Уважаемый Morzh!
При реализации такой карточки, как Вы описываете, если я верно понял замысел, действительно возникает кредиторская задолженность до момента исполнения обязательств.
Кредиторская задолженность должна числиться в учете либо до даты ее погашения организацией (взыскания контрагентом), либо до даты ее списания с учета.
Если я верно понял, мы рассматриваем случай, когда взыскания контрагентом не произошло.
В этом случае у организации возникает обязанность в определенный момент эту невостребованную задолженность списать.
Поскольку информация о состоянии расчетов с кредиторами раскрывается в бухгалтерской отчетности организации, то несписание задолженности в срок приведет к недостоверности отчетности. Кроме того, данная операция влияет на финансовые результаты организации (увеличивает бухгалтерскую прибыль). Поэтому нарушать сроки списания задолженности нельзя. Но когда ее списать?
Это нужно сделать по истечении срока исковой давности, продолжительность которого в общем случае составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом организация должна руководствоваться нормами гражданского законодательства, устанавливающими правила течения, приостановления и перерыва течения срока исковой давности.
Формально течение срока исковой давности начинается со дня, когда кредитор узнал или должен был узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ):
Если в договоре указан срок исполнения обязательства, срок исковой давности начинает течь со дня, следующего за днем окончания этого срока (п. 2 ст. 200 ГК РФ).
Если же срок исполнения договором не предусмотрен, то исчисление срока исковой давности начинается по истечении семи дней со дня предъявления кредитором требования об исполнении организацией своих обязательств (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Документом, подтверждающим требование кредитора, будет являться полученное от него письмо, претензия, иск и т. д.
Но как правильно определить дату начала течения срока исковой давности в том случае, если кредитор не заявляет своих требований и не предпринимает никаких действий для того, чтобы взыскать с организации сумму задолженности? В этом случае исковая давность начинает течь по прошествии разумного срока исполнения обязательства, который организация вправе установить самостоятельно исходя из здравого смысла и сроков исполнения обязательств по аналогичным договорам (например, 30 дней с даты, указанной в накладной на передачу товаров).
Понимая, что в нашей стране пользоваться здравым смыслом - это героизм, я бы рекомендовал в явном виде указывать срок действия карточки - так, чтобы Покупатель был бесспорно об этом информирован. Тогда никто не сочтет нарушением здравого смысла списание после 30 дней с момента окончания действия услуги. Аналогия: так на билетах в кино пишут о том, что билет действителен только на конкретный сеанс. И даже о том, что "в случае опаздания, билет недействителен".
Если такого информирования нет, то боюсь, что формально можно доказать, что в момент окончания действия карточки произошло нарушение прав и в течение трех лет Клиент имеет право оспаривать неактивацию. Но если Вы и не спорите с ним, Вы ему эту активацию сделаете. Но получается, что три года надо ждать, не списывая.
См. также: www.akdi.ru/buhuch/prakt/140505.htm + на всякий случай про консультируйтесь у местных аудиторов. Вопрос, думаю, нехитрый.
Успеха,
СОГЛАСЕН С ОБРАБОТКОЙ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ