить подождать их возвращения за пределами вашего кабинета.

Действие 3: Проинформировать по телефону руководителя о том, что к нему направляется представитель ВС или КО.

Действие 4: Проинформировать об этом факте юриста.

Действие 5: В случае если представитель ВС или КО продолжает настаивать на своем требовании предоставления информации попросить его назвать свое имя и должность. Записать эту информацию подробно и разборчиво.

Действие 6: Проинформировать о данном факте руководителя и/или юриста, либо в случае невозможности до них дозвониться, следующего по рангу менеджера.

(В данной выписке чтобы не перегружать излишней информацией намеренно сделаны некоторые упрощения)

С инструкцией конечно можно сверяться, однако в том случае если сотрудник работает на потоке (времени для того чтобы заглянуть в инструкцию нет) он должен знать ее наизусть.

С Уважением,

PS. Во избежание недоразумений повторю: так делается у нас. Не факт, что это приживется в других фирмах.

Уважаемые Коллеги!

Если Вам нравится наш Форум, Вы можете поддержать его, отправив любую сумму (тогда выберите опцию "Спасибо за Форум").

Вы также можете поддержать конкретное обсуждение и получить гарантированный ответ от наших специалистов (тогда выберите опцию "Прошу эксперта ответить в этой теме").
Задайте Ваш вопрос здесь.

Большое Спасибо!


Яндекс.Метрика